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Reuniões

Uma reunião marca-se num passo, não em dez e-mails

Acrescente os participantes, veja quando estão livres e envie o convite. As respostas voltam sozinhas ao evento: sabe quem vem, quem talvez e quem não, sem perguntar a ninguém.

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O tempo perdido é o de antes da reunião

Marcar um encontro com quatro pessoas costuma significar pedir disponibilidade, esperar, cruzar as respostas e voltar a escrever a quem não respondeu. O Kalendo junta tudo no mesmo sítio: vê quando os colegas estão ocupados antes de propor o horário, o convite parte com o evento e as confirmações atualizam-se à medida que chegam.

Como funciona

  1. Acrescente quem tem de estar

    Procure os colegas nos contactos ou escreva o endereço de e-mail de uma pessoa externa. Para cada um indica se a presença é obrigatória ou facultativa.

  2. Encontre o horário livre

    «Encontrar um horário» mostra, dia a dia, quando os colegas convidados estão livres ou ocupados, contando também os compromissos que vêm do Google e do Outlook. Escolha o espaço livre e o evento passa para lá.

  3. Envie o convite e acompanhe as respostas

    Cada um recebe um e-mail com os botões Aceitar, Talvez e Recusar e o convite para acrescentar ao próprio calendário. No evento vê quantos confirmaram e quantos ainda estão pendentes.

Antes de propor um horário, já sabe quem está livre.

O que pode fazer

  • Videoconferência num clique

    «Adicionar videoconferência» cria uma sala kMeeting com o título do evento. O link vai no convite e quem participa entra por aí.

  • Permissões dos convidados

    Decide se os convidados podem alterar o evento, convidar outras pessoas ou ver a lista de participantes.

  • Convites na língua de quem os recebe

    Quem tem conta Kamzan recebe o convite na língua que escolheu; para as pessoas externas, a língua do e-mail é decidida por si.

  • As alterações chegam a todos

    Se mudar o horário, alterar o local ou cancelar a reunião, os convidados recebem a atualização por e-mail. Não tem de escrever a ninguém.

  • Cada resposta chega até si

    Recebe uma notificação a cada aceitação, talvez ou recusa. Se todos os convidados recusarem, a reunião cancela-se sozinha, juntamente com a sala kMeeting associada.

  • Convites externos sob controlo

    O administrador pode decidir que perfis podem convidar pessoas de fora da organização: para os restantes, os convites ficam internos.

Perguntas frequentes

Posso convidar pessoas que não usam o Kamzan?

Sim, basta o endereço de e-mail. Recebem o convite com os botões para responder e o ficheiro para acrescentar ao seu calendário; a resposta volta ao evento. O administrador pode, no entanto, limitar os convites externos para alguns perfis.

«Encontrar um horário» mostra os compromissos dos colegas?

Mostra apenas quando estão ocupados, não o que estão a fazer: sem títulos nem locais. Conta todos os seus calendários, incluindo os sincronizados do Google e do Outlook e as reuniões que se repetem, e vale para os participantes internos da organização.

E se um convidado já não puder vir?

Pode mudar a resposta quando quiser ou, no Kalendo, escolher «Não participo» e sair do evento. Recebe uma notificação sempre que alguém responde.

As outras funcionalidades do Kalendo

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