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Besprechungen

Eine Besprechung steht nach einem Schritt, nicht nach zehn E-Mails

Fügen Sie die Teilnehmenden hinzu, sehen Sie, wann sie frei sind, und senden Sie die Einladung. Die Antworten landen von selbst im Ereignis: Sie wissen, wer kommt, wer vielleicht und wer nicht — ohne nachzufragen.

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Verloren geht die Zeit vor der Besprechung

Ein Treffen mit vier Personen festzulegen heißt meist: Verfügbarkeiten erfragen, warten, Antworten abgleichen und denen nachschreiben, die nicht reagiert haben. Kalendo bringt alles an einen Ort: Sie sehen, wann Kollegen belegt sind, bevor Sie eine Zeit vorschlagen, die Einladung geht mit dem Ereignis hinaus, und die Zusagen aktualisieren sich, sobald sie eintreffen.

So funktioniert es

  1. Fügen Sie hinzu, wer dabei sein muss

    Suchen Sie Kollegen in den Kontakten oder geben Sie die E-Mail-Adresse einer externen Person ein. Für jede Person legen Sie fest, ob die Teilnahme verpflichtend oder optional ist.

  2. Finden Sie die freie Zeit

    „Zeit finden“ zeigt Tag für Tag, wann die eingeladenen Kollegen frei oder belegt sind — einschließlich der Termine aus Google und Outlook. Sie wählen die freie Lücke, und das Ereignis rückt dorthin.

  3. Einladung senden und Antworten verfolgen

    Alle erhalten eine E-Mail mit den Schaltflächen Zusagen, Vielleicht und Absagen sowie die Einladung für den eigenen Kalender. Im Ereignis sehen Sie, wie viele zugesagt haben und wie viele noch ausstehen.

Bevor Sie eine Zeit vorschlagen, wissen Sie schon, wer frei ist.

Was Sie tun können

  • Videokonferenz mit einem Klick

    „Videokonferenz hinzufügen“ legt einen kMeeting-Raum mit dem Titel des Ereignisses an. Der Link steht in der Einladung, und die Teilnehmenden treten von dort bei.

  • Rechte für Eingeladene

    Sie legen fest, ob Eingeladene das Ereignis bearbeiten, weitere Personen einladen oder die Teilnehmerliste sehen dürfen.

  • Einladungen in der Sprache der Empfänger

    Wer ein Kamzan-Konto hat, erhält die Einladung in der selbst gewählten Sprache; für Externe bestimmen Sie die Sprache der E-Mail.

  • Änderungen erreichen alle

    Wenn Sie die Zeit verschieben, den Ort ändern oder die Besprechung absagen, erhalten die Eingeladenen die Aktualisierung per E-Mail. Sie müssen niemandem nachschreiben.

  • Jede Antwort erreicht Sie

    Bei jeder Zusage, jedem Vielleicht und jeder Absage erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sagen alle Eingeladenen ab, wird die Besprechung von selbst abgesagt — samt dem verknüpften kMeeting-Raum.

  • Externe Einladungen unter Kontrolle

    Der Administrator kann festlegen, welche Profile Personen außerhalb der Organisation einladen dürfen: Für alle anderen bleiben Einladungen intern.

Häufige Fragen

Kann ich Personen einladen, die Kamzan nicht nutzen?

Ja, die E-Mail-Adresse genügt. Sie erhalten die Einladung mit Schaltflächen zum Antworten und die Datei für ihren Kalender; die Antwort kommt ins Ereignis zurück. Der Administrator kann externe Einladungen allerdings für bestimmte Profile einschränken.

Zeigt „Zeit finden“ die Termine der Kollegen?

Es zeigt nur, wann sie belegt sind, nicht was sie tun: keine Titel, keine Orte. Berücksichtigt werden alle ihre Kalender, auch die aus Google und Outlook synchronisierten und wiederkehrende Besprechungen; es gilt für Teilnehmende innerhalb der Organisation.

Und wenn eine eingeladene Person nicht mehr kommen kann?

Sie kann ihre Antwort jederzeit ändern oder in Kalendo „Ich nehme nicht teil“ wählen und sich aus dem Ereignis entfernen. Sie erhalten bei jeder Antwort eine Benachrichtigung.

Die anderen Funktionen von Kalendo

Organisieren Sie die Zeit des Teams mit Kalendo

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kalendo Ordnung in Termine, Aufgaben und Buchungen bringt.

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