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Riunioni

Una riunione si fissa in un passaggio, non in dieci email

Aggiungi i partecipanti, guarda quando sono liberi e manda l’invito. Le risposte tornano da sole nell’evento: sai chi c’è, chi forse e chi no, senza chiederlo a nessuno.

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Il tempo perso è quello prima della riunione

Fissare un incontro con quattro persone di solito vuol dire chiedere disponibilità, aspettare, incrociare le risposte e riscrivere a chi non ha risposto. Kalendo mette tutto nello stesso posto: vedi quando i colleghi sono occupati prima di proporre l’orario, l’invito parte insieme all’evento e le conferme si aggiornano mentre arrivano.

Come funziona

  1. Aggiungi chi deve esserci

    Cerca i colleghi fra i contatti o scrivi l’indirizzo email di una persona esterna. Per ognuno indichi se la presenza è obbligatoria o facoltativa.

  2. Trova l’orario libero

    «Trova un orario» mostra, giorno per giorno, quando i colleghi invitati sono liberi o occupati, contando anche gli impegni che arrivano da Google e Outlook. Scegli lo spazio libero e l’evento si sposta lì.

  3. Manda l’invito e segui le risposte

    Ognuno riceve un’email con i pulsanti Accetta, Forse e Rifiuta e l’invito da aggiungere al proprio calendario. Nell’evento vedi quanti hanno confermato e quanti sono ancora in attesa.

Prima di proporre un orario, sai già chi è libero.

Cosa puoi fare

  • Videoconferenza in un clic

    «Aggiungi videoconferenza» crea una stanza kMeeting con il titolo dell’evento. Il link finisce nell’invito e chi partecipa entra da lì.

  • Permessi per gli invitati

    Decidi se gli invitati possono modificare l’evento, invitare altre persone o vedere l’elenco dei partecipanti.

  • Inviti nella lingua di chi li riceve

    Chi ha un account Kamzan riceve l’invito nella lingua che ha scelto; per le persone esterne la lingua dell’email la decidi tu.

  • Le modifiche arrivano a tutti

    Se sposti l’orario, cambi il luogo o annulli la riunione, gli invitati ricevono l’aggiornamento per email. Non devi riscrivere a nessuno.

  • Ogni risposta ti raggiunge

    A ogni accettazione, forse o rifiuto ricevi una notifica. Se tutti gli invitati rifiutano, la riunione si annulla da sola, insieme alla stanza kMeeting collegata.

  • Inviti esterni sotto controllo

    L’amministratore può decidere quali profili possono invitare persone fuori dall’organizzazione: per gli altri, gli inviti restano interni.

Domande frequenti

Posso invitare persone che non usano Kamzan?

Sì, basta l’indirizzo email. Ricevono l’invito con i pulsanti per rispondere e il file da aggiungere al loro calendario; la risposta torna nell’evento. L’amministratore può però limitare gli inviti esterni per alcuni profili.

«Trova un orario» mostra gli impegni dei colleghi?

Mostra solo quando sono occupati, non che cosa fanno: niente titoli, niente luoghi. Conta tutti i loro calendari, compresi quelli sincronizzati da Google e Outlook e le riunioni che si ripetono, e vale per i partecipanti interni all’organizzazione.

E se un invitato non può più venire?

Può cambiare risposta quando vuole oppure, da Kalendo, scegliere «Non partecipo» e togliersi dall’evento. Tu ricevi una notifica ogni volta che qualcuno risponde.

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