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Réunions

Une réunion se fixe en une étape, pas en dix e-mails

Ajoutez les participants, voyez quand ils sont libres et envoyez l’invitation. Les réponses reviennent d’elles-mêmes dans l’événement : vous savez qui vient, qui peut-être et qui non, sans rien demander.

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Le temps perdu, c’est celui d’avant la réunion

Fixer une rencontre avec quatre personnes, c’est souvent demander les disponibilités, attendre, croiser les réponses et relancer ceux qui n’ont pas répondu. Kalendo réunit tout au même endroit : vous voyez quand vos collègues sont occupés avant de proposer l’horaire, l’invitation part avec l’événement et les confirmations se mettent à jour au fil de leur arrivée.

Comment ça marche

  1. Ajoutez qui doit être là

    Cherchez vos collègues dans les contacts ou saisissez l’adresse e-mail d’une personne externe. Pour chacun, vous indiquez si sa présence est obligatoire ou facultative.

  2. Trouvez le créneau libre

    « Trouver un horaire » montre, jour par jour, quand les collègues invités sont libres ou occupés, en comptant aussi les engagements venus de Google et d’Outlook. Choisissez le créneau libre et l’événement s’y place.

  3. Envoyez l’invitation et suivez les réponses

    Chacun reçoit un e-mail avec les boutons Accepter, Peut-être et Refuser, et l’invitation à ajouter à son propre calendrier. Dans l’événement, vous voyez combien ont confirmé et combien sont encore en attente.

Avant de proposer un horaire, vous savez déjà qui est libre.

Ce que vous pouvez faire

  • Visioconférence en un clic

    « Ajouter une visioconférence » crée une salle kMeeting au titre de l’événement. Le lien figure dans l’invitation et les participants entrent par là.

  • Autorisations des invités

    Vous décidez si les invités peuvent modifier l’événement, inviter d’autres personnes ou voir la liste des participants.

  • Des invitations dans la langue du destinataire

    Les personnes qui ont un compte Kamzan reçoivent l’invitation dans la langue qu’elles ont choisie ; pour les externes, c’est vous qui choisissez la langue de l’e-mail.

  • Les modifications arrivent à tous

    Si vous déplacez l’horaire, changez le lieu ou annulez la réunion, les invités reçoivent la mise à jour par e-mail. Vous n’avez à écrire à personne.

  • Chaque réponse vous parvient

    Vous recevez une notification à chaque acceptation, peut-être ou refus. Si tous les invités refusent, la réunion s’annule d’elle-même, avec la salle kMeeting associée.

  • Invitations externes sous contrôle

    L’administrateur peut décider quels profils peuvent inviter des personnes extérieures à l’organisation : pour les autres, les invitations restent internes.

Questions fréquentes

Puis-je inviter des personnes qui n’utilisent pas Kamzan ?

Oui, l’adresse e-mail suffit. Elles reçoivent l’invitation avec les boutons pour répondre et le fichier à ajouter à leur calendrier ; la réponse revient dans l’événement. L’administrateur peut toutefois limiter les invitations externes pour certains profils.

« Trouver un horaire » montre-t-il les rendez-vous des collègues ?

Il montre seulement quand ils sont occupés, pas ce qu’ils font : ni titres ni lieux. Il tient compte de tous leurs calendriers, y compris ceux synchronisés depuis Google et Outlook et les réunions récurrentes, et vaut pour les participants internes à l’organisation.

Et si un invité ne peut plus venir ?

Il peut changer sa réponse quand il veut ou, depuis Kalendo, choisir « Je ne participe pas » et se retirer de l’événement. Vous recevez une notification chaque fois que quelqu’un répond.

Les autres fonctionnalités de Kalendo

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