Presencial
El cliente está en el mostrador: firma ahí, sin imprimir nada
Una tableta, un PC o un tótem se convierten en un puesto de firma. Envías el documento, el cliente lo lee, confirma su identidad con el código SMS o la CIE y firma. La copia firmada le llega por email, y el puesto vuelve a estar listo para el siguiente.
La impresora no es un proceso de firma
En la agencia, en la ventanilla, en recepción: cuando el cliente está presente, el reflejo es imprimir, hacer firmar a bolígrafo, escanear y archivar. Cuatro pasos, una hoja que puede perderse y ningún rastro de quién confirmó qué, ni cuándo. El puesto de firma mantiene la rapidez de la hoja sobre el mostrador, con las mismas pruebas de una firma enviada por enlace: identidad verificada, registro de eventos, certificado.
Cómo funciona
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Conecta el puesto
Das un nombre al puesto y eliges qué dispositivo es: tableta, teléfono, portátil, ordenador o tótem. En el dispositivo abres su enlace, o encuadras el QR con la cámara: queda a la espera con el logotipo y los colores de tu empresa. Sin códigos que teclear.
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Envíale el documento
En «Firma presencial» ves qué puestos están conectados y libres. Eliges uno, partes de una plantilla o subes un PDF, añades quién firma: el documento aparece en pantalla en pocos segundos, sin ningún email de invitación.
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El cliente firma
Revisa sus datos, rellena los campos, confirma su identidad con el código SMS o con la CIE y firma. Si firman varias personas, el puesto pasa a la siguiente; cada una recibe la copia firmada en el email que ha indicado.
La rapidez de la hoja en el mostrador, sin la hoja.
Qué puedes hacer
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Cualquier pantalla
La tableta del mostrador, el PC de la ventanilla, el Mac de recepción, un teléfono, el tótem de la entrada: el puesto es una página web, sin app que instalar. Cada ficha muestra el dibujo del dispositivo, para reconocerlo al instante.
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Estado de un vistazo
Conectado y libre, conectado y en uso, no conectado: antes de enviar un documento sabes si alguien lo verá. Cada puesto muestra también cuándo se recogió la última firma.
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Las mismas pruebas que la firma por enlace
Código por SMS al móvil del cliente, o Carta de Identidad Electrónica italiana (CIE) para la firma electrónica avanzada: en presencia valen las mismas verificaciones, el mismo registro de eventos y el mismo certificado de firma.
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Varios firmantes, uno tras otro
¿Un contrato con dos titulares? Firman en el mismo puesto en el orden en que los has introducido, y la pantalla dice a quién le toca: «Firmante 2 de 3».
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Ningún dato olvidado en pantalla
Si el cliente se aleja, tras tres minutos sin nadie la sesión se reinicia: código verificado, CIE y datos introducidos desaparecen, y quien llega después empieza de cero. En el puesto, además, el servidor no acepta un código verificado hace más de diez minutos.
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Todo bajo control desde la oficina
Las pestañas Puestos, En curso y Completadas indican dónde está cada documento. Si el cliente cambia de idea, anulas la solicitud y el puesto vuelve solo a la espera.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta una app o un dispositivo concreto?
No. Cualquier dispositivo con un navegador actualizado sirve como puesto: se abre su enlace, o se encuadra el QR, y queda a la espera de documentos. El tipo de dispositivo que eliges solo sirve para reconocerlo en la lista.
¿La firma presencial vale lo mismo que la enviada por email?
Sí, es la misma firma. Con el código SMS es una firma electrónica simple (eIDAS art. 25, CAD italiano art. 20); con la CIE es una firma electrónica avanzada. Solo cambia dónde está quien firma.
¿El cliente puede rechazar la firma en el puesto?
En el puesto no hay botón de rechazo, y el sistema no lo aceptaría: ante una pantalla compartida, un toque equivocado no debe cerrar un expediente. Si el cliente cambia de idea basta con no firmar, y desde la oficina anulas la solicitud.
¿Qué pasa si el cliente se va a mitad?
Tras tres minutos sin nadie delante, el puesto empieza de cero: los datos que había escrito, el código verificado y la posible CIE se anulan, y el documento vuelve a como lo habías preparado. Quien pasa después no encuentra nada del cliente anterior.
¿Quién crea los puestos, y si se pierde una tableta?
Los puestos los crea y modifica quien administra kSign. Si se pierde un dispositivo, se regenera el enlace: el antiguo deja de funcionar al momento, y las solicitudes ya enviadas a ese puesto se quedan donde están.
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Alex