Funcionalidades
Todo lo que hace Projekta, página a página
Cada funcionalidad tiene su página: qué hace, cómo funciona, qué puedes hacer, las preguntas más frecuentes. Los apartados en profundidad están bajo la funcionalidad a la que pertenecen.
Visión general de Projekta
Configurar el proyecto
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Configurar el proyecto
Proyectos y plantillas
Normalmente un proyecto empieza como una fila en una hoja de Excel, y la estructura llega después: las tareas en un correo, las horas en otra tabla, los plazos en la cabeza de quien lo vendió. En Projekta abres un solo panel y lo escribes todo ahí: subproyectos, tareas, horas, hitos, personas. Se guarda cuando está listo, todo junto.
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Configurar el proyecto
Tareas y vistas
El jefe de proyecto quiere la timeline, quien trabaja quiere su lista, el cliente pregunta «¿cómo vamos?». Normalmente acaba en tres archivos distintos, y ninguno actualizado. En Projekta las tareas son unas solas y las vistas son muchas: quien mueve una tarjeta en el tablero la mueve para todos.
Planificar
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Planificar
Plan y desviación
El plan aprobado al inicio del encargo vive en un Excel que nadie actualiza pasadas tres semanas, y cuando alguien pregunta «¿vamos con retraso?» la respuesta es una impresión. En Projekta el plan está hecho de las mismas tareas en las que se trabaja: mueves una fecha y se mueve lo que depende de ella, congelas el plan aprobado y desde ahí cada tarea dice cuántos días se ha desplazado.
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Planificar
Carga y asignación
La tarea urgente siempre acaba en la misma persona, la que responde enseguida, mientras un compañero con horas libres espera. Nadie lo hace a propósito: simplemente no se ve quién está lleno. Projekta pone en una cuadrícula cuánto tiene ya cada uno, propone a quién dar el trabajo explicando por qué, y pone las citas directamente en su agenda.
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Planificar
Simulaciones
El cliente pregunta «¿para cuándo?» y la fecha se decide mirando el calendario a ojo, olvidando las vacaciones de agosto y el otro encargo que ocupa a las mismas personas. Con «Simular entrega» Projekta coloca el trabajo pendiente sobre las agendas reales y te dice qué día termina, y cuántos días antes o después de la fecha escrita en el encargo.
Mantenerlo bajo control
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Presupuesto y encargos
Presupuesto de horas y encargos
La bolsa de horas vendida se reparte entre las partidas del proyecto. Con Klokka activo, junto a cada partida aparecen las horas registradas de verdad, y los responsables reciben un aviso cuando una partida se agota o se pasa: cuando aún hay tiempo para decidir.
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Gobernanza y cartera
Gobernanza, riesgos e informes
El semáforo se calcula a partir de retrasos, hitos, horas y desviaciones del plan. A su lado están el registro de riesgos, problemas y decisiones y los informes que fijan las cifras del día: cuando alguien pregunta «¿quién decidió esto?», la respuesta ya está escrita.
Trabajar juntos
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Trabajar juntos
Archivos, notas y entregas
Una tarea puede requerir la entrega de documentos: quien la cierra sube los archivos e indica cuáles son la entrega. Alrededor, los archivos del proyecto en carpetas ordenadas y las notas de todos, en el mismo sitio.
Alex