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Enregistrement du temps

La feuille de temps des salariés : toute la semaine en un tableau

Tout le monde ne travaille pas avec un chronomètre en marche. Dans « Heures hebdomadaires », chacun voit une ligne par client, projet et activité et une colonne par jour : il saisit les heures manquantes, vérifie le total et, si l’entreprise le demande, envoie la semaine en validation.

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Le tableur des heures, sans le tableur

Le chronomètre sert pendant le travail ; la feuille de temps sert le vendredi soir, quand vous mettez la semaine en ordre et voulez voir tout de suite où manquent des heures. La forme est celle du tableau que vous connaissez, des lignes de travaux et des colonnes de jours, mais chaque nombre est une vraie saisie : liée au client, au projet et à l’activité, et valable pour les rapports, la feuille de présence et les exports, sans rien recopier en fin de mois.

Comment ça marche

  1. Ouvrez la semaine

    Dans « Saisies de temps », onglet « Heures hebdomadaires » : une ligne par client, projet et activité, une colonne pour chaque jour du lundi au dimanche. Les flèches changent de semaine, « Aujourd’hui » ramène à la semaine en cours.

  2. Saisissez les heures manquantes

    Vous cliquez sur la cellule vide du bon jour et la saisie s’ouvre avec le projet et la date déjà remplis : il reste à écrire le temps. Une cellule remplie s’ouvre pour correction ; si elle contient plusieurs saisies, vous les voyez en liste.

  3. Vérifiez et, si besoin, envoyez

    En bas se trouvent le total de chaque jour et le total de la semaine. Pour les personnes en validation hebdomadaire, il y a « Envoyer pour approbation » : les administrateurs reçoivent une notification et un e-mail, puis valident ou renvoient avec un motif.

Le vendredi soir, un seul tableau.

Ce que vous pouvez faire

  • Chronomètre et feuille de temps sur les mêmes données

    Qui préfère le chronomètre l’utilise, qui remplit en fin de semaine utilise le tableau : les saisies sont les mêmes et finissent dans les mêmes rapports.

  • Un rappel avant le week-end

    Du vendredi 15 h au dimanche, les personnes en validation hebdomadaire ayant des heures non envoyées reçoivent un rappel. L’envoi reste leur choix : Klokka ne le fait pas à leur place.

  • Une semaine validée est fermée

    Une semaine envoyée ou validée ne se modifie pas, même par un administrateur. Pour la corriger, il faut « Rouvrir », et la réouverture reste dans le journal des modifications.

  • Des heures prêtes pour la paie et la facture

    Les heures s’exportent en CSV, Excel et PDF et alimentent la feuille de présence du mois. Celles en attente de validation restent hors de l’export.

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Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

C’est le document où une personne note combien d’heures elle a consacrées à chaque travail, en général semaine par semaine. Dans Klokka, c’est un tableau en ligne : une ligne par client, projet et activité, une colonne par jour.

Klokka gère-t-il aussi le pointage par badge ?

Non. Klokka enregistre combien d’heures sont travaillées et sur quoi, avec le chronomètre ou la feuille de temps ; ce n’est pas un système de pointage par badge ou terminal. Si c’est ce qu’il vous faut, une pointeuse dédiée vous conviendra mieux.

Faut-il forcément valider les semaines ?

Non, le mode se choisit personne par personne : aucune validation, par saisie ou hebdomadaire. La feuille de temps fonctionne de la même façon dans les trois cas.

Puis-je importer les heures tenues ailleurs ?

Oui : Klokka importe l’historique depuis un fichier CSV exporté d’autres logiciels. On ne s’en sert qu’une fois, au début.

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