Mettre en place le projet
Les mêmes tâches, vues comme chacun en a besoin.
Le chef de projet veut la timeline, ceux qui travaillent veulent leur liste, le client demande « on en est où ? ». En général, ça finit en trois fichiers différents, dont aucun n’est à jour. Dans Projekta, les tâches n’existent qu’une fois et les vues sont nombreuses : qui déplace une carte dans le tableau la déplace pour tout le monde.
Une tâche dit qui, quand et combien
Chaque tâche a un statut, une priorité, un début, une échéance, des heures estimées et l’activité sur laquelle les heures sont saisies dans Klokka. Elle se découpe en sous-tâches ; si la tâche principale ne sert qu’à les regrouper, les heures se saisissent sur les sous-tâches. Elle peut avoir plusieurs personnes : partagée, elle se clôt dès que l’une d’elles la termine ; individuelle, chacun la termine pour soi et la tâche est close quand tous l’ont fait. La fiche s’enregistre toute seule pendant que vous écrivez.
Comment ça marche
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Écrivez la tâche là où vous êtes
Depuis la liste avec « Ajouter une tâche… », depuis le tableau dans la bonne colonne, depuis le calendrier sur le jour voulu. Les sous-tâches s’ajoutent tout de suite, pendant la création de la tâche.
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Choisissez la vue
Liste, tableau, calendrier ou timeline. Vous filtrez par statut, personne, priorité ou activité, triez, regroupez, masquez les colonnes inutiles et gardez le tout comme vue.
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Travaillez-y ensemble
Dans la fiche de la tâche, la discussion rassemble les mises à jour : tapez @ suivi du nom, et la personne reçoit une notification. L’historique enregistre qui a changé quoi, et quand.
Une tâche, plusieurs vues, aucun tableur à resynchroniser.
Ce que vous pouvez faire
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Vues personnelles et du projet
Vos vues, vous seul les voyez. Celles du projet sont créées par qui gère les projets, qui peut les verrouiller pour que tout le monde regarde la même chose ; qui veut les modifier les duplique dans les siennes.
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Tableau par statut
Trois colonnes : ouverte, en cours, terminée. Vous faites glisser la carte et le statut change pour tous, avec les échéances dépassées signalées en rouge.
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Les champs de votre entreprise
Budget, client final, canal : l’administrateur crée les champs utiles — texte, choix, date, nombre, personne, lien — et chaque projet active ceux qu’il utilise. En désactiver un n’efface pas les valeurs.
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Calendrier et timeline
Le calendrier affiche, par mois ou par semaine, les tâches qui ont un début ou une échéance ; la timeline les dessine en barres et vous dit combien de tâches sans date restent en dehors.
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Un historique qui n’oublie rien
Chaque modification a un nom et une heure, y compris les automatiques : la tâche passée « en cours » parce que quelqu’un a saisi une heure dans Klokka, ou décalée par le Plan à cause d’une dépendance.
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Des assignés même hors de Projekta
Une personne qui n’a que Klokka peut recevoir une tâche : elle la retrouve là où elle travaille déjà et y saisit ses heures. Notes et mentions restent réservées à l’équipe du projet.
Questions fréquentes
Qui peut modifier une tâche ?
Qui a le privilège de gérer les tâches modifie tous les champs. Les autres voient la fiche en lecture seule, mais peuvent écrire dans la discussion.
Si je modifie une vue du projet, change-t-elle pour tout le monde ?
Oui, et c’est pourquoi les vues du projet ne sont modifiées que par qui gère les projets. Les vues personnelles, elles, sont à vous : vous les modifiez, renommez ou supprimez sans toucher à celles des autres. Supprimer une vue ne touche jamais aux tâches.
Puis-je joindre des fichiers à une tâche ?
Oui, avec les versions : vous chargez la nouvelle par-dessus la précédente et pouvez restaurer les anciennes. Si le projet est relié à un dossier de Files, chaque tâche y a son sous-dossier, avec les droits de Files.
Les autres fonctionnalités de Projekta
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Alex