Partilhar documentos: email ou uma plataforma dedicada?

Acontece constantemente: precisa de recuperar um ficheiro e dá por si perdido num emaranhado de anexos, respostas e reencaminhamentos. Às vezes encontra o que procura, mas entretanto instala-se a confusão, surgem erros e tudo se complica.

A verdade é que o email serve para escrever, pôr a conversa em dia ou enviar duas linhas à pressa, mas, quando se trata de gerir ficheiros, trabalhar em conjunto nos mesmos documentos ou simplesmente manter as coisas em ordem, não é a melhor ferramenta.

É possível trabalhar melhor: porque precisa de mais do que o email

Durante anos, o email foi a principal ferramenta para comunicar, enviar ficheiros, partilhar atualizações e coordenar. Tornou-se um hábito, uma referência para todos: fácil de usar, imediato e sempre disponível. Com o tempo, e sobretudo à medida que o trabalho se torna mais complexo, percebe-se que já não chega, em especial quando entram em jogo vários fatores ao mesmo tempo: documentos, versões, pessoas.

É aqui que está a diferença entre usar simplesmente o email e recorrer a uma plataforma pensada para a partilha e a colaboração. Eis 4 razões pelas quais uma plataforma na cloud é a melhor forma de partilhar os seus conteúdos.

1. Organização centralizada dos documentos

Ter documentos “um pouco por todo o lado” complica não só a pesquisa, mas sobretudo a gestão do próprio tempo.

Uma plataforma de partilha de documentos reúne-os num único espaço digital, acessível a qualquer momento. Tudo fica mais arrumado, claro e fácil de percorrer, e os tempos de pesquisa e de resposta melhoram. Uma gestão documental mais inteligente faz o trabalho fluir, sem perdas de tempo.

2. Credibilidade e autoridade para o seu negócio

Quando os documentos são partilhados de forma desorganizada, entre anexos dispersos, respostas intermináveis e versões que se sucedem, o único resultado é a confusão, e o que passa para o exterior é uma imagem pouco profissional.

Às vezes basta muito pouco: a versão errada enviada por engano, um ficheiro que não se encontra, uma informação em falta. Pequenos detalhes, mas que, somados, dão a tudo um ar improvisado, e é precisamente aí que a sua credibilidade está em jogo.

Uma plataforma de partilha permite apresentar-se de outra forma a colegas, clientes e parceiros, mostrando organização e profissionalismo. O resultado é uma relação de confiança, em que a segurança dos documentos e o cuidado no tratamento da informação dão autoridade ao seu negócio.

3. Colaboração sincronizada e em tempo real

Trabalhar em conjunto devia ser simples, mas muitas vezes torna-se moroso. Uma plataforma de partilha resolve o problema na raiz, otimizando tempo e comunicação.

Colaborar significa avançar em conjunto sem ter de passar o testemunho a cada passo: todos podem aceder ao mesmo documento, atualizá-lo, comentá-lo ou simplesmente consultá-lo sem ter de pedir. A informação circula em tempo real, as decisões tomam-se mais depressa e evita-se a acumulação de atrasos e mal-entendidos que trava o trabalho.

4. Segurança e controlo dos acessos

Os documentos com informação sensível têm de ser protegidos: é importante saber exatamente quem lhes pode aceder e o que pode fazer com eles. Enviar ficheiros por email significa perder o controlo de imediato, porque basta um reencaminhamento errado, um destinatário a mais ou o destinatário errado, e o documento acaba onde não devia.

Com uma plataforma de partilha mantém sempre o controlo total: decide quem vê o quê, durante quanto tempo e com que permissões; pode impedir a transferência, bloquear a edição ou revogar o acesso a qualquer momento. E, se algo acontecer, pode saber quem fez o quê e quando. Tudo isto permite-lhe trabalhar com mais tranquilidade e dá tranquilidade a quem trabalha consigo.

Continuar por email ou passar para uma plataforma?

Chega um momento em que todas as empresas enfrentam esta escolha: continuar a gerir tudo por email ou passar para uma plataforma de colaboração e partilha. Já fez a sua escolha?

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