O processo de cada colaborador, completo e em ordem
Empresas, sedes, colaboradores e os seus documentos num só lugar, sem pastas de rede nem folhas de Excel: vê logo o que falta e, com a extensão, envia tudo para conservação com valor legal.
Processos do pessoal dispersos entre pastas de rede, e-mail e Excel
Cada colaborador tem documentos em sítios diferentes, os nomes dos ficheiros não dizem nada e ninguém sabe que documentos obrigatórios faltam até alguém os pedir.
Sem o Anagrafika
- Documentos dos colaboradores dispersos entre pastas de rede e e-mail
- Documentos em pastas anónimas, desligados da ficha
- Ninguém sabe que documentos obrigatórios faltam
Com o Anagrafika
- Um processo por colaborador, dividido por categorias
- Cada documento ligado à ficha a que pertence
- A completude num relance, com os documentos obrigatórios em falta
Um processo para cada colaborador, da recolha à conservação
Para cada empresa e cada colaborador, o Anagrafika reúne os documentos da relação laboral: carrega-os no processo, um a um ou às centenas, encontra-os organizados por categoria e vê logo que documentos obrigatórios faltam. Com a extensão de conservação envia-os para conservação com valor legal. Acabaram-se as pastas dispersas: um só arquivo, sempre atualizado.
Empresas, sedes e colaboradores no seu lugar
Cada colaborador pertence a uma empresa e a uma sede: filtra a lista por empresa ou por sede, atribui sede e empresa a vários colaboradores de uma só vez e, se for preciso, limita o acesso dos utilizadores a uma empresa ou a uma sede.
Cada documento no processo certo
Cartas de admissão, contratos, documentos de identificação: cada ficheiro fica no processo do colaborador, na sua categoria, com todas as versões. Centenas de ficheiros? O carregamento em massa reconhece colaborador e tipologia pelo nome do ficheiro.
Colaboradores, empresas e documentos numa única pesquisa
Uma só barra de pesquisa para tudo: escreve um nome, uma empresa ou um documento e encontra logo o colaborador, a empresa ou o ficheiro que procura.
Tudo o que é preciso para os processos do pessoal
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Trabalhadores e sociedades
Todos os trabalhadores de todas as sociedades numa só lista: pesquisa por apelido, número de trabalhador ou código fiscal, filtra por sociedade e local, corrige em bloco. O código fiscal italiano é verificado enquanto o escreve.
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Importar os trabalhadores
Leva para o Anagrafika o registo de uma sociedade inteira com um ficheiro CSV: pré-visualização antes de confirmar, locais criados automaticamente, duplicados ignorados e um relatório linha a linha.
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O processo de cada trabalhador
Cada trabalhador tem o seu processo dividido por categorias: vê logo o que falta, carrega arrastando o ficheiro para a pasta certa e guarda todas as versões de cada documento.
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Perfis e tipologias documentais
Decide uma vez que documentos são precisos para um empregado, um dirigente ou um aprendiz, e quais são obrigatórios. Parte do modelo Default HR com cerca de 89 categorias e adapta-o.
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Carregamento em massa de documentos
Até 300 ficheiros de cada vez: o Anagrafika reconhece o colaborador e o tipo de documento pelo nome do ficheiro, aprende com as suas correções e ignora os duplicados. Com a extensão de IA lê também o conteúdo, com modelos locais.
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Conservação conforme à lei
Com a extensão «Conservação Digital» envia os documentos dos colaboradores para o prestador de conservação Intesi Group a partir do processo, um a um ou todos juntos, e mantém o registo e os recibos no Anagrafika.
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Ligações públicas
Uma ligação para um só documento, com validade de 1 a 365 dias, palavra-passe opcional e descarregamento permitido ou não. Quem a recebe abre o ficheiro sem conta; vê as visitas e revoga quando quiser.
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Permissões por sociedade e local
Cada utilizador vê apenas as sociedades e os locais que lhe atribui, e faz apenas o que o seu tipo permite. Utilizadores importáveis por CSV, avisos aos administradores, interface em 7 idiomas.
Extensão · Conservação com valor legal
Os documentos em conservação legal, nos termos da lei
Com a extensão de conservação, o Anagrafika não se limita a arquivar: envia os documentos ao conservador Intesi Group segundo as regras AgID, para que mantenham pleno valor legal ao longo do tempo. É necessário um contrato com o conservador.
- Perfis de conservação AgID Cada tipo de documento está associado ao perfil de conservação AgID correto, sem ter de pensar nisso de cada vez.
- Certificados e ambiente de teste Carrega o certificado de cada empresa, testa as submissões no ambiente de teste antes da produção e recebe um aviso quando o certificado está prestes a expirar.
- Registo das submissões e recibos Acompanha cada documento de «pendente» a «conservado» e transfere os recibos PDF e XML emitidos pelo conservador.
Perguntas frequentes sobre o Anagrafika
O que é a conservação legal?
É a conservação digital nos termos da lei: os documentos são submetidos a um conservador segundo as regras AgID e mantêm valor legal ao longo do tempo, sem necessidade de papel.
Posso testar a conservação antes de a usar a sério?
Sim: há um ambiente de staging separado da produção, para verificar certificados e submissões antes de a conservação ter efeito real.
Como carrego muitos colaboradores de uma só vez?
Com a importação a partir de CSV: o Anagrafika reconhece o separador, mostra uma pré-visualização e assinala os erros antes de confirmar.
Onde ficam os documentos?
Num arquivo de documentos separado e dedicado ao Anagrafika, na infraestrutura Kamzan; entra com o acesso único Kamzan. Também a extensão de análise com IA usa modelos locais Kamzan: os documentos não saem da infraestrutura.
Alex