A recolha de documentos de clientes e fornecedores, guiada
O Flow transforma a recolha de documentos num percurso guiado: peça os ficheiros certos às pessoas externas, com prazos e lembretes, em servidores na Europa.
Recolher documentos é uma caça infinita
E-mails para trás e para a frente, ficheiros errados ou no formato errado, lembretes à mão: sem um percurso guiado a recolha arrasta-se e nunca sabe em que ponto está.
O problema
- E-mails infinitos para pedir e voltar a pedir os documentos.
- Ficheiros em falta, errados ou no formato que não serve.
- Lembretes à mão e nenhuma ideia de quem carregou o quê.
Com o Flow
- Um pedido guiado: pede os ficheiros certos, com prazos e lembretes automáticos.
- Formatos aceites e documentos obrigatórios definidos por si: nada de ficheiros no formato errado.
- Estado em tempo real: sabe quem carregou, o que falta e o que validar.
Do pedido à pasta ordenada, num único fluxo
O Flow não é um simples formulário de carregamento: desenha o fluxo uma vez — que documentos pedir, por que ordem, com que regras — e cada cliente ou fornecedor segue o mesmo percurso guiado. Acompanha o progresso, os prazos e a validação num único painel e, fechada a recolha, pode arquivar os documentos nas pastas do Kamzan Files com a extensão dedicada.
Os tipos de passo de carregamento
Um fluxo compõe-se de passos: escolha o tipo certo para cada pedido — ficheiros únicos ou múltiplos, entradas repetidas, uma pergunta, um documento para preencher ou assinar.
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Carregamento único
Uma ou mais caixas para carregar ficheiros únicos. Pode acrescentar várias caixas no mesmo passo.
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Carregamento múltiplo
Uma única caixa onde a pessoa pode carregar vários ficheiros de uma vez.
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Carregamento repetível
A pessoa acrescenta N entradas com etiqueta e ficheiro — por ex. um recibo de vencimento por colaborador.
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Pergunta
O participante responde a uma pergunta — lista pendente, escolha única, caixas de seleção, texto, número, data ou unidade de medida — também com um anexo.
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Preenchimento de documento
A pessoa preenche online um PDF preenchível — ou um Word ou um Excel, com a extensão — ou descarrega o modelo.
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Assinatura eletrónica
A pessoa assina o documento com assinatura eletrónica simples através do kSign, sem o imprimir nem digitalizar.
Construa o fluxo como quiser
Defina áreas, tópicos, passos e campos: para cada passo escolha o tipo — carregamento único, múltiplo ou repetível, pergunta, preenchimento de documento ou assinatura —, os formatos aceites e o que é obrigatório. Escolha também como é apresentado a quem carrega, passo a passo ou numa página única, com uma visão geral sempre à vista. Arraste e reordene, duplique o fluxo ou exporte-o como modelo, sem tocar numa linha de código.
Fluxo individual ou cofluxo
Escolha como se preenche o fluxo: uma só pessoa do início ao fim, ou várias pessoas em conjunto no mesmo fluxo.
Uma pessoa, do início ao fim
Uma só pessoa preenche todos os passos do fluxo, de forma autónoma.
Várias pessoas, cada uma com a sua parte
Várias pessoas no mesmo processo, cada uma com a sua parte. Decide:
- Quem vê que áreas e tópicos
- Se os ficheiros são partilhados, só de leitura ou separados
Do pedido à pasta ordenada, num único fluxo guiado: os documentos certos, das pessoas certas, sem andar atrás de ninguém.
Lógica condicional: o fluxo adapta-se
Com base nas respostas, os passos certos aparecem e os inúteis desaparecem. Cada pessoa vê só o que lhe diz respeito — nada de campos fora do lugar.
Validação
Cada documento verificado por uma pessoa da sua equipa
O Flow não se limita a recolher ficheiros: com a validação ativa, um validador abre cada documento e marca-o como válido ou rejeitado, com um motivo obrigatório. Quem o carregou recebe o pedido de novo carregamento e reenvia só o que é preciso.
- Válido ou rejeitado, com motivo Cada ficheiro fica validado, rejeitado ou em espera. A rejeição tem sempre um motivo, que pode escolher entre os seus modelos.
- Vários validadores e prazos Atribui um ou mais validadores a cada recolha, com um prazo de validação e lembretes próprios.
- Pedido de novo carregamento Quando um ficheiro é rejeitado, quem carregou recebe o pedido e volta a carregar só esse documento.
Validação dos documentos, com os papéis certos
Quando é preciso, ativa a validação: uma pessoa da sua equipa verifica cada documento carregado e marca-o como válido ou rejeitado. Cada um tem a sua função.
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Participantes
Carregam os documentos pedidos a partir do seu link pessoal, sem conta. Com o Carregador interno, também os colegas carregam.
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Validadores
Abrem cada ficheiro e marcam-no como válido ou rejeitado, com um motivo.
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Coordenadores
Acompanham as empresas clientes que lhes estão atribuídas e veem em que ponto está cada recolha.
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Gestores
Criam os fluxos, ativam as recolhas e escolhem quem valida e quem coordena.
O Flow fala com o resto do ecossistema
A recolha de documentos não fica isolada: o Flow integra-se com os outros produtos Kamzan, com um só acesso e os dados partilhados.
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Kontacts
Os participantes entram na agenda do Kontacts, e empresas e clientes são partilhados com o resto do ecossistema: envia os pedidos sem voltar a introduzir nada.
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kSign
Adicione um passo de assinatura ao fluxo: o participante assina com o kSign, com assinatura eletrónica simples, e o PDF assinado volta à recolha. É uma extensão e usa os créditos do kSign.
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Files
Inicie um pedido de carregamento a partir de uma pasta do Files e, com a extensão «Arquivar no Files», arquive os documentos recolhidos onde quiser, com as permissões que já tem.
Tudo o que é preciso para recolher documentos
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Construir o fluxo
Áreas, temas e passos: descreva o que precisa, em que formato e com que nome vai chegar. Carregamentos únicos, múltiplos ou repetíveis, formulários para preencher, assinaturas e perguntas num fluxo reutilizável.
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Lógica condicional
Mostre ou oculte áreas, temas e passos conforme as respostas do cliente ou os passos concluídos. Navegação por passos ou página única, exclusões e acesso limitado para cada participante.
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Convidar clientes e fornecedores
Ativa o fluxo, acrescenta os participantes um a um ou a partir de um CSV e cada um recebe a sua ligação por e-mail. Verificação com código, co-fluxo para processos partilhados, portal de participantes e carregador interno.
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A página de quem carrega
O cliente abre a ligação e vê o que falta, o prazo e os formatos aceites. Arrasta os ficheiros, preenche os formulários online, assina com o kSign, faz perguntas e envia para validação. Com o seu logótipo e as suas cores.
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Prazos e lembretes
Define os prazos por fluxo, área, tema ou passo: o Flow lembra quem ainda não entregou por e-mail a 14, 7, 3 e 1 dia, e por SMS a 3 e 1 dia. Os lembretes manuais saem com um clique.
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Revisão dos documentos
Cada documento carregado passa por um validador: válido ou rejeitado com motivo. O cliente recebe logo o e-mail para voltar a carregar, e a recolha mostra num relance o que está aprovado e o que não está.
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Acompanhar as recolhas
Um painel diz-lhe que recolhas estão paradas, quais por validar e quais perto do prazo. Para cada cliente vê o que carregou, o que falta e o que foi rejeitado, com o registo de cada passo.
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Files, kSign e Kontacts
Inicie uma recolha a partir de uma pasta do Files e arquive lá os documentos no fim. Mande assinar um documento dentro do fluxo com o kSign. Os participantes ficam na agenda do Kontacts.
Perguntas frequentes sobre o Flow
Quem carrega os documentos tem de ter uma conta?
Não: cada participante recebe um link pessoal e carrega os ficheiros sem conta Kamzan. Para mais segurança, ativa a verificação com código OTP por e-mail.
Posso decidir que documentos pedir?
Sim: com o Flow constrói fluxos guiados que indicam exatamente que documentos carregar e em que ordem.
Posso definir prazos?
Sim: define prazos por fluxo, área, tópico ou passo, e o Flow envia os lembretes por e-mail (e por SMS com a extensão). O prazo não bloqueia o carregamento: quem está atrasado ainda pode entregar.
Onde ficam conservados os documentos recolhidos?
Os ficheiros recolhidos são cifrados e guardados em servidores na Europa, em conformidade com o RGPD. Fechada a recolha, pode arquivá-los nas pastas do Kamzan Files com a extensão «Arquivar no Files».
Alex