Feuilles de temps pour agences de communication et de marketing
Une agence vend du temps : celui de la stratégie, de la rédaction, du graphisme, des appels avec le client. Klokka l’enregistre pendant le travail, sur le bon client et le bon projet, le compare au devis et le transforme en relevé que le client ouvre depuis un lien — et en marge que l’agence lit sans rien exporter.
Klokka pour les agences
Le client au forfait le plus élevé n’est pas toujours le plus rentable
En agence, les heures se dispersent en une multitude de petits morceaux : un aller-retour de corrections en plus, un appel imprévu, un visuel refait la veille de la mise en ligne. Aucun ne figure dans le devis, et en fin de trimestre le client le plus important peut se révéler le moins rentable. Sans heures fiables reliées aux tarifs et aux coûts, la marge n’est pas un chiffre : c’est une impression.
Avec Klokka, chaque saisie de temps naît rattachée à un client, un projet et une activité, au tarif convenu. Les heures facturables deviennent le relevé du mois, que le client ouvre dans son navigateur sans compte ; les mêmes heures, rapprochées du coût interne, deviennent la marge du projet et du client.
Ce dont une agence de communication a besoin
Des besoins communs aux studios de création, agences digitales et social media, services de presse et cabinets de conseil en marketing.
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Heures par client et par projet
Savoir combien d’heures sont allées à chaque client, campagne et activité, sans les reconstituer de mémoire le vendredi soir.
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Relevés pour le client
Montrer au client sur quoi l’on a travaillé dans le mois, ligne par ligne, dans un document qui ne se retouche plus une fois envoyé.
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Des marges réelles
Chiffre d’affaires, coût interne et marge par projet et par client, calculés sur les heures réelles et non sur l’estimation du devis.
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Clients à plusieurs sociétés
Des groupes à plusieurs marques ou sociétés qui demandent le même travail : des heures saisies une seule fois et visibles pour chaque entreprise concernée.
Du devis au relevé : le parcours d’un projet
Exemple : comment les heures d’une campagne deviennent le relevé du mois et la marge du projet.
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1 Client → Agence Le client valide le devis : l’agence ouvre le projet sur le client déjà présent dans Kore CRM, avec tarif et heures prévues.
Kore CRM -
2 Client → Agence Le kick-off et les points d’avancement avec le client sont dans l’agenda : on les impute au projet depuis là, sans les ressaisir.
Kalendo -
3 Agence → Client En fin de mois, l’agence envoie le relevé : un lien protégé avec les heures et montants facturables, jamais les coûts internes ni la marge.
Klokka -
4 Client → Agence Le client l’ouvre dans son navigateur et télécharge le PDF ; l’agence voit l’ouverture et le téléchargement, et les heures partagées ne se modifient plus.
Klokka
Ce que vous gardez sous contrôle
Les heures et les chiffres de chaque client, au même endroit
Chaque donnée naît des saisies de temps, et chacun la voit selon les privilèges de sa typologie.
- Heures par client, projet, sous-projet et activité
- Tarifs du client, du projet et du sous-projet
- Heures prévues et consommées de chaque projet
- Relevés envoyés, avec ouvertures et téléchargements
- Heures déjà exportées pour la facture
- Part des heures facturables sur le total
Des chiffres clairs pour l’agence, aucune surprise pour le client
Les mêmes heures servent à deux comptes différents : celui de l’agence et celui que l’on envoie au client.
Pour l’agence
- Des heures saisies pendant le travail, depuis le minuteur ou le Time Deck, déjà sur le bon client et le bon projet.
- Des marges par projet et par client sur les heures réelles, avec les tarifs convenus et le coût des personnes.
- Un objectif de budget sur les heures prévues, avec une alerte quand le projet approche du plafond.
- Chaque heure exportée pour la facture une seule fois : le mois suivant repart des heures nouvelles.
- Le coût interne des collègues n’est visible que pour ceux qui ont le privilège « Voir le coût interne des autres ».
Pour le client
- Le relevé du mois dans un lien, protégé par un mot de passe ou un code envoyé par e-mail, sans créer de compte.
- Les heures et montants de la période ligne par ligne, avec le logo de l’agence, à télécharger en PDF.
- Page et e-mails dans sa langue, parmi les sept de l’écosystème.
- Dans un groupe à plusieurs sociétés, chaque entreprise retrouve dans son propre relevé le travail fait aussi pour elle.
Au-delà du minuteur
Les fonctions utiles quand on vend des heures de travail créatif
Déjà dans Klokka ou activables en extension, selon la façon de travailler de l’agence.
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Time Deck
Le travail de tous les jours — l’animation des réseaux sociaux, la réunion d’équipe — devient un bouton avec projet et activité déjà choisis : une touche et le minuteur démarre.
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Étiquettes transversales
Marquez les saisies « hors devis » ou « urgence » et retrouvez-les dans les rapports de tous les projets, sans créer de faux projets.
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Questions en fin de saisie
L’agence demande les informations utiles à la facture — numéro de bon de commande, référence du client — avant la clôture de la saisie.
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Validation hebdomadaire
Chacun soumet sa semaine, un administrateur la valide ou la renvoie : jusque-là, ces heures restent hors facturation et hors export.
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Projets avec feu tricolore
Avec Projekta, tous les projets dans un tableau : heures prévues et saisies, prochaine livraison, tâches en retard et la raison du feu tricolore.
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Modèles de structure
Le travail qui se répète — un lancement de produit, le planning éditorial du mois — s’enregistre une fois et naît déjà organisé pour le client suivant.
Les produits Kamzan pour l’agence
Klokka mesure le temps ; les autres modules apportent clients, plans et réunions sans double saisie.
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Klokka
Heures par client et par projet, tarifs, marges et relevés à envoyer au client par un lien protégé.
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Projekta
Plans, livraisons et tâches des projets : le tableau des projets avec feu tricolore et la charge de l’équipe arrivent dans Klokka.
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Kore CRM
Le fichier clients partagé : qui est déjà client dans le CRM est déjà disponible dans Klokka, sans double saisie.
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Kalendo
L’agenda de l’agence : kick-off et appels avec le client s’imputent sur projet et activité directement depuis l’événement.
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Alex