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Zeiterfassung für Kommunikations- und Marketingagenturen
Eine Agentur verkauft Zeit: für Strategie, Text, Gestaltung, Calls mit dem Kunden. Klokka erfasst sie während der Arbeit, auf dem richtigen Kunden und Projekt, vergleicht sie mit dem Angebot und macht daraus die Aufstellung, die der Kunde über einen Link öffnet — und die Marge, die die Agentur liest, ohne etwas zu exportieren.
Klokka für Agenturen
Der Kunde mit dem höchsten Retainer ist nicht immer der rentabelste
In einer Agentur zerfallen die Stunden in viele kleine Stücke: eine Korrekturschleife mehr, ein ungeplanter Call, ein Visual, das am Abend vor dem Start neu gemacht wird. Keines davon steht im Angebot, und am Ende des Quartals kann sich ausgerechnet der wichtigste Kunde als der am wenigsten rentable herausstellen. Ohne verlässliche Stunden, die mit Sätzen und Kosten verknüpft sind, ist die Marge keine Zahl, sondern ein Gefühl.
Mit Klokka entsteht jeder Zeiteintrag bereits verknüpft mit Kunde, Projekt und Tätigkeit, zum vereinbarten Satz. Die abrechenbaren Stunden werden zur Monatsaufstellung, die der Kunde ohne Konto im Browser öffnet; dieselben Stunden, den internen Kosten gegenübergestellt, ergeben die Marge des Projekts und des Kunden.
Was eine Kommunikationsagentur braucht
Anforderungen, die Kreativstudios, Digital- und Social-Media-Agenturen, Pressebüros und Marketingberatungen gemeinsam haben.
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Stunden je Kunde und je Projekt
Wissen, wie viele Stunden in jeden Kunden, jede Kampagne und jede Tätigkeit geflossen sind, ohne sie am Freitagabend aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
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Aufstellungen für den Kunden
Dem Kunden zeigen, woran im Monat gearbeitet wurde, Eintrag für Eintrag, in einem Dokument, das nach dem Versand nicht mehr verändert wird.
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Echte Margen
Umsatz, interne Kosten und Marge je Projekt und je Kunde, berechnet auf den tatsächlichen Stunden und nicht auf der Schätzung im Angebot.
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Kunden mit mehreren Gesellschaften
Gruppen mit mehreren Marken oder Gesellschaften, die dieselbe Arbeit beauftragen: Stunden nur einmal erfasst und für jedes beteiligte Unternehmen sichtbar.
Vom Angebot zur Aufstellung: der Ablauf eines Projekts
Beispiel: wie die Stunden einer Kampagne zur Monatsaufstellung und zur Projektmarge werden.
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1 Kunde → Agentur Der Kunde nimmt das Angebot an: Die Agentur legt das Projekt beim Kunden an, der bereits in Kore CRM steht, mit Satz und geplanten Stunden.
Kore CRM -
2 Kunde → Agentur Kick-off und Status-Calls mit dem Kunden stehen im Kalender: Von dort werden sie auf das Projekt gebucht, ohne sie neu einzutippen.
Kalendo -
3 Agentur → Kunde Am Monatsende schickt die Agentur die Aufstellung: ein geschützter Link mit abrechenbaren Stunden und Beträgen, nie mit internen Kosten oder Marge.
Klokka -
4 Kunde → Agentur Der Kunde öffnet sie im Browser und lädt das PDF herunter; die Agentur sieht Öffnung und Download, und die geteilten Stunden lassen sich nicht mehr ändern.
Klokka
Was Sie im Blick behalten
Stunden und Zahlen jedes Kunden an einem Ort
Jede Zahl entsteht aus den Zeiteinträgen, und jede Person sieht sie gemäß den Privilegien ihrer Typologie.
- Stunden je Kunde, Projekt, Unterprojekt und Tätigkeit
- Sätze für Kunde, Projekt und Unterprojekt
- Geplante und verbrauchte Stunden jedes Projekts
- Versendete Aufstellungen, mit Öffnungen und Downloads
- Bereits für die Rechnung exportierte Stunden
- Anteil der abrechenbaren Stunden an der Gesamtzeit
Klare Zahlen für die Agentur, keine Überraschungen für den Kunden
Dieselben Stunden dienen zwei verschiedenen Rechnungen: der internen und der, die an den Kunden geht.
Für die Agentur
- Stunden, die während der Arbeit erfasst werden, per Timer oder Time Deck, direkt auf dem richtigen Kunden und Projekt.
- Margen je Projekt und je Kunde auf den tatsächlichen Stunden, mit den vereinbarten Sätzen und den Kosten der Mitarbeitenden.
- Ein Budgetziel auf den geplanten Stunden, mit Hinweis, wenn sich das Projekt der Obergrenze nähert.
- Jede Stunde wird nur einmal für die Rechnung exportiert: Im Folgemonat geht es mit den neuen Stunden weiter.
- Die internen Kosten der Kollegen sieht nur, wer das Privileg «Interne Kosten anderer sehen» hat.
Für den Kunden
- Die Monatsaufstellung als Link, geschützt durch Passwort oder einen Code per E-Mail, ohne ein Konto anzulegen.
- Stunden und Beträge des Zeitraums Eintrag für Eintrag, mit dem Logo der Agentur, als PDF zum Herunterladen.
- Seite und E-Mails in seiner Sprache, unter den sieben des Ökosystems.
- In einer Gruppe mit mehreren Gesellschaften findet jedes Unternehmen in seiner eigenen Aufstellung die Arbeit, die auch für es geleistet wurde.
Mehr als ein Timer
Die Funktionen, die zählen, wenn man kreative Arbeitsstunden verkauft
Bereits in Klokka enthalten oder als Erweiterung zuschaltbar, je nachdem, wie die Agentur arbeitet.
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Time Deck
Die tägliche Arbeit — Social-Media-Betreuung, das Team-Meeting — wird zu einer Schaltfläche mit Projekt und Tätigkeit bereits gewählt: ein Tipp, und der Timer läuft.
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Projektübergreifende Tags
Markieren Sie Einträge als «außerhalb des Angebots» oder «Eilauftrag» und finden Sie sie in den Berichten aller Projekte, ohne Scheinprojekte anzulegen.
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Fragen beim Abschluss eines Eintrags
Die Agentur fragt die Angaben ab, die auf der Rechnung gebraucht werden — Bestellnummer, Referenz des Kunden —, bevor der Eintrag geschlossen wird.
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Wöchentliche Freigabe
Jede Person reicht ihre Woche ein, ein Administrator gibt sie frei oder schickt sie zurück: Bis dahin bleiben diese Stunden außerhalb von Abrechnung und Export.
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Aufträge mit Ampel
Mit Projekta alle Aufträge in einer Tabelle: geplante und erfasste Stunden, nächste Lieferung, überfällige Aufgaben und der Grund für die Ampelfarbe.
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Strukturvorlagen
Wiederkehrende Arbeit — eine Produkteinführung, der monatliche Redaktionsplan — wird einmal gespeichert und entsteht für den nächsten Kunden bereits fertig gegliedert.
Die Kamzan-Produkte für die Agentur
Klokka misst die Zeit; die anderen Module bringen Kunden, Pläne und Besprechungen mit, ohne dass sie doppelt erfasst werden.
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Klokka
Stunden je Kunde und Projekt, Sätze, Margen und Aufstellungen, die über einen geschützten Link an den Kunden gehen.
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Projekta
Pläne, Lieferungen und Aufgaben der Projekte: Die Auftragstabelle mit Ampel und die Auslastung des Teams kommen in Klokka an.
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Kore CRM
Die gemeinsame Kundenliste: Wer im CRM bereits Kunde ist, steht auch in Klokka zur Verfügung, ohne doppelt erfasst zu werden.
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Kalendo
Der Kalender der Agentur: Kick-offs und Calls mit dem Kunden werden direkt aus dem Termin auf Projekt und Tätigkeit gebucht.
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Alex