Timesheet per agenzie di comunicazione e marketing
Un’agenzia vende tempo: quello della strategia, del copy, della grafica, delle call con il cliente. Klokka lo registra mentre si lavora, sul cliente e sul progetto giusti, lo confronta con il preventivo e lo trasforma nel rapportino che il cliente apre da un link — e nel margine che l’agenzia legge senza esportare niente.
Klokka per le agenzie
Il cliente con il canone più alto non è sempre quello che rende di più
In agenzia le ore si disperdono in tanti piccoli pezzi: una revisione in più, una call non prevista, un visual rifatto la sera prima dell’uscita. Nessuno di questi pezzi è nel preventivo, e a fine trimestre il cliente più importante può rivelarsi quello che rende meno. Senza ore attendibili collegate a tariffe e costi, il margine non è un numero: è un’impressione.
Con Klokka ogni voce di tempo nasce agganciata a cliente, progetto e attività, con la tariffa dell’accordo. Le ore fatturabili diventano il rapportino del mese, che il cliente apre dal browser senza account; le stesse ore, confrontate con il costo interno, diventano la marginalità del progetto e del cliente.
Cosa serve a un’agenzia di comunicazione
Esigenze comuni a studi creativi, agenzie digital e social, uffici stampa e società di consulenza marketing.
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Ore per cliente e per progetto
Sapere quante ore sono andate a ogni cliente, campagna e attività, senza ricostruirle a memoria il venerdì sera.
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Rapportini al cliente
Mostrare al cliente su cosa si è lavorato nel mese, voce per voce, in un documento che dopo l’invio non si ritocca.
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Marginalità vera
Ricavo, costo interno e margine per progetto e per cliente, calcolati sulle ore reali e non sulla stima del preventivo.
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Clienti con più società
Gruppi con più marchi o società che chiedono lo stesso lavoro: ore registrate una volta sola e visibili a ogni azienda coinvolta.
Dal preventivo al rapportino: il flusso di un progetto
Esempio: come le ore di una campagna diventano il rapportino del mese e il margine del progetto.
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1 Cliente → Agenzia Il cliente approva il preventivo: l’agenzia apre il progetto sul cliente già presente in Kore CRM, con tariffa e ore preventivate.
Kore CRM -
2 Cliente → Agenzia Kick-off e call di avanzamento con il cliente sono in calendario: da lì si rendicontano sul progetto, senza riscriverle.
Kalendo -
3 Agenzia → Cliente A fine mese l’agenzia manda il rapportino: un link protetto con ore e importi fatturabili, mai costi interni o margine.
Klokka -
4 Cliente → Agenzia Il cliente lo apre dal browser e scarica il PDF; l’agenzia vede apertura e download, e le ore condivise non si modificano più.
Klokka
Cosa tieni sotto controllo
Le ore e i numeri di ogni cliente, in un posto solo
Ogni dato nasce dalle registrazioni, e ognuno lo vede secondo i privilegi della propria tipologia.
- Ore per cliente, progetto, sotto-progetto e attività
- Tariffe di cliente, progetto e sotto-progetto
- Ore preventivate e ore consumate di ogni progetto
- Rapportini inviati, con aperture e download
- Ore già esportate per la fattura
- Quota di ore fatturabili sul totale
Numeri chiari per l’agenzia, nessuna sorpresa per il cliente
Le stesse ore servono a due conti diversi: quello interno e quello che si manda al cliente.
Per l’agenzia
- Ore registrate mentre si lavora, dal timer o dal Time Deck, già sul cliente e sul progetto giusti.
- Marginalità per progetto e per cliente sulle ore reali, con le tariffe dell’accordo e il costo delle persone.
- Un obiettivo di budget sulle ore preventivate, con l’avviso quando il progetto si avvicina al tetto.
- Ogni ora esportata per la fattura una volta sola: il mese dopo si riparte dalle ore nuove.
- Il costo interno dei colleghi lo vede solo chi ha il privilegio «Vedi il costo interno altrui».
Per il cliente
- Il rapportino del mese in un link, protetto da password o da un codice via email, senza creare un account.
- Ore e importi del periodo voce per voce, con il logo dell’agenzia, da scaricare in PDF.
- Pagina ed email nella sua lingua, fra le sette dell’ecosistema.
- In un gruppo con più società, ogni azienda ritrova nel proprio rapportino il lavoro fatto anche per lei.
Oltre il timer
Le funzioni che servono a chi vende ore di lavoro creativo
Già in Klokka o attivabili come estensione, secondo come lavora l’agenzia.
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Time Deck
Il lavoro di tutti i giorni — la gestione dei social, la riunione di team — diventa un pulsante con progetto e attività già scelti: un tocco e il timer parte.
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Tag trasversali
Marca le voci «fuori preventivo» o «urgenza» e ritrovale nei report di tutti i progetti, senza creare progetti finti.
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Domande a fine registrazione
L’agenzia chiede le informazioni che servono in fattura — numero d’ordine, riferimento del cliente — prima di chiudere la voce.
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Approvazione settimanale
Chi lavora invia la settimana, un amministratore la approva o la rimanda indietro: fino ad allora quelle ore restano fuori da fatturazione ed export.
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Commesse a semaforo
Con Projekta, tutte le commesse in una tabella: ore previste e registrate, prossima consegna, compiti in ritardo e il motivo del semaforo.
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Template di struttura
Il lavoro che si ripete — il lancio di un prodotto, il piano editoriale del mese — si salva una volta e nasce già organizzato per il cliente successivo.
I prodotti Kamzan per l’agenzia
Klokka misura il tempo; gli altri moduli portano dentro clienti, piani e riunioni senza inserirli due volte.
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Klokka
Ore per cliente e progetto, tariffe, marginalità e rapportini da mandare al cliente con un link protetto.
Scopri il prodotto -
Projekta
Piani, consegne e compiti dei progetti: le commesse a semaforo e il carico del team arrivano dentro Klokka.
Scopri il prodotto -
Kore CRM
L’anagrafica clienti condivisa: chi è già cliente nel CRM è già disponibile in Klokka, senza inserirlo due volte.
Scopri il prodotto -
Kalendo
Il calendario dell’agenzia: kick-off e call con il cliente si rendicontano su progetto e attività direttamente dall’evento.
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Alex