Hojas de horas para agencias de comunicación y marketing
Una agencia vende tiempo: el de la estrategia, el copy, el diseño, las llamadas con el cliente. Klokka lo registra mientras se trabaja, en el cliente y el proyecto correctos, lo compara con el presupuesto y lo convierte en el parte que el cliente abre desde un enlace — y en el margen que la agencia consulta sin exportar nada.
Klokka para agencias
El cliente con la iguala más alta no siempre es el más rentable
En una agencia las horas se dispersan en muchos trozos pequeños: una ronda más de cambios, una llamada no prevista, una pieza rehecha la noche antes de publicarse. Ninguno de esos trozos está en el presupuesto, y al final del trimestre el cliente más importante puede resultar el menos rentable. Sin horas fiables vinculadas a tarifas y costes, el margen no es una cifra: es una impresión.
Con Klokka cada entrada de tiempo nace vinculada a un cliente, un proyecto y una actividad, con la tarifa acordada. Las horas facturables se convierten en el parte del mes, que el cliente abre en el navegador sin cuenta; las mismas horas, comparadas con el coste interno, se convierten en el margen del proyecto y del cliente.
Lo que necesita una agencia de comunicación
Necesidades comunes a estudios creativos, agencias digitales y de redes sociales, gabinetes de prensa y consultoras de marketing.
-
Horas por cliente y por proyecto
Saber cuántas horas se han dedicado a cada cliente, campaña y actividad, sin reconstruirlas de memoria el viernes por la tarde.
-
Partes para el cliente
Enseñar al cliente en qué se ha trabajado durante el mes, entrada por entrada, en un documento que no se retoca una vez enviado.
-
Márgenes reales
Ingresos, coste interno y margen por proyecto y por cliente, calculados sobre las horas reales y no sobre la estimación del presupuesto.
-
Clientes con varias empresas
Grupos con varias marcas o sociedades que piden el mismo trabajo: horas registradas una sola vez y visibles para cada empresa implicada.
Del presupuesto al parte: el recorrido de un proyecto
Ejemplo: cómo las horas de una campaña se convierten en el parte del mes y en el margen del proyecto.
-
1 Cliente → Agencia El cliente aprueba el presupuesto: la agencia abre el proyecto en el cliente que ya está en Kore CRM, con tarifa y horas presupuestadas.
Kore CRM -
2 Cliente → Agencia El kick-off y las llamadas de seguimiento con el cliente están en el calendario: desde ahí se imputan al proyecto, sin volver a escribirlas.
Kalendo -
3 Agencia → Cliente A final de mes la agencia envía el parte: un enlace protegido con horas e importes facturables, nunca costes internos ni margen.
Klokka -
4 Cliente → Agencia El cliente lo abre en el navegador y descarga el PDF; la agencia ve la apertura y la descarga, y las horas compartidas ya no se pueden modificar.
Klokka
Lo que tienes bajo control
Las horas y las cifras de cada cliente, en un solo sitio
Cada dato nace de los registros, y cada persona lo ve según los privilegios de su tipología.
- Horas por cliente, proyecto, subproyecto y actividad
- Tarifas de cliente, proyecto y subproyecto
- Horas presupuestadas y consumidas de cada proyecto
- Partes enviados, con aperturas y descargas
- Horas ya exportadas para facturar
- Proporción de horas facturables sobre el total
Cifras claras para la agencia, ninguna sorpresa para el cliente
Las mismas horas sirven para dos cuentas distintas: la interna y la que se envía al cliente.
Para la agencia
- Horas registradas mientras se trabaja, desde el temporizador o el Time Deck, ya en el cliente y el proyecto correctos.
- Márgenes por proyecto y por cliente sobre las horas reales, con las tarifas acordadas y el coste de las personas.
- Un objetivo de presupuesto sobre las horas previstas, con aviso cuando el proyecto se acerca al tope.
- Cada hora se exporta para facturar una sola vez: el mes siguiente se empieza por las horas nuevas.
- El coste interno de los compañeros solo lo ve quien tiene el privilegio «Ver el coste interno de otras personas».
Para el cliente
- El parte del mes en un enlace, protegido con contraseña o con un código por email, sin tener que crear una cuenta.
- Horas e importes del periodo entrada por entrada, con el logotipo de la agencia, para descargar en PDF.
- Página y emails en su idioma, entre los siete del ecosistema.
- En un grupo con varias sociedades, cada empresa encuentra en su propio parte el trabajo hecho también para ella.
Más allá del temporizador
Las funciones que necesita quien vende horas de trabajo creativo
Ya incluidas en Klokka o activables como extensión, según cómo trabaje la agencia.
-
Time Deck
El trabajo de cada día — la gestión de redes sociales, la reunión de equipo — se convierte en un botón con proyecto y actividad ya elegidos: un toque y el temporizador arranca.
-
Etiquetas transversales
Marca las entradas como «fuera de presupuesto» o «urgente» y encuéntralas en los informes de todos los proyectos, sin crear proyectos ficticios.
-
Preguntas al cerrar un registro
La agencia pide los datos que hacen falta en la factura — número de pedido, referencia del cliente — antes de cerrar la entrada.
-
Aprobación semanal
Cada persona envía su semana y un administrador la aprueba o la devuelve: hasta entonces esas horas quedan fuera de la facturación y las exportaciones.
-
Proyectos con semáforo
Con Projekta, todos los proyectos en una tabla: horas previstas y registradas, próxima entrega, tareas atrasadas y el motivo del semáforo.
-
Plantillas de estructura
El trabajo que se repite — el lanzamiento de un producto, el plan editorial del mes — se guarda una vez y nace ya organizado para el siguiente cliente.
Los productos de Kamzan para la agencia
Klokka mide el tiempo; los demás módulos aportan clientes, planes y reuniones sin introducirlos dos veces.
-
Klokka
Horas por cliente y proyecto, tarifas, márgenes y partes para enviar al cliente con un enlace protegido.
Descubre el producto -
Projekta
Planes, entregas y tareas de los proyectos: la tabla de proyectos con semáforo y la carga del equipo llegan a Klokka.
Descubre el producto -
Kore CRM
El registro de clientes compartido: quien ya es cliente en el CRM ya está disponible en Klokka, sin darlo de alta dos veces.
Descubre el producto -
Kalendo
El calendario de la agencia: el kick-off y las llamadas con el cliente se imputan a proyecto y actividad directamente desde el evento.
Descubre el producto
Alex