Timesheet per studi professionali: dalle ore alla parcella
Nello studio il tempo è quello che si fattura, ma a fine mese va ricostruito da agende, email e memoria. Con Klokka ogni ora nasce già sul cliente e sulla pratica giusti, con la sua tariffa: lo studio sa cosa fatturare, cosa ha già fatturato e cosa mandare al cliente.
Klokka per gli studi professionali
Una parcella a ore regge solo se le ore sono vere
Uno studio commercialista, legale o tecnico lavora per molti clienti alla volta, spesso nella stessa giornata. In Klokka il lavoro si descrive su quattro livelli — cliente, progetto, sotto-progetto, attività — e il progetto può essere la pratica, la causa o la commessa. La tariffa si imposta sul cliente, sul progetto o sul sotto-progetto e ogni registrazione la eredita: chi fattura trova le ore già valorizzate.
Non tutto il tempo dello studio è fatturabile: formazione interna, preventivi, lavoro compreso nel forfait. La fatturabilità si decide sul progetto o sul sotto-progetto, così le ore non fatturabili restano registrate, e contano per capire quanto rende un cliente, senza finire in fattura. Klokka non emette le fatture: prepara le ore e tiene il conto di quelle già esportate.
Cosa serve a uno studio che fattura a ore
Esigenze comuni a commercialisti, avvocati, studi di ingegneria e di architettura.
-
Tariffe per cliente e per pratica
Un cliente con la sua tariffa concordata, una pratica con un prezzo diverso, una fase a parte: ogni ora prende da sola la tariffa giusta.
-
Fatturabile e non fatturabile
Distinguere il tempo da mettere in parcella da quello che resta allo studio, senza smettere di misurarlo.
-
Ogni ora fatturata una volta
Sapere quali ore sono già finite in fattura, per non dimenticarne nessuna e per non rimetterle nel file del mese dopo.
-
Il dettaglio per il cliente
Rispondere a «su cosa avete lavorato?» con un rapportino ordinato, non con un foglio di calcolo ricostruito la sera prima.
Dall’incontro alla parcella: il giro di un mese
Esempio: come le ore di una pratica arrivano in fattura e al cliente, una volta sola.
-
1 Cliente → Studio Il cliente fissa un incontro con lo studio: dall’evento di Kalendo il professionista avvia la registrazione, e la riunione finisce sulla pratica giusta.
Kalendo -
2 Cliente → Studio Il lavoro chiesto dal cliente si registra col timer o a mano su cliente, progetto e attività: tariffa e fatturabilità arrivano dal progetto, l’importo si calcola da solo.
Klokka -
3 Studio → Cliente A fine mese il cliente riceve il rapportino con un link protetto: ore fatturabili e importi, mai costi interni o margine.
Klokka -
4 Studio → Cliente Lo studio esporta le ore per la fattura e le segna come esportate: il mese dopo l’esportazione propone solo quelle nuove.
Klokka
Cosa registri
Le sei cose che lo studio tiene sotto controllo con Klokka
Ognuna legata al cliente e alla pratica, e leggibile nei report quando serve.
- Le ore di ogni professionista, per cliente, pratica e attività
- Le tariffe orarie di cliente, progetto e sotto-progetto
- Le ore fatturabili e quelle che restano allo studio
- Le ore già esportate per la fattura, con data e autore
- I rapportini inviati ai clienti e chi li ha aperti
- Valore fatturabile, costo e margine di ogni pratica
Conti chiari per lo studio, dettaglio chiaro per il cliente
Lo stesso dato serve a chi fattura dentro lo studio e a chi paga fuori.
Per lo studio
- Le ore si registrano mentre si lavora, non a fine mese a memoria.
- Importi calcolati con la tariffa del cliente, del progetto o del sotto-progetto.
- Una tariffa cambiata non riscrive le ore già fatturate.
- Prima l’approvazione, poi la fattura: le ore in attesa non si segnano come esportate.
- Il margine di ogni cliente calcolato sulle ore reali, accanto al costo del lavoro.
Per il cliente
- Il dettaglio delle ore del periodo, voce per voce, in una pagina con il logo dello studio.
- Si apre dal browser, senza account e senza app da installare.
- Si scarica in PDF, da tenere insieme alla fattura.
- Nella lingua scelta per lui fra le sette dell’ecosistema.
Oltre il timer
Le funzioni che portano le ore dalla pratica alla parcella
Alcune sono estensioni di Klokka, da accendere quando servono.
-
Tariffe a cascata
La tariffa del sotto-progetto vince su quella del progetto, che vince su quella del cliente: ogni ora prende la più specifica.
-
Domande obbligatorie
Prima di chiudere una voce lo studio può chiedere il numero di pratica o il riferimento del cliente: in fattura le informazioni ci sono già.
-
Fatturazione
Con questa estensione le ore esportate restano segnate, con data e autore, e il filtro «Già esportate» propone solo quelle nuove.
-
Rapportini cliente
Link con password o codice via email, scadenza e storico degli accessi; le voci condivise diventano di sola lettura.
-
Gruppi di aziende
Il bilancio di un gruppo societario si registra una volta e compare nei report di ogni società collegata.
-
Privilegi separati
Rapportini, report di tutti gli utenti, costo interno dei colleghi: privilegi distinti nella tipologia, concessi solo a chi deve averli.
I prodotti Kamzan per lo studio che fattura a ore
Klokka misura il tempo; gli altri moduli gli portano clienti, incontri e commesse.
-
Klokka
Registrazione delle ore, tariffe, fatturabilità, rapportini cliente e marginalità di ogni pratica.
Scopri il prodotto -
Kore CRM
Lo stesso elenco clienti di Klokka: chi è già cliente nel CRM è pronto quando si registrano le ore.
Scopri il prodotto -
Kalendo
Il calendario dello studio: dagli incontri con i clienti si avvia la registrazione delle ore, senza doppio inserimento.
Scopri il prodotto -
Projekta
Piani, consegne e compiti delle commesse; con l’estensione Commesse il loro stato si legge in Klokka accanto alle ore.
Scopri il prodotto
Alex