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Zeiterfassung für Kanzleien: von den Stunden zur Honorarrechnung
In einer Kanzlei ist Zeit das, was abgerechnet wird – und doch muss sie am Monatsende aus Kalendern, E-Mails und dem Gedächtnis zusammengesucht werden. Mit Klokka entsteht jede Stunde gleich beim richtigen Mandanten und der richtigen Akte, mit ihrem Satz: Die Kanzlei weiß, was abzurechnen ist, was bereits abgerechnet wurde und was an den Mandanten geht.
Klokka für Kanzleien und Büros
Eine Abrechnung nach Stunden trägt nur, wenn die Stunden stimmen
Eine Steuerkanzlei, eine Anwaltskanzlei oder ein Ingenieurbüro arbeitet für viele Mandanten gleichzeitig, oft am selben Tag. In Klokka wird die Arbeit auf vier Ebenen beschrieben – Kunde, Projekt, Unterprojekt, Tätigkeit –, und das Projekt kann die Akte, das Verfahren oder der Auftrag sein. Der Satz wird beim Kunden, beim Projekt oder beim Unterprojekt hinterlegt, und jeder Eintrag übernimmt ihn: Wer abrechnet, findet die Stunden bereits bewertet vor.
Nicht jede Stunde der Kanzlei ist abrechenbar: interne Fortbildung, Angebote, Arbeit, die in einer Pauschale enthalten ist. Die Abrechenbarkeit wird am Projekt oder Unterprojekt festgelegt, so bleiben nicht abrechenbare Stunden erfasst – und zählen, wenn Sie sehen wollen, was ein Mandant einbringt –, ohne auf der Rechnung zu landen. Klokka stellt keine Rechnungen aus: Es bereitet die Stunden vor und behält im Blick, welche bereits exportiert wurden.
Was eine Kanzlei braucht, die nach Stunden abrechnet
Anforderungen, die Steuerberater, Anwälte, Ingenieur- und Architekturbüros teilen.
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Sätze pro Mandant und pro Akte
Ein Mandant mit vereinbartem Satz, eine Akte mit anderem Preis, eine Phase für sich: Jede Stunde erhält von selbst den richtigen Satz.
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Abrechenbar und nicht abrechenbar
Die Zeit für die Honorarrechnung von der Zeit trennen, die die Kanzlei selbst trägt – ohne aufzuhören, sie zu messen.
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Jede Stunde einmal abgerechnet
Wissen, welche Stunden schon in einer Rechnung stehen, damit keine vergessen wird und keine in der Datei des Folgemonats wieder auftaucht.
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Die Einzelheiten für den Mandanten
Auf «Woran haben Sie gearbeitet?» mit einem geordneten Rapport antworten, nicht mit einer Tabelle, die am Vorabend zusammengestellt wurde.
Vom Termin zur Honorarrechnung: ein Monat im Ablauf
Beispiel: wie die Stunden einer Akte in die Rechnung und zum Mandanten gelangen, genau einmal.
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1 Mandant → Kanzlei Der Mandant vereinbart einen Termin mit der Kanzlei: Aus dem Kalendo-Termin startet die Fachkraft die Erfassung, und die Besprechung landet bei der richtigen Akte.
Kalendo -
2 Mandant → Kanzlei Die beauftragte Arbeit wird mit dem Timer oder von Hand auf Kunde, Projekt und Tätigkeit erfasst: Satz und Abrechenbarkeit kommen vom Projekt, der Betrag wird automatisch berechnet.
Klokka -
3 Kanzlei → Mandant Am Monatsende erhält der Mandant den Rapport über einen geschützten Link: abrechenbare Stunden und Beträge, nie interne Kosten oder Marge.
Klokka -
4 Kanzlei → Mandant Die Kanzlei exportiert die Stunden für die Rechnung und markiert sie als exportiert: Im Folgemonat bietet der Export nur die neuen an.
Klokka
Was Sie erfassen
Sechs Dinge, die die Kanzlei mit Klokka im Griff hat
Jedes mit Mandant und Akte verknüpft und bei Bedarf in den Berichten lesbar.
- Die Stunden jeder Fachkraft, nach Mandant, Akte und Tätigkeit
- Die Stundensätze von Kunde, Projekt und Unterprojekt
- Abrechenbare Stunden und solche, die die Kanzlei selbst trägt
- Bereits für die Rechnung exportierte Stunden, mit Datum und Urheber
- An Mandanten gesendete Rapporte und wer sie geöffnet hat
- Abrechenbarer Wert, Kosten und Marge jeder Akte
Klare Zahlen für die Kanzlei, klare Einzelheiten für den Mandanten
Dieselben Daten dienen dem, der in der Kanzlei abrechnet, und dem, der draußen bezahlt.
Für die Kanzlei
- Stunden werden während der Arbeit erfasst, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
- Beträge berechnet mit dem Satz von Kunde, Projekt oder Unterprojekt.
- Ein geänderter Satz schreibt bereits abgerechnete Stunden nicht um.
- Erst die Freigabe, dann die Rechnung: Stunden in Freigabe lassen sich nicht als exportiert markieren.
- Die Marge jedes Mandanten auf echten Stunden berechnet, neben den Kosten der Arbeit.
Für den Mandanten
- Die Stunden des Zeitraums, Eintrag für Eintrag, auf einer Seite mit dem Logo der Kanzlei.
- Öffnet sich im Browser, ohne Konto und ohne App-Installation.
- Als PDF herunterladbar, um es zur Rechnung zu legen.
- In der für ihn gewählten Sprache, eine der sieben des Ökosystems.
Mehr als ein Timer
Die Funktionen, die Stunden von der Akte zur Honorarrechnung bringen
Einige sind Erweiterungen von Klokka, die Sie bei Bedarf einschalten.
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Gestaffelte Sätze
Der Satz des Unterprojekts geht dem des Projekts vor, dieser dem des Kunden: Jede Stunde erhält den spezifischsten.
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Pflichtfragen
Bevor ein Eintrag abgeschlossen wird, kann die Kanzlei das Aktenzeichen oder die Referenz des Mandanten verlangen: Bei der Abrechnung liegen die Angaben schon vor.
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Abrechnung
Mit dieser Erweiterung bleiben exportierte Stunden markiert, mit Datum und Urheber, und der Filter «Bereits exportiert» bietet nur die neuen an.
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Kundenrapporte
Link mit Passwort oder Code per E-Mail, Ablaufdatum und Zugriffsverlauf; geteilte Einträge werden schreibgeschützt.
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Unternehmensgruppen
Der Abschluss einer Unternehmensgruppe wird einmal erfasst und erscheint in den Berichten jeder verknüpften Gesellschaft.
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Getrennte Privilegien
Kundenrapporte, Berichte über alle Benutzer, interne Kosten der Kollegen: getrennte Privilegien in der Typologie, nur an diejenigen vergeben, die sie brauchen.
Die Kamzan-Produkte für die Kanzlei, die nach Stunden abrechnet
Klokka misst die Zeit; die anderen Module liefern Mandanten, Termine und Aufträge.
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Klokka
Zeiterfassung, Sätze, Abrechenbarkeit, Kundenrapporte und die Marge jeder Akte.
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Kore CRM
Dieselbe Kundenliste wie Klokka: Wer im CRM schon Kunde ist, steht bereit, wenn Stunden erfasst werden.
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Kalendo
Der Kalender der Kanzlei: Aus Mandantenterminen startet die Zeiterfassung, ohne doppelte Eingabe.
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Projekta
Pläne, Lieferungen und Aufgaben jedes Auftrags; mit der Erweiterung Aufträge steht ihr Stand in Klokka neben den Stunden.
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Alex