Feuilles de temps pour cabinets : des heures aux honoraires
Dans un cabinet, le temps est ce qui se facture, et pourtant, en fin de mois, il faut le reconstituer à partir des agendas, des e-mails et de la mémoire. Avec Klokka, chaque heure naît directement sur le bon client et le bon dossier, avec son taux : le cabinet sait quoi facturer, ce qu’il a déjà facturé et quoi envoyer au client.
Klokka pour les cabinets
Des honoraires au temps passé ne tiennent que si les heures sont justes
Un cabinet d’expertise comptable, d’avocats ou un bureau d’études travaille pour de nombreux clients à la fois, souvent dans la même journée. Dans Klokka, le travail se décrit sur quatre niveaux — client, projet, sous-projet, activité — et le projet peut être le dossier, l’affaire ou la mission. Le taux se fixe sur le client, le projet ou le sous-projet, et chaque saisie en hérite : celui qui facture trouve les heures déjà valorisées.
Tout le temps du cabinet n’est pas facturable : formation interne, devis, travail compris dans un forfait. La facturabilité se décide sur le projet ou le sous-projet ; les heures non facturables restent donc saisies, et comptent pour savoir ce que rapporte un client, sans finir sur la facture. Klokka n’émet pas de factures : il prépare les heures et tient le compte de celles déjà exportées.
Ce dont a besoin un cabinet qui facture au temps passé
Des besoins communs aux experts-comptables, avocats, bureaux d’ingénierie et cabinets d’architecture.
-
Des taux par client et par dossier
Un client avec son taux convenu, un dossier à un autre prix, une phase à part : chaque heure prend d’elle-même le bon taux.
-
Facturable et non facturable
Séparer le temps qui va sur la note d’honoraires de celui que le cabinet garde à sa charge, sans cesser de le mesurer.
-
Chaque heure facturée une fois
Savoir quelles heures sont déjà parties en facture, pour n’en oublier aucune et ne pas les remettre dans le fichier du mois suivant.
-
Le détail pour le client
Répondre à « sur quoi avez-vous travaillé ? » avec un relevé clair, pas avec un tableur refait la veille au soir.
Du rendez-vous aux honoraires : le cycle d’un mois
Exemple : comment les heures d’un dossier arrivent sur la facture et chez le client, une seule fois.
-
1 Client → Cabinet Le client fixe un rendez-vous avec le cabinet : depuis l’événement Kalendo, le professionnel lance la saisie, et la réunion arrive sur le bon dossier.
Kalendo -
2 Client → Cabinet Le travail demandé par le client se saisit au chronomètre ou à la main sur client, projet et activité : taux et facturabilité viennent du projet, le montant se calcule tout seul.
Klokka -
3 Cabinet → Client En fin de mois, le client reçoit le relevé par un lien protégé : heures facturables et montants, jamais de coûts internes ni de marge.
Klokka -
4 Cabinet → Client Le cabinet exporte les heures pour la facture et les marque comme exportées : le mois suivant, l’export ne propose que les nouvelles.
Klokka
Ce que vous suivez
Les six choses que le cabinet garde sous contrôle avec Klokka
Chacune liée au client et au dossier, et lisible dans les rapports quand il le faut.
- Les heures de chaque professionnel, par client, dossier et activité
- Les taux horaires du client, du projet et du sous-projet
- Les heures facturables et celles que garde le cabinet
- Les heures déjà exportées pour la facture, avec date et auteur
- Les relevés envoyés aux clients et qui les a ouverts
- Valeur facturable, coût et marge de chaque dossier
Des comptes clairs pour le cabinet, un détail clair pour le client
La même donnée sert à celui qui facture dans le cabinet et à celui qui paie au-dehors.
Pour le cabinet
- Les heures se saisissent pendant le travail, pas de mémoire en fin de mois.
- Des montants calculés avec le taux du client, du projet ou du sous-projet.
- Un taux modifié ne réécrit pas les heures déjà facturées.
- D’abord l’approbation, ensuite la facture : les heures en attente ne se marquent pas comme exportées.
- La marge de chaque client calculée sur les heures réelles, face au coût du travail.
Pour le client
- Le détail des heures de la période, entrée par entrée, sur une page au logo du cabinet.
- Il s’ouvre dans le navigateur, sans compte ni application à installer.
- Il se télécharge en PDF, à conserver avec la facture.
- Dans la langue choisie pour lui parmi les sept de l’écosystème.
Au-delà du chronomètre
Les fonctions qui mènent les heures du dossier aux honoraires
Certaines sont des extensions de Klokka, à activer quand vous en avez besoin.
-
Taux en cascade
Le taux du sous-projet l’emporte sur celui du projet, qui l’emporte sur celui du client : chaque heure prend le plus précis.
-
Questions obligatoires
Avant de clore une entrée, le cabinet peut demander le numéro de dossier ou la référence du client : au moment de facturer, l’information est déjà là.
-
Facturation
Avec cette extension, les heures exportées restent marquées, avec date et auteur, et le filtre « Déjà exportées » ne propose que les nouvelles.
-
Relevés client
Un lien avec mot de passe ou code par e-mail, une date d’expiration et un historique des accès ; les entrées partagées passent en lecture seule.
-
Groupes d’entreprises
Les comptes d’un groupe de sociétés se saisissent une fois et apparaissent dans les rapports de chaque société liée.
-
Des privilèges séparés
Relevés client, rapports sur tous les utilisateurs, coût interne des collègues : des privilèges distincts dans la typologie, accordés seulement à ceux qui en ont besoin.
Les produits Kamzan pour le cabinet qui facture au temps passé
Klokka mesure le temps ; les autres modules lui apportent clients, rendez-vous et missions.
-
Klokka
Saisie des heures, taux, facturabilité, relevés client et marge de chaque dossier.
Découvrir le produit -
Kore CRM
La même liste de clients que Klokka : qui est déjà client dans le CRM est prêt au moment de saisir les heures.
Découvrir le produit -
Kalendo
Le calendrier du cabinet : la saisie des heures part des rendez-vous clients, sans double saisie.
Découvrir le produit -
Projekta
Plans, livraisons et tâches de chaque mission ; avec l’extension Commandes, leur état se lit dans Klokka à côté des heures.
Découvrir le produit
Alex