Hojas de horas para despachos: de las horas a la minuta
En un despacho el tiempo es lo que se factura, pero a final de mes hay que reconstruirlo a partir de agendas, correos y memoria. Con Klokka cada hora nace ya en el cliente y el expediente correctos, con su tarifa: el despacho sabe qué facturar, qué ha facturado ya y qué enviar al cliente.
Klokka para despachos profesionales
Una minuta por horas solo se sostiene si las horas son reales
Una asesoría, un bufete o un estudio técnico trabaja para muchos clientes a la vez, a menudo en el mismo día. En Klokka el trabajo se describe en cuatro niveles —cliente, proyecto, subproyecto, actividad— y el proyecto puede ser el expediente, el pleito o el encargo. La tarifa se fija en el cliente, en el proyecto o en el subproyecto, y cada registro la hereda: quien factura encuentra las horas ya valoradas.
No todo el tiempo del despacho es facturable: formación interna, presupuestos, trabajo incluido en una iguala. La facturabilidad se decide en el proyecto o el subproyecto, así que las horas no facturables quedan registradas, y cuentan para saber cuánto rinde un cliente, sin acabar en la factura. Klokka no emite facturas: prepara las horas y lleva la cuenta de las ya exportadas.
Lo que necesita un despacho que factura por horas
Necesidades comunes a asesorías, bufetes, estudios de ingeniería y de arquitectura.
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Tarifas por cliente y por expediente
Un cliente con su tarifa pactada, un expediente con otro precio, una fase aparte: cada hora toma sola la tarifa correcta.
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Facturable y no facturable
Separar el tiempo que va a la minuta del que asume el despacho, sin dejar de medirlo.
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Cada hora facturada una vez
Saber qué horas ya han ido a factura, para no olvidar ninguna y no volver a meterlas en el archivo del mes siguiente.
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El detalle para el cliente
Responder a «¿en qué habéis trabajado?» con un parte ordenado, no con una hoja de cálculo rehecha la noche anterior.
De la reunión a la minuta: el ciclo de un mes
Ejemplo: cómo las horas de un expediente llegan a la factura y al cliente, una sola vez.
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1 Cliente → Despacho El cliente fija una reunión con el despacho: desde el evento de Kalendo el profesional inicia el registro, y la reunión queda en el expediente correcto.
Kalendo -
2 Cliente → Despacho El trabajo que pide el cliente se registra con el temporizador o a mano en cliente, proyecto y actividad: tarifa y facturabilidad vienen del proyecto y el importe se calcula solo.
Klokka -
3 Despacho → Cliente A final de mes el cliente recibe el parte con un enlace protegido: horas facturables e importes, nunca costes internos ni margen.
Klokka -
4 Despacho → Cliente El despacho exporta las horas para la factura y las marca como exportadas: el mes siguiente la exportación propone solo las nuevas.
Klokka
Lo que registras
Las seis cosas que el despacho tiene bajo control con Klokka
Cada una ligada al cliente y al expediente, y legible en los informes cuando hace falta.
- Las horas de cada profesional, por cliente, expediente y actividad
- Las tarifas por hora de cliente, proyecto y subproyecto
- Las horas facturables y las que asume el despacho
- Las horas ya exportadas para la factura, con fecha y autor
- Los partes enviados a los clientes y quién los ha abierto
- Valor facturable, coste y margen de cada expediente
Cuentas claras para el despacho, detalle claro para el cliente
El mismo dato sirve a quien factura dentro del despacho y a quien paga fuera.
Para el despacho
- Las horas se registran mientras se trabaja, no a final de mes de memoria.
- Importes calculados con la tarifa del cliente, del proyecto o del subproyecto.
- Un cambio de tarifa no reescribe las horas ya facturadas.
- Primero la aprobación, luego la factura: las horas pendientes no se marcan como exportadas.
- El margen de cada cliente calculado sobre horas reales, junto al coste del trabajo.
Para el cliente
- El detalle de las horas del periodo, entrada por entrada, en una página con el logotipo del despacho.
- Se abre en el navegador, sin cuenta y sin aplicaciones que instalar.
- Se descarga en PDF, para guardarlo junto a la factura.
- En el idioma elegido para él entre los siete del ecosistema.
Más allá del temporizador
Las funciones que llevan las horas del expediente a la minuta
Algunas son extensiones de Klokka, que se activan cuando hacen falta.
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Tarifas en cascada
La tarifa del subproyecto prevalece sobre la del proyecto, que prevalece sobre la del cliente: cada hora toma la más específica.
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Preguntas obligatorias
Antes de cerrar una entrada el despacho puede pedir el número de expediente o la referencia del cliente: a la hora de facturar, la información ya está.
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Facturación
Con esta extensión las horas exportadas quedan marcadas, con fecha y autor, y el filtro «Ya exportados» propone solo las nuevas.
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Partes para el cliente
Enlace con contraseña o código por correo, caducidad e historial de accesos; las entradas compartidas pasan a ser de solo lectura.
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Grupos de empresas
Las cuentas de un grupo societario se registran una vez y aparecen en los informes de cada sociedad vinculada.
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Privilegios separados
Partes, informes de todos los usuarios, coste interno de los compañeros: privilegios distintos dentro de la tipología, concedidos solo a quien debe tenerlos.
Los productos Kamzan para el despacho que factura por horas
Klokka mide el tiempo; los demás módulos le aportan clientes, reuniones y encargos.
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Klokka
Registro de horas, tarifas, facturabilidad, partes para el cliente y margen de cada expediente.
Descubre el producto -
Kore CRM
La misma lista de clientes que Klokka: quien ya es cliente en el CRM está listo cuando se registran las horas.
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Kalendo
El calendario del despacho: desde las reuniones con los clientes se inicia el registro de horas, sin introducir nada dos veces.
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Projekta
Planes, entregas y tareas de cada encargo; con la extensión Encargos su estado se lee en Klokka junto a las horas.
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Alex