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Extension de Klokka

Qui est absent, quand, et qui l’a autorisé.

Les demandes de congés partent de Klokka et arrivent à qui les gère ; les fermetures de l’entreprise se saisissent une fois et préviennent tout le monde ; les jours fériés du pays apparaissent tout seuls dans le calendrier. C’est l’extension qui fait exister la section « Absences », et elle est activée par défaut.

Demander une démo Vue d’ensemble de Klokka

Une demande, une décision écrite

La personne qui demande choisit le type — Congés, Permission, Maladie, et Récupération d’heures là où l’entreprise reconnaît les heures en plus —, les dates et, sur une seule journée, la plage horaire dans l’horaire de travail. Qui détient le privilège « Gestion des absences et des jours fériés » reçoit une notification et un e-mail, approuve ou refuse avec un motif, et le demandeur reçoit la réponse. Une absence saisie par un gestionnaire, même pour le compte d’un collègue, est déjà approuvée. Une demande approuvée peut être modifiée : elle repasse en attente, sauf si c’est un gestionnaire qui la change — elle reste alors approuvée et la personne est prévenue. L’entreprise décide si les membres saisissent eux-mêmes leurs absences, qui voit la section et si les absences approuvées des collègues sont visibles ; celles en attente ou refusées restent privées.

Comment ça marche

  1. Nouvelle demande

    Depuis la section « Absences », ou en cliquant sur un jour du calendrier : type, dates, note. Sur une seule journée, on indique la plage, et Klokka affiche combien d’heures elle compte, pause déjeuner exclue.

  2. Approuvez ou refusez

    Le gestionnaire ouvre la demande depuis la notification ou l’e-mail et choisit « Approuver » ou « Refuser », avec un motif si besoin. Une demande déjà traitée ne se traite pas une seconde fois.

  3. Fermetures et jours fériés

    Dans Paramètres → « Jours fériés », on choisit le pays et on ajoute la fête patronale. Les fermetures de l’entreprise se saisissent depuis le calendrier : un jour ou une période, éventuellement récurrente chaque année.

Qui était en congé, et qui l’avait approuvé, se lit dans Klokka. Cela ne se reconstitue pas à partir des e-mails.

Ce que vous pouvez faire

  • Avis de fermeture par e-mail

    En enregistrant une fermeture, on prévient les employés, en choisissant qui. Avec un préavis trop court, Klokka le signale et demande confirmation ; si la fermeture est supprimée, les personnes prévenues reçoivent l’annulation.

  • Jours fériés chargés tout seuls

    Une fois le pays choisi, les jours fériés nationaux apparaissent dans le calendrier des absences. La fête patronale, qui change d’une ville à l’autre, s’ajoute avec un nom et une date.

  • Sur le calendrier de l’entreprise, sans détails

    Là où il y a un calendrier de l’entreprise, les absences approuvées apparaissent comme « Nom — Absent » : nom et dates, jamais le type ni le motif. Les fermetures y figurent en journées entières. Qui doit rester en dehors est exclu.

  • Sur votre propre calendrier

    Chacun peut envoyer ses absences vers l’un de ses calendriers Kalendo : celles en attente apparaissent avec « (TBC) » et deviennent définitives à l’approbation.

  • Les annulées restent écrites

    Une demande retirée ne disparaît pas : elle reste dans « Demandes annulées », avec le statut qu’elle avait — en attente ou déjà approuvée.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si l’on désactive l’extension ?

La section « Absences » disparaît, avec les demandes, les fermetures et les paramètres des absences et jours fériés. Les heures s’enregistrent comme avant.

Les collègues voient-ils que je suis en arrêt maladie ?

Pas sur le calendrier de l’entreprise : seul « Absent » apparaît. Dans la section Absences, ils voient les absences approuvées des autres seulement si l’entreprise l’a permis.

Le décompte des congés restants est-il compris ?

Non : ce qui est dû et ce qui reste, c’est « Décompte des congés et permissions » qui le tient. Sans elle, les demandes passent quand même et personne ne les compte.

Peut-on toujours demander une récupération d’heures ?

Seulement là où l’entreprise met les heures en plus en récupération, avec l’extension « Heures en plus ». Sinon le type « Récupération d’heures » n’apparaît pas, et le serveur le refuse de toute façon.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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