Erweiterung von Klokka
Wer fehlt, wann, und wer es genehmigt hat.
Urlaubs- und Freistellungsanträge starten in Klokka und erreichen die zuständige Person; Betriebsschließungen werden einmal eingetragen und benachrichtigen alle; die Feiertage des Landes erscheinen von selbst im Kalender. Diese Erweiterung lässt den Bereich «Abwesenheiten» entstehen und ist standardmäßig aktiv.
Ein Antrag, eine schriftliche Entscheidung
Wer beantragt, wählt die Art — Urlaub, Freistellung, Krankheit und Stundenausgleich, wo das Unternehmen Mehrstunden anerkennt —, die Daten und bei einem einzelnen Tag das Zeitfenster innerhalb der Arbeitszeit. Wer das Privileg «Verwaltung von Abwesenheiten und Feiertagen» hat, erhält Benachrichtigung und E-Mail, genehmigt oder lehnt mit Begründung ab, und die antragstellende Person erhält das Ergebnis. Eine Abwesenheit, die die Verwaltung einträgt, auch für einen Kollegen, ist bereits genehmigt. Ein genehmigter Antrag lässt sich ändern: Er geht zurück in die Prüfung, es sei denn, die Verwaltung ändert ihn — dann bleibt er genehmigt und die Person wird benachrichtigt. Das Unternehmen entscheidet, ob Mitglieder ihre Abwesenheiten selbst eintragen, wer den Bereich sieht und ob genehmigte Abwesenheiten von Kollegen sichtbar sind; offene oder abgelehnte bleiben privat.
So funktioniert es
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Neuer Antrag
Im Bereich «Abwesenheiten» oder per Klick auf einen Kalendertag: Art, Daten, Notiz. Bei einem einzelnen Tag geben Sie das Zeitfenster an, und Klokka zeigt, wie viele Stunden es zählt, Mittagspause ausgenommen.
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Genehmigen oder ablehnen
Die Verwaltung öffnet den Antrag aus der Benachrichtigung oder der E-Mail und wählt «Genehmigen» oder «Ablehnen», bei Bedarf mit Begründung. Ein bereits bearbeiteter Antrag wird kein zweites Mal bearbeitet.
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Schließungen und Feiertage
Unter Einstellungen → «Feiertage» wählen Sie das Land und ergänzen den lokalen Patronatstag. Betriebsschließungen tragen Sie im Kalender ein: ein Tag oder ein Zeitraum, auf Wunsch jährlich wiederkehrend.
Wer im Urlaub war und wer ihn genehmigt hat, steht in Klokka. Es wird nicht aus E-Mails rekonstruiert.
Was Sie tun können
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Schließungshinweis per E-Mail
Beim Speichern einer Schließung benachrichtigen Sie die Mitarbeitenden und wählen, wen. Bei zu kurzer Vorankündigung weist Klokka darauf hin und bittet um Bestätigung; wird die Schließung gelöscht, erhalten die Benachrichtigten die Absage.
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Feiertage von selbst geladen
Ist das Land gewählt, erscheinen die gesetzlichen Feiertage im Abwesenheitskalender. Der Patronatstag, der von Stadt zu Stadt wechselt, wird mit Name und Datum ergänzt.
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Im Firmenkalender, ohne Details
Wo es einen Firmenkalender gibt, erscheinen genehmigte Abwesenheiten als «Name — Abwesend»: Name und Daten, nie die Art oder die Begründung. Schließungen landen dort als ganze Tage. Wer nicht erscheinen soll, wird ausgeschlossen.
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Im eigenen Kalender
Jede Person kann ihre Abwesenheiten in einen eigenen Kalendo-Kalender übertragen: offene erscheinen mit «(TBC)» und werden mit der Genehmigung endgültig.
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Stornierte bleiben verzeichnet
Ein zurückgezogener Antrag verschwindet nicht: Er bleibt unter «Stornierte Anträge», mit dem Status, den er hatte — offen oder bereits genehmigt.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Erweiterung ausgeschaltet wird?
Der Bereich «Abwesenheiten» verschwindet, mit den Anträgen, den Schließungen und den Einstellungen zu Abwesenheiten und Feiertagen. Stunden werden wie bisher erfasst.
Sehen Kollegen, dass ich krank bin?
Im Firmenkalender nicht: Dort steht nur «Abwesend». Im Bereich Abwesenheiten sehen sie genehmigte Abwesenheiten anderer nur, wenn das Unternehmen es erlaubt hat.
Ist die Zählung des Resturlaubs enthalten?
Nein: Wie viel zusteht und wie viel bleibt, führt «Zählung von Urlaub und Freistellung». Ohne sie gehen Anträge trotzdem durch, und niemand zählt sie.
Kann Stundenausgleich immer beantragt werden?
Nur wo das Unternehmen Mehrstunden als Freizeitausgleich ansammelt, mit der Erweiterung «Mehrstunden». Sonst erscheint die Art «Stundenausgleich» nicht, und der Server lehnt sie ohnehin ab.
Die anderen Funktionen von Klokka
Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.
Alex