Extensión de Klokka
Quién está fuera, cuándo, y quién lo autorizó.
Las solicitudes de vacaciones y permisos salen de Klokka y llegan a quien las gestiona; los cierres de empresa se escriben una vez y avisan a todos; los festivos del país aparecen solos en el calendario. Es la extensión que hace existir la sección «Ausencias», y viene activada por defecto.
Una solicitud, una decisión por escrito
Quien solicita elige el tipo — Vacaciones, Permiso, Enfermedad, y Recuperación de horas donde la empresa reconoce las horas extra —, las fechas y, en un solo día, la franja horaria dentro del horario laboral. Quien tiene el privilegio «Gestión de ausencias y festivos» recibe notificación y email, aprueba o rechaza con un motivo, y quien lo pidió recibe el resultado. Una ausencia introducida por quien gestiona, también en nombre de un compañero, ya está aprobada. Una solicitud aprobada se puede modificar: vuelve a estar pendiente, salvo que la cambie quien gestiona — entonces sigue aprobada y se avisa a la persona. La empresa decide si los miembros introducen sus propias ausencias, quién ve la sección y si se ven las ausencias aprobadas de los compañeros; las pendientes o rechazadas siguen siendo privadas.
Cómo funciona
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Nueva solicitud
Desde la sección «Ausencias», o haciendo clic en un día del calendario: tipo, fechas, nota. En un solo día se indica la franja, y Klokka muestra cuántas horas cuenta, pausa para comer excluida.
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Aprueba o rechaza
Quien gestiona abre la solicitud desde la notificación o el email y elige «Aprobar» o «Rechazar», con un motivo si hace falta. Una solicitud ya gestionada no se gestiona dos veces.
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Cierres y festivos
En Ajustes → «Festivos» se elige el país y se añade la fiesta del patrón. Los cierres de empresa se introducen desde el calendario: un día o un periodo, incluso recurrente cada año.
Quién estaba de vacaciones, y quién las aprobó, se lee en Klokka. No se reconstruye a partir de los emails.
Qué puedes hacer
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Aviso de cierre por email
Al guardar un cierre se avisa a los empleados, eligiendo a quién. Con un preaviso demasiado corto Klokka lo señala y pide confirmación; si el cierre se elimina, quien fue avisado recibe la anulación.
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Festivos cargados solos
Elegido el país, los festivos nacionales aparecen en el calendario de ausencias. La fiesta del patrón, que cambia de una ciudad a otra, se añade con nombre y fecha.
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En el calendario de empresa, sin detalles
Donde hay calendario de empresa, las ausencias aprobadas aparecen como «Nombre — Ausente»: nombre y fechas, nunca el tipo ni el motivo. Los cierres van como días completos. A quien deba quedar fuera se le excluye.
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En tu propio calendario
Cada uno puede llevar sus ausencias a uno de sus calendarios de Kalendo: las pendientes aparecen con «(TBC)» y pasan a ser definitivas al aprobarse.
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Las anuladas quedan escritas
Una solicitud retirada no desaparece: queda en «Solicitudes anuladas», con el estado que tenía — pendiente o ya aprobada.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si se desactiva la extensión?
Desaparece la sección «Ausencias», con las solicitudes, los cierres y los ajustes de ausencias y festivos. Las horas se registran como antes.
¿Los compañeros ven si estoy de baja por enfermedad?
En el calendario de empresa no: solo aparece «Ausente». En la sección Ausencias ven las ausencias aprobadas de los demás solo si la empresa lo ha permitido.
¿Se incluye el recuento de vacaciones restantes?
No: cuántas corresponden y cuántas quedan lo lleva «Recuento de vacaciones y permisos». Sin ella, las solicitudes pasan igual y nadie las cuenta.
¿Se puede pedir siempre recuperación de horas?
Solo donde la empresa destina las horas extra a recuperación, con la extensión «Horas extra». Si no, el tipo «Recuperación de horas» no aparece, y el servidor lo rechaza de todos modos.
Las demás funcionalidades de Klokka
Prueba Klokka en tu empresa
Solicita una demo: te mostramos cómo Klokka simplifica el time tracking y el cómputo de horas.
Alex