Vários signatários
Todas as assinaturas chegam, sem andar atrás de ninguém
O cliente, o sócio, o fiador: cada um recebe o seu convite e assina quando pode, a partir de qualquer dispositivo. O kSign lembra o prazo, envia lembretes a quem falta e mostra-lhe num relance onde o documento parou.
O tempo perde-se entre uma assinatura e a seguinte
Assinar demora um minuto. O que atrasa um contrato semanas é todo o resto: perceber quem já assinou, lembrar-se de insistir, reencaminhar o PDF atualizado ao seguinte, perceber tarde demais que a proposta caducou. No kSign cada pedido tem os seus signatários, o seu prazo e os seus lembretes já definidos: o utilizador envia-o, o sistema faz o acompanhamento e o estado de cada um está sempre à vista.
Como funciona
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Adicione os signatários e escolha como assinam
Nome, e-mail e telefone de cada um, até dez pessoas por pedido. Depois uma única escolha: um documento assinado por todos, ou uma cópia assinada para cada um — um contrato entre o Studio Morelli e o seu cliente no primeiro caso, o aviso de privacidade aos colaboradores no segundo.
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Envia, e os convites partem
Cada signatário recebe um e-mail com a sua ligação pessoal e a data de expiração. Ninguém tem de criar uma conta nem instalar nada: abre o documento no telemóvel ou no computador, confirma a identidade e assina.
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O kSign acompanha o pedido até ao fim
Quem ainda não assinou recebe lembretes nos dias definidos; o utilizador vê quem abriu, quem assinou e quem falta. Quando o último assina, a cópia assinada segue sozinha por e-mail. Se o tempo acabar, o pedido fecha como expirado.
O contrato já não fica parado na secretária de ninguém.
O que pode fazer
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Coassinatura no mesmo documento
Todos assinam o mesmo PDF, um de cada vez e sem uma ordem imposta: quem chega primeiro assina primeiro. Quando um termina, os outros recebem o e-mail «É a sua vez de assinar». Depois da última assinatura, o documento recebe uma única assinatura criptográfica que o sela por inteiro.
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Uma cópia assinada para cada um
Para os documentos que cada um assina por si — regulamento interno, aviso de privacidade, autorização — cada pessoa recebe e assina a sua própria cópia, sem esperar pelos outros. Ficam tantas cópias assinadas quantos os signatários, cada uma transferível em separado.
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Prazo em cada pedido
A empresa define o prazo predefinido, de 1 a 365 dias, e cada convite indica-o. Passada a data a ligação deixa de valer e o pedido fecha sozinho como expirado: uma proposta antiga não é assinada por engano seis meses depois.
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Lembretes automáticos e insistência manual
Escolha em que dias após o envio sai o lembrete: o kSign só escreve a quem ainda não assinou, no máximo uma vez por dia. Se for precisa uma ajuda extra, «Enviar lembrete» a partir do pedido chega de imediato a todos os que faltam.
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Uma lista que diz em que ponto está
Os pedidos dividem-se em Todos, Em espera, Assinados, Rascunhos e Expirados e anulados, com a contagem ao lado. No detalhe vê o estado de cada signatário e, se um acordo cair, anula o pedido: as ligações deixam de funcionar de imediato.
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E-mails claros, na língua de quem os recebe
Convite, lembrete, vez de assinar, confirmação com o PDF assinado em anexo, aviso de recusa: cada passo tem o seu e-mail, com a marca da sua empresa. Existem em sete línguas, e o kSign usa a do destinatário quando a conhece.
| O que acontece | Coassinatura | Cópia individual |
|---|---|---|
| Um só documento com todas as assinaturas | sim | não |
| Cada um assina a sua própria cópia | não | sim |
| Nenhuma ordem de assinatura imposta | sim | sim |
| Aviso «é a sua vez» aos outros após cada assinatura | sim | não |
| Cópia assinada a todos quando o último assina | sim | não |
| Cópia assinada a cada um logo que assina | não | sim |
| Prazo, lembretes e anulação | sim | sim |
A coassinatura é o modo predefinido. Com um só signatário, os dois modos dão o mesmo resultado.
Perguntas frequentes
Posso decidir quem assina primeiro?
Não: no kSign não há uma ordem de assinatura a definir. Na coassinatura o documento passa a uma pessoa de cada vez, mas a primeira que o abre é a que assina; os outros recebem o aviso quando é a sua vez. Na prática é a forma mais rápida de reunir as assinaturas, porque ninguém fica bloqueado à espera de um colega de férias.
O que acontece se um signatário recusar?
Na página de assinatura qualquer pessoa pode recusar, indicando também o motivo. Quem enviou o pedido recebe de imediato um e-mail de aviso, o pedido passa para os fechados e a recusa fica registada no histórico, com data e hora.
Com vários signatários, de quem é a assinatura criptográfica no PDF?
Na coassinatura cada pessoa deixa o seu quadro de assinatura, com nome, e-mail e instante; a assinatura criptográfica, pelo contrário, é uma só, aposta pelo kSign em nome da sua empresa depois do último signatário, e protege o documento completo de qualquer alteração posterior. As provas de quem assinou estão nos quadros, no certificado de cada um e no registo de eventos.
É possível mudar um signatário depois do envio?
Enquanto o pedido está em rascunho, signatários, documento e campos alteram-se livremente. Depois do envio, o caminho limpo é anular o pedido, o que invalida de imediato as ligações já enviadas, e enviar um novo com os dados corretos: assim ninguém assina uma versão que já não vale.
Os signatários precisam de uma conta?
Não. Basta a ligação no e-mail: a página de assinatura abre-se no browser, também no telemóvel, e só pede para confirmar a identidade com o código por SMS ou com o cartão de cidadão eletrónico italiano (CIE), conforme o nível escolhido para o pedido. Os utilizadores do kSign só são precisos para quem envia.
As outras funcionalidades do kSign
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Alex