Governação e portefólio
Sabe como está cada projeto sem ter de perguntar a ninguém
O semáforo calcula-se a partir de atrasos, marcos, horas e desvios ao plano. Ao lado estão o registo de riscos, problemas e decisões e os relatórios que fixam os números do dia: quando alguém pergunta «quem decidiu assim?», a resposta já está escrita.
Um projeto está verde até alguém dizer o contrário
O estado dos projetos é muitas vezes uma opinião: dada de viva voz por quem os acompanha, na reunião de segunda-feira. O Projekta parte dos dados — tarefas em atraso, marcos falhados ou próximos, horas consumidas face à estimativa, desvio em relação à fotografia do plano, problemas em aberto — e mostra a cor juntamente com os motivos. Quem sabe algo que os dados não sabem pode corrigi-la, mas tem de escrever porquê.
Como funciona
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O semáforo acende-se sozinho
Vermelho por um marco falhado, três ou mais tarefas em atraso, horas acima de 110% da estimativa ou um plano que derrapou mais de dez dias; amarelo para os sinais mais fracos. Cada cor traz consigo os seus motivos.
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Riscos, problemas e decisões num registo
Cada risco tem probabilidade e impacto de 1 a 5, uma mitigação e uma pessoa que o acompanha, avisada com uma notificação. As decisões trazem o seu porquê e as alternativas postas de lado.
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Um relatório fixa a fotografia
O relatório de estado conta o que correu bem, o que não correu e os próximos passos, e congela os números do dia: relido daqui a seis meses diz o que se sabia então, não o que se sabe agora.
O verde ganha-se com dados, não de boca.
O que pode fazer
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Correção manual, com motivo
A cor pode ser alterada, mas o motivo é obrigatório e o semáforo continua a mostrar o que os dados diriam. Quando a razão deixa de valer, com um clique volta-se a seguir os dados.
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O histórico do projeto
Tarefas criadas e alteradas, dependências desbloqueadas à mão, ficheiros carregados, riscos abertos, semáforos corrigidos, relatórios e comentários: tudo vai para o histórico, com quem o fez.
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Comentários com @
Nos comentários cita-se um colega do projeto com @: recebe uma notificação no Projekta e um email com o texto, e a ligação leva-o diretamente à discussão.
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Um painel por quadros
Escolha que quadros ver e por que ordem: resumo, projetos a ver, próximos prazos, tarefas por pessoa, horas registadas, marcos a chegar. A disposição vale só para si, no painel geral e no de cada projeto.
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O portefólio num relance
Todos os projetos em curso como kanban por estado, com o semáforo e as tarefas feitas em cada cartão, ou como Gantt por projeto ou por pessoa. Filtra-se por estado, cliente, responsável e pessoa.
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Quem trabalha em quê
A vista por pessoa mostra quantas tarefas abertas tem cada um e em que projetos: vê-se logo quem está sobrecarregado e quem pode pegar em mais.
Perguntas frequentes
De que depende a cor do semáforo?
De marcos falhados ou com prazo nos próximos sete dias e trabalho ainda aberto, tarefas em atraso, horas registadas face à estimativa, desvio em relação à fotografia do plano e problemas em aberto no registo. As horas só contam com o Klokka ativo e uma estimativa no projeto.
Porque é que os relatórios congelam os números?
Porque os dados do projeto mudam todos os dias. Um relatório escrito em setembro tem de dizer o que se sabia em setembro: semáforo e motivos, tarefas abertas e em atraso, marcos, horas, riscos e problemas em aberto ficam como estavam nesse dia.
O painel é igual para todos?
Não: cada pessoa escolhe os seus quadros e a sua ordem, e a escolha não mexe na dos colegas. O botão «Repor» leva a qualquer momento de volta aos quadros iniciais.
As outras funcionalidades do Projekta
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Alex