Funcionalidades
Tudo o que o Projekta faz, página a página
Cada funcionalidade tem a sua página: o que faz, como funciona, o que pode fazer, as perguntas mais frequentes. Os aprofundamentos estão sob a funcionalidade a que pertencem.
Visão geral do Projekta
Configurar o projeto
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Configurar o projeto
Projetos e modelos
Normalmente um projeto começa numa linha de uma folha de Excel, e a estrutura chega depois: as tarefas num e-mail, as horas noutra tabela, os prazos na cabeça de quem o vendeu. No Projekta abre um único painel e escreve tudo lá: subprojetos, tarefas, horas, marcos, pessoas. Guarda-se quando estiver pronto, tudo de uma vez.
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Configurar o projeto
Tarefas e vistas
O gestor de projeto quer a timeline, quem trabalha quer a sua lista, o cliente pergunta «em que ponto estamos?». Normalmente acaba em três ficheiros diferentes, e nenhum atualizado. No Projekta as tarefas são uma só e as vistas são muitas: quem move um cartão no quadro move-o para todos.
Planear
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Planear
Plano e desvio
O plano aprovado no início do projeto vive num Excel que ninguém atualiza ao fim de três semanas, e quando alguém pergunta «estamos atrasados?» a resposta é uma impressão. No Projekta o plano é feito das mesmas tarefas em que se trabalha: muda uma data e o que depende dela acompanha, congela o plano aprovado e daí em diante cada item diz quantos dias se desviou.
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Carga e atribuição
A tarefa urgente acaba sempre na mesma pessoa, a que responde logo, enquanto um colega com horas livres espera. Ninguém o faz de propósito: simplesmente não se vê quem está cheio. O Projekta mostra numa grelha quanto cada um já tem para fazer, propõe a quem dar o trabalho explicando porquê, e coloca as marcações diretamente na sua agenda.
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Simulações
O cliente pergunta «para quando?» e a data decide-se a olhar para o calendário a olho, esquecendo as férias de agosto e o outro projeto que ocupa as mesmas pessoas. Com «Simular entrega» o Projekta coloca o trabalho que falta nas agendas reais e diz-lhe em que dia termina, e quantos dias antes ou depois da data escrita no projeto.
Manter sob controlo
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Orçamento e encomendas
Orçamento de horas e encomendas
A bolsa de horas vendida distribui-se pelas rubricas do projeto. Com o Klokka ativo, ao lado de cada rubrica aparecem as horas realmente registadas, e os responsáveis recebem um aviso quando uma rubrica se esgota ou ultrapassa: quando ainda há tempo para decidir.
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Governação e portefólio
Governação, riscos e relatórios
O semáforo calcula-se a partir de atrasos, marcos, horas e desvios ao plano. Ao lado estão o registo de riscos, problemas e decisões e os relatórios que fixam os números do dia: quando alguém pergunta «quem decidiu assim?», a resposta já está escrita.
Trabalhar em conjunto
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Trabalhar em conjunto
Ficheiros, notas e entregas
Uma tarefa pode exigir a entrega de documentos: quem a fecha carrega os ficheiros e indica quais são a entrega. À volta, os ficheiros do projeto em pastas arrumadas e as notas de todos, no mesmo sítio.
Alex