Die Akte jedes Mitarbeitenden, vollständig und geordnet
Gesellschaften, Standorte, Mitarbeitende und ihre Dokumente an einem Ort, ohne Netzwerkordner und Excel-Tabellen: Sie sehen sofort, was fehlt, und senden mit der Erweiterung alles in die rechtskonforme Archivierung.
Personalakten verstreut zwischen Netzwerkordnern, E-Mails und Excel
Jeder Mitarbeitende hat Dokumente an verschiedenen Orten, die Dateinamen sagen nichts aus, und niemand weiß, welche Pflichtdokumente fehlen, bis jemand danach fragt.
Ohne Anagrafika
- Mitarbeiterdokumente verstreut zwischen Netzwerkordnern und E-Mails
- Dokumente in anonymen Ordnern, losgelöst vom Datensatz
- Niemand weiß, welche Pflichtdokumente fehlen
Mit Anagrafika
- Eine Akte pro Mitarbeitendem, nach Kategorien gegliedert
- Jedes Dokument mit dem Datensatz verknüpft, zu dem es gehört
- Vollständigkeit auf einen Blick, mit den fehlenden Pflichtdokumenten
Eine Akte für jeden Mitarbeitenden, von der Sammlung bis zur Aufbewahrung
Für jede Gesellschaft und jeden Mitarbeitenden hält Anagrafika die Unterlagen des Arbeitsverhältnisses zusammen: Sie laden sie einzeln oder zu Hunderten in die Akte, finden sie nach Kategorien geordnet und sehen sofort, welche Pflichtdokumente fehlen. Mit der Archivierungserweiterung senden Sie sie in die rechtskonforme Archivierung. Schluss mit verstreuten Ordnern: ein einziges Archiv, immer aktuell.
Gesellschaften, Standorte und Mitarbeitende am richtigen Platz
Jeder Mitarbeitende gehört zu einer Gesellschaft und einem Standort: Sie filtern die Liste nach Gesellschaft oder Standort, weisen vielen Mitarbeitenden Standort und Gesellschaft auf einmal zu und beschränken bei Bedarf den Zugriff der Nutzer auf eine Gesellschaft oder einen Standort.
Jedes Dokument in der richtigen Akte
Einstellungsschreiben, Verträge, Ausweisdokumente: Jede Datei liegt in der Akte des Mitarbeitenden, in ihrer Kategorie, mit allen Versionen. Hunderte Dateien? Der Massen-Upload erkennt Mitarbeitenden und Dokumenttyp am Dateinamen.
Mitarbeitende, Gesellschaften und Dokumente in einer einzigen Suche
Eine Suchleiste für alles: Sie tippen einen Namen, eine Gesellschaft oder ein Dokument ein und finden sofort den Mitarbeitenden, die Gesellschaft oder die Datei.
Alles, was Sie für die Personalakten brauchen
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Mitarbeitende und Gesellschaften
Alle Mitarbeitenden aller Gesellschaften in einer einzigen Liste: Suche nach Nachname, Personalnummer oder Steuernummer, Filter nach Gesellschaft und Standort, Änderungen in einem Schritt. Die italienische Steuernummer wird schon beim Eintippen geprüft.
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Mitarbeitende importieren
Sie übernehmen die Stammdaten einer ganzen Gesellschaft mit einer CSV-Datei in Anagrafika: Vorschau vor dem Bestätigen, automatisch angelegte Standorte, übersprungene Dubletten und ein Bericht Zeile für Zeile.
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Die Personalakte jeder Person
Jede Person hat ihre eigene Akte, nach Kategorien gegliedert: Sie sehen sofort, was fehlt, laden per Drag-and-drop in den richtigen Ordner hoch und behalten alle Versionen jedes Dokuments.
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Profile und Dokumenttypen
Legen Sie einmal fest, welche Dokumente für Angestellte, Führungskräfte oder Auszubildende nötig sind und welche verpflichtend. Starten Sie mit der Vorlage Default HR mit rund 89 Kategorien und passen Sie sie an.
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Massen-Upload von Dokumenten
Bis zu 300 Dateien auf einmal: Anagrafika erkennt Mitarbeitende und Dokumenttyp am Dateinamen, lernt aus Ihren Korrekturen und überspringt Duplikate. Mit der KI-Erweiterung liest es auch den Inhalt, mit lokalen Modellen.
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Rechtskonforme Langzeitarchivierung
Mit der Erweiterung „Digitale Archivierung“ senden Sie Mitarbeiterdokumente direkt aus der Akte an den Archivierungsdienstleister Intesi Group, einzeln oder alle zusammen, und behalten Register und Quittungen in Anagrafika.
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Öffentliche Links
Ein Link für ein einzelnes Dokument, gültig 1 bis 365 Tage, mit optionalem Passwort und Download erlaubt oder nicht. Empfänger öffnen die Datei ohne Konto; Sie sehen die Aufrufe und widerrufen jederzeit.
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Berechtigungen nach Gesellschaft und Standort
Jeder Benutzer sieht nur die Gesellschaften und Standorte, die Sie ihm zuweisen, und tut nur, was sein Benutzertyp erlaubt. Benutzer per CSV importierbar, Hinweise an die Administratoren, Oberfläche in 7 Sprachen.
Erweiterung · Rechtskonforme Archivierung
Die Dokumente in der Langzeitarchivierung, gesetzeskonform
Mit der Archivierungserweiterung speichert Anagrafika nicht nur: Es übermittelt die Dokumente nach den AgID-Regeln an den Archivierungsdienstleister Intesi Group, damit sie ihren vollen Rechtswert dauerhaft behalten. Dafür ist ein Vertrag mit dem Dienstleister nötig.
- AgID-Aufbewahrungsprofile Jeder Dokumenttyp ist dem richtigen AgID-Aufbewahrungsprofil zugeordnet, ohne jedes Mal daran denken zu müssen.
- Zertifikate und Testumgebung Sie laden das Zertifikat jeder Gesellschaft hoch, testen die Übergaben in der Testumgebung vor der Produktion und erhalten einen Hinweis, wenn das Zertifikat bald abläuft.
- Übergaberegister und Quittungen Sie verfolgen jedes Dokument von „ausstehend“ bis „aufbewahrt“ und laden die vom Archivar ausgestellten PDF- und XML-Quittungen herunter.
Häufige Fragen zu Anagrafika
Was ist die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung?
Es ist die digitale Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben: Die Dokumente werden gemäß den AgID-Regeln an einen Archivar übergeben und behalten über die Zeit ihre Rechtsgültigkeit, ohne Papier.
Kann ich die Aufbewahrung testen, bevor ich sie ernsthaft nutze?
Ja: Es gibt eine von der Produktion getrennte Staging-Umgebung, in der Sie Zertifikate und Übergaben prüfen, bevor die Aufbewahrung reale Wirkung hat.
Wie lade ich viele Mitarbeitende auf einmal hoch?
Mit dem CSV-Import: Anagrafika erkennt das Trennzeichen, zeigt eine Vorschau und meldet Fehler vor der Bestätigung.
Wo liegen die Dokumente?
In einem separaten, eigens für Anagrafika bestimmten Dokumentenarchiv auf der Kamzan-Infrastruktur; Sie melden sich mit dem zentralen Kamzan-Zugang an. Auch die Erweiterung für KI-Analyse nutzt lokale Kamzan-Modelle: Die Dokumente verlassen die Infrastruktur nicht.
Alex