Un prodotto

Il fascicolo di ogni dipendente, completo e in ordine

Società, sedi, dipendenti e i loro documenti in un unico posto, senza cartelle di rete e fogli Excel: vedi subito cosa manca e, con l’estensione, mandi tutto in conservazione a norma.

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Fascicoli del personale sparsi tra cartelle di rete, email ed Excel

Ogni dipendente ha documenti in posti diversi, i nomi dei file non dicono niente e nessuno sa quali documenti obbligatori mancano finché qualcuno non li chiede.

Senza Anagrafika

  • Documenti dei dipendenti sparsi tra cartelle di rete ed email
  • Documenti in cartelle anonime, scollegati dalla scheda
  • Nessuno sa quali documenti obbligatori mancano

Con Anagrafika

  • Un fascicolo per ogni dipendente, diviso per categorie
  • Ogni documento collegato alla scheda a cui appartiene
  • La completezza a colpo d’occhio, con i documenti obbligatori mancanti

Un fascicolo per ogni dipendente, dalla raccolta alla conservazione

Per ogni società e ogni dipendente, Anagrafika tiene insieme i documenti del rapporto di lavoro: li carichi nel fascicolo, uno alla volta o centinaia insieme, li ritrovi divisi per categoria e vedi subito quali documenti obbligatori mancano. Con l’estensione Conservazione Sostitutiva li mandi in conservazione a norma. Niente più cartelle sparse: un solo archivio, sempre aggiornato.

Società, sedi e dipendenti al loro posto

Ogni dipendente appartiene a una società e a una sede: filtri l’elenco per società o per sede, assegni sede e società a più dipendenti in un colpo solo e, se serve, limiti l’accesso degli utenti a una società o a una sede.

Import da CSV con anteprima Carichi l’elenco dei dipendenti da un CSV: le società e le sedi che mancano si creano da sole.

Ogni documento nel fascicolo giusto

Lettere di assunzione, contratti, documenti d’identità: ogni file sta nel fascicolo del dipendente, nella sua categoria, con tutte le versioni. Centinaia di file? Il caricamento massivo riconosce dipendente e tipologia dal nome del file.

Tipi documento configurabili Definisci categorie e tipologie, le attivi o disattivi e indichi quali sono obbligatorie.

Dipendenti, società e documenti da un’unica ricerca

Una sola barra di ricerca per tutto: digiti un nome, il nome di una società o di un documento e trovi subito il dipendente, la società o il file che cerchi.

Tutto da un solo punto Dipendenti, società e documenti nello stesso risultato, senza cambiare schermata.

Tutto quello che serve per i fascicoli del personale

  • Dipendenti e società

    Tutti i dipendenti di tutte le società in un elenco solo: cerchi per cognome, matricola o codice fiscale, filtri per società e sede, correggi a gruppi. Il codice fiscale viene controllato mentre lo scrivi.

  • Importare i dipendenti

    Porti in Anagrafika l’anagrafica di una società intera con un file CSV: anteprima prima di confermare, sedi create da sole, doppioni saltati e un resoconto riga per riga.

  • Il fascicolo di ogni dipendente

    Ogni dipendente ha il suo fascicolo diviso per categorie: vedi subito cosa manca, carichi trascinando il file sulla cartella giusta e tieni tutte le versioni di ogni documento.

  • Profili e tipologie documentali

    Decidi una volta quali documenti servono per un impiegato, un dirigente o un apprendista, e quali sono obbligatori. Parti dal preset Default HR con circa 89 categorie e adattalo.

  • Caricamento massivo dei documenti

    Fino a 300 file per volta: Anagrafika riconosce dipendente e tipologia dal nome del file, impara dalle correzioni e salta i doppioni. Con l’estensione AI li legge anche dal contenuto, su modelli locali.

  • Conservazione a norma

    Con l’estensione «Conservazione Sostitutiva» invii i documenti dei dipendenti al conservatore Intesi Group dal fascicolo, uno alla volta o tutti insieme, e tieni registro e ricevute in Anagrafika.

  • Link pubblici

    Un link per un solo documento, con scadenza da 1 a 365 giorni, password facoltativa e download consentito o no. Chi lo riceve apre il file senza account; tu vedi le visite e revochi quando vuoi.

  • Permessi per società e sede

    Ogni utente vede solo le società e le sedi che gli assegni, e fa solo quello che la sua tipologia consente. Utenti importabili da CSV, avvisi agli amministratori, interfaccia in 7 lingue.

Estensione · Conservazione a norma

I documenti in conservazione sostitutiva, a norma di legge

Con l’estensione Conservazione Sostitutiva, Anagrafika non si limita ad archiviare: invia i documenti al conservatore Intesi Group secondo le regole AgID, così mantengono pieno valore legale nel tempo. Serve un contratto con il conservatore.

  • Profili di conservazione AgID Ogni tipo di documento è associato al profilo di conservazione AgID corretto, senza doverci pensare ogni volta.
  • Certificati e ambiente di prova Carichi il certificato di ogni società, provi i versamenti nell’ambiente di prova prima della produzione e ricevi un avviso quando il certificato sta per scadere.
  • Registro dei versamenti e ricevute Segui ogni documento da “in attesa” a “conservato” e scarichi le ricevute PDF e XML rilasciate dal conservatore.

Domande frequenti su Anagrafika

Che cos’è la conservazione sostitutiva?

È la conservazione digitale a norma di legge: i documenti vengono versati a un conservatore secondo le regole AgID e mantengono valore legale nel tempo, senza bisogno della carta.

Posso provare la conservazione prima di usarla sul serio?

Sì: c’è un ambiente di staging separato dalla produzione, così verifichi certificati e versamenti prima che la conservazione abbia effetto reale.

Come carico molti dipendenti in una volta sola?

Con l’import da CSV: Anagrafika riconosce il separatore, mostra un’anteprima e segnala gli errori prima di confermare.

Dove finiscono i documenti?

In un archivio documenti separato e dedicato ad Anagrafika, sull’infrastruttura Kamzan; entri con l’accesso unico Kamzan. Anche l’estensione di analisi AI usa modelli locali Kamzan: i documenti non escono dall’infrastruttura.