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Ein Dokument nach außen geben? Ein Link — und Sie bestimmen, wie lange er gilt
Der Steuerberater will den Vertrag, die Prüferin das Lohnbuch, die Behörde die Bescheinigung. Statt eines Anhangs, der per E-Mail kreist und nie zurückkommt, schicken Sie einen Link, der abläuft, mit Passwort geschützt werden kann und sich mit einem Klick widerrufen lässt.
Das Dokument bleibt in der Akte, nach außen geht nur der Zugang
Eine an eine E-Mail angehängte Kopie entzieht sich Ihrer Kontrolle: Sie wird weitergeleitet, in einem Postfach vergessen, bleibt dort jahrelang. Mit den öffentlichen Links von Anagrafika verlässt das Dokument die Akte nicht. Wer den Link erhält, öffnet ihn im Browser, ohne Konto, auf einer Seite mit dem Logo Ihres Unternehmens; haben Sie den Download ausgeschaltet, kann er es nur ansehen. Sie wissen, wie oft es geöffnet wurde, und wenn es nicht mehr gebraucht wird, widerrufen Sie ihn. Den Link verschicken Sie selbst, über den Kanal, den Sie ohnehin nutzen: E-Mail, zertifizierte E-Mail, Nachricht.
So funktioniert es
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Sie erstellen den Link am Dokument
In der Akte öffnen Sie „Link teilen“ am Dokument: Sie geben ihm einen Namen, wählen die Gültigkeit in Tagen, von 1 bis 365, und auf Wunsch ein Passwort.
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Sie legen fest, was Empfänger tun dürfen
„Download erlauben“, wenn die Datei behalten werden soll, „Nur Ansicht“, wenn sie nur gelesen werden soll: PDFs und Bilder sind in jedem Fall in der Vorschau sichtbar.
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Kopieren, senden, im Blick behalten
„Link kopieren“ und einfügen, wo Sie ihn brauchen. Der Zähler zeigt die Aufrufe; bei Ablauf schließt er sich von selbst, oder Sie schließen ihn vorher mit „Link widerrufen“.
Das Dokument bleibt zu Hause. Nach außen geht nur ein Link, und Sie schließen ihn.
Was Sie tun können
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Immer mit Ablaufdatum
Jeder Link hat ein Enddatum, zwischen einem Tag und einem Jahr; ändern Sie nichts, gilt er eine Woche. Wer einen abgelaufenen Link öffnet, sieht eine Nachricht mit der Bitte, beim Absender einen neuen anzufordern.
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Optionales Passwort
Für besonders sensible Dokumente fügen Sie ein Passwort hinzu: Wer den Link öffnet, muss es eingeben, bevor er etwas sieht. Am besten schicken Sie es über einen anderen Kanal als den Link.
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Nur Ansicht oder Download
Bei ausgeschaltetem Download sieht der Empfänger das Dokument in der Vorschau, kann es aber nicht herunterladen. Bei eingeschaltetem Download kann er es speichern. Sie entscheiden Link für Link.
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Kein Konto für Empfänger
Externe Berater oder Behörden müssen sich nirgends registrieren: Sie öffnen den Link im Browser und finden das Dokument, auf einer Seite mit Logo und Farben Ihres Unternehmens.
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Alle aktiven Links auf einer Seite
Die Seite „Öffentliche Links“ listet die Dokumente, die gerade nach außen geteilt sind, mit Ablauf, Passwort und Aufrufen. Sie suchen nach Dokument, Person oder Gesellschaft und öffnen von dort die Akte oder widerrufen den Link.
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Die Akte zeigt es an
Ein geteiltes Dokument trägt in der Akte ein Kennzeichen mit der Zahl aktiver Links. Sie können mehrere für dasselbe Dokument anlegen — einen für den Steuerberater, einen für die Behörde — und sie getrennt widerrufen.
Häufige Fragen
Verschickt Anagrafika den Link per E-Mail?
Nein: Anagrafika erstellt den Link, Sie kopieren ihn und verschicken ihn über den Kanal Ihrer Wahl — E-Mail, zertifizierte E-Mail, eine Nachricht. So bestimmen Sie, wer ihn bekommt, und ein Passwort können Sie auf anderem Weg senden.
Kann ich eine ganze Akte mit einem Link teilen?
Nein, jeder Link öffnet genau ein Dokument. Das ist bewusste Vorsicht: Nach außen geht genau das Nötige und nichts weiter aus der Personalakte. Werden mehrere Dokumente gebraucht, erstellen Sie für jedes einen Link.
Wer darf einen öffentlichen Link erstellen?
Wer das Recht „Stammdatenverwaltung“ hat — standardmäßig Administratoren und Benutzer —, aber nur für Dokumente, die er ohnehin sehen darf: Ein Benutzer, der auf eine Gesellschaft oder einen Standort beschränkt ist, kann keine Dokumente von Personen außerhalb seines Bereichs teilen. Auch die Seite „Öffentliche Links“ zeigt jedem nur die Links seines Bereichs.
Was passiert, wenn ich einen Link widerrufe?
Er funktioniert sofort nicht mehr: Wer ihn öffnet, sieht die Seite „Link nicht verfügbar“. Das Dokument bleibt unverändert in der Akte, und andere Links auf dasselbe Dokument bleiben aktiv, bis Sie sie widerrufen oder sie ablaufen.
Die anderen Funktionen von Anagrafika
Bringen Sie Ordnung in die Personalakten
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.
Alex