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Personalakte

Die Akte jeder Person, vollständig und geordnet

Vertrag, Ausweis, Bescheinigungen, Mitteilungen: alles in der richtigen Kategorie, ohne Netzwerkordner und Excel-Listen. Und fehlt etwas Pflichtiges, sehen Sie es, bevor jemand danach fragt.

Demo anfragen Überblick über Anagrafika

Wenn die Prüfung kommt, muss das Dokument da sein

Eine Schulungsbescheinigung in einer E-Mail, der unterschriebene Vertrag in einem freigegebenen Ordner, die aktuelle Fassung auf dem Desktop einer Kollegin: So zerfasern Personalakten. In Anagrafika hat jede Person ein Raster aus Dokumentkategorien, die für ihr Profil verpflichtenden sind markiert, und der Vollständigkeitswert zeigt auf einen Blick, wo Sie stehen. Jedes Dokument behält alle seine Versionen — keine geht verloren, wenn Sie die neue hochladen.

So funktioniert es

  1. Sie öffnen die Akte

    In der Liste klicken Sie auf die Person und sehen das Raster ihrer Dokumentkategorien mit der Anzahl der Dokumente in jeder und dem Vollständigkeitswert oben.

  2. Sie ziehen das Dokument hinein

    Sie legen die Datei direkt auf der Kategorie ab, ohne sie zu öffnen, oder nutzen «Dokument hochladen». PDF, DOCX, Bilder und weitere Formate, bis 50 MB pro Datei.

  3. Sie sehen, was fehlt

    Noch leere Pflichtkategorien bleiben sichtbar, und die Übersicht zählt die fehlenden Pflichtdokumente. Sie wissen, wen Sie worum bitten müssen, ohne Ordner für Ordner zu öffnen.

Eine Person, eine Akte. Und Sie wissen immer, was da ist und was fehlt.

Was Sie tun können

  • Alle Versionen, immer

    Mit «Dokument aktualisieren» laden Sie die neue Fassung hoch, die vorherige bleibt im Verlauf. Jede Version lässt sich einzeln herunterladen, mit Angabe, wer sie wann hochgeladen hat.

  • Vorschau ohne Download

    PDFs öffnen sich als Vorschau direkt in der Akte: Sie prüfen den Inhalt, ohne den Download-Ordner zu füllen.

  • Dokument in der falschen Kategorie? Einfach verschieben

    Mit «Dokumentkategorie ändern» verschieben Sie es an die richtige Stelle, mit allen Versionen. Löschen und neu hochladen ist nicht nötig.

  • Pflichtkategorien immer im Blick

    Wenn Sie es in den Einstellungen aktivieren, erscheinen Pflichtkategorien auch leer als Platzhalter in der Akte: Die Lücke ist sichtbar und wird nicht vergessen.

  • Die Gesellschaft von oben betrachtet

    Auf der Seite der Gesellschaft finden Sie Allgemein, Dokumente und Archivierung. Dokumente ist ein Baum nach Kategorie und Person, mit einer A-Z-Ebene nach Nachname, wenn es viele Personen sind.

  • Der Archivierungsstatus neben der Datei

    Mit der Erweiterung Revisionssichere Archivierung zeigt jedes Dokument, ob es «Archiviert», «Ausstehend» oder «Nicht gesendet» ist, und eine vollständig archivierte Kategorie erkennen Sie am Schloss.

Häufige Fragen

Woher weiß Anagrafika, welche Dokumente fehlen?

Über das Profil der Person: Jedes Profil listet die erwarteten Dokumentkategorien auf und kennzeichnet die verpflichtenden. Die Akte vergleicht Vorhandenes mit Benötigtem und berechnet die Vollständigkeit.

Wie groß darf ein Dokument sein?

Bis 50 MB pro Datei. PDF, DOCX, JPG, PNG und die anderen gängigen Formate werden akzeptiert.

Geht die alte Fassung verloren, wenn ich eine neue hochlade?

Nein. Die neue Fassung wird zur aktuellen, die früheren bleiben im Versionsverlauf und sind jeweils herunterladbar.

Ist die Akte bereits revisionssicher archiviert?

Die Akte hält die Dokumente geordnet und sicher in einem eigenen Archiv. Die revisionssichere Archivierung mit Übergabe an den Archivierungsdienstleister und Quittungen ist eine Erweiterung, die Sie aktivieren: Ist sie aktiv, erscheint der Archivierungsstatus neben jedem Dokument.

Die anderen Funktionen von Anagrafika

Bringen Sie Ordnung in die Personalakten

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.

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