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Erweiterung · Digitale Archivierung

Von der Personalakte zum Archivierungsdienstleister, ohne etwas zu exportieren

Die Dokumente, die archiviert werden müssen, gehen aus der Personalakte an Intesi Group, mit bereits ausgefüllten AgID-Metadaten. Sie sehen, wo jede Abgabe steht, und laden die Quittung herunter, sobald sie da ist.

Demo anfragen Überblick über Anagrafika

Anagrafika bereitet vor und sendet, der Dienstleister archiviert

Die digitale Langzeitarchivierung übernimmt ein Archivierungsdienstleister, nicht irgendein Archiv: Deshalb arbeitet die Erweiterung mit Intesi Group, und Sie brauchen einen Archivierungsvertrag mit ihnen. Der Dienstleister schaltet Ihre Gesellschaften frei und stellt die Zertifikate aus; die Rechtswirkung der archivierten Dokumente hängt von seinem Dienst ab. Anagrafika erledigt den Rest, der sonst Stunden kostet: Es verknüpft jeden Dokumenttyp mit seinem AgID-Profil, füllt die Metadaten aus — die Gesellschaft als Autor, die Person als Empfänger —, sendet, versucht es bei Problemen erneut und führt das Register mit den Quittungen. Eine Gesellschaft ohne Vertrag bleibt trotzdem in Anagrafika, für ihre Mitarbeitenden und deren Akten.

So funktioniert es

  1. Sie verbinden die Gesellschaft

    Im Reiter „Aufbewahrung“ der Gesellschaft laden Sie das Zertifikat des Dienstleisters hoch: eines zum Testen, eines für die Produktion. „Verbindung testen“ prüft, ob es funktioniert, und Sie wählen die aktive Umgebung für neue Abgaben.

  2. Sie senden aus der Akte

    „Zur Aufbewahrung senden“ für ein Dokument oder alle noch nicht archivierten Dokumente einer Person auf einmal. Nummer und Datum vergibt Anagrafika; Sie geben nur an, ob das Dokument vertraulich, signiert, versiegelt oder mit Zeitstempel versehen ist.

  3. Sie verfolgen das Ergebnis und laden die Quittung

    In der Akte zeigt jedes Dokument „Nicht gesendet“, „Ausstehend“ oder „Aufbewahrt“. Im Register „Abgaben“ finden Sie den ganzen Verlauf, filterbar nach Gesellschaft, Status, Umgebung und Benutzer, mit Quittungen als PDF und XML.

Der Dienstleister archiviert. Anagrafika nimmt Ihnen die ganze Arbeit bis dahin ab.

Was Sie tun können

  • Ein Zertifikat pro Gesellschaft

    Jede Gesellschaft hat ihre eigenen Zertifikate, für Test und Produktion, und ihre aktive Umgebung. Muss ein Zertifikat erneuert werden, ersetzen Sie es: Bisherige Abgaben bleiben gültig, und der Verlauf unterscheidet immer Test und Produktion.

  • Das Zertifikat im Blick

    Anagrafika prüft die Zertifikate alle sechs Stunden. Scheitert eine Prüfung zweimal hintereinander oder läuft das Zertifikat in weniger als dreißig Tagen ab, werden die Administratoren in der App und per E-Mail benachrichtigt — bevor eine Abgabe hängen bleibt.

  • AgID-Katalog sofort einsatzbereit

    Jeder Dokumenttyp wird mit einem Profil des AgID-Katalogs verknüpft, den wir pflegen. Dokumente aus Kategorien ohne Profil werden markiert und übersprungen, damit keine Abgabe rausgeht, die abgelehnt würde. Bei Bedarf wird ein eigener Katalog auf Anfrage freigeschaltet.

  • Automatische Wiederholungen

    Schlägt eine Abgabe fehl, versucht Anagrafika es selbst bis zu dreimal und macht dort weiter, wo es stehen geblieben ist. Reicht das nicht, wechselt die Abgabe auf „Zu prüfen“, die Administratoren werden informiert, und „Erneut versuchen“ schickt sie, wann Sie wollen.

  • Ablehnungen im Griff

    Lehnt der Dienstleister ein Dokument bei der Validierung ab, laden Sie seinen Ablehnungsbericht hoch, und die betroffenen Abgaben wechseln auf „Verworfen“. Sie korrigieren und senden erneut; ein bereits archiviertes Dokument lässt sich nur nach ausdrücklicher Bestätigung erneut senden.

  • Abkürzung in der Mitarbeiterliste

    Mit der Zusatzerweiterung „Archivierungs-Abkürzung für Mitarbeitende“ erscheint neben jeder Person ein Schild: aktiv, wenn noch Dokumente zu senden sind — ein Klick öffnet die versandbereite Liste —, ausgegraut, wenn alles archiviert ist.

Häufige Fragen

Ist Anagrafika ein Archivierungsdienstleister?

Nein. Anagrafika ist die Akte, aus der die Dokumente kommen: Es bereitet sie mit den AgID-Metadaten vor, sendet sie und führt das Register mit den Quittungen. Die Archivierung übernimmt Intesi Group, mit der Sie einen Archivierungsvertrag brauchen; erst deren Dienst verleiht den archivierten Dokumenten die gesetzlich vorgesehene Wirkung.

Was brauche ich, um anzufangen?

Drei Dinge: die aktive Erweiterung „Digitale Archivierung“ in Anagrafika, einen Vertrag mit dem Archivierungsdienstleister, der Ihre Gesellschaften freischaltet, und das Zertifikat, das er für jede ausstellt. Am besten beginnen Sie in der Testumgebung und wechseln in die Produktion, wenn der Ablauf geprüft ist: Mit dem Produktionszertifikat landen die Dokumente im echten Archivsystem.

Kann ich Anagrafika auch für Gesellschaften ohne Archivierung nutzen?

Ja. Eine Gesellschaft ohne Zertifikat bleibt mit ihren Mitarbeitenden und deren Akten in Anagrafika wie jede andere: Ihre Dokumente gehen nur nicht an den Dienstleister. Sie können sie jederzeit für die Archivierung freischalten, indem Sie das Zertifikat hochladen.

Was passiert mit bereits archivierten Dokumenten, wenn ich eine Person lösche?

Sie bleiben beim Dienstleister, und die Quittungen bleiben im Register „Abgaben“ abrufbar. Aus Anagrafika verschwinden nur die Dateien, die nicht zur Archivierung gesendet worden waren.

Wer darf Dokumente zur Archivierung senden?

Wer das Recht „Rechtskonforme Archivierung“ hat — standardmäßig Administratoren und Benutzer; alle Dokumente einer Person auf einmal zu senden ist ein eigenes Recht. Jeder sendet nur Dokumente der Gesellschaften und Standorte, die ihm zugewiesen sind. Den AgID-Katalog verwaltet dagegen, wer das Recht „Dokumentkategorien“ hat — standardmäßig nur Administratoren.

Die anderen Funktionen von Anagrafika

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