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Mitarbeiterstammdaten

Hunderte Mitarbeitende, mehrere Gesellschaften, eine Liste

Jede Person mit ihrer Gesellschaft, ihrem Standort und der Zahl ihrer Dokumente. Sie finden sie sofort über Nachname, Personalnummer oder Steuernummer — auch wenn Sie das Personal von zehn verschiedenen Unternehmen betreuen.

Demo anfragen Überblick über Anagrafika

Schluss mit einer Excel-Tabelle pro Kunde

Wer Personal für mehrere Unternehmen betreut, landet bei einer Datei pro Gesellschaft, Kopien, die nicht übereinstimmen, und falschen Steuernummern, die im ungünstigsten Moment auffallen. In Anagrafika liegen Gesellschaften und Standorte an einem Ort, jede Person ist ihrer Gesellschaft zugeordnet, und neben dem Namen sehen Sie sofort, wie viele Dokumente in der Akte liegen. Stimmt eine Angabe nicht, merken Sie es beim Eintippen — nicht ein halbes Jahr später.

So funktioniert es

  1. Sie legen die Gesellschaften an

    Für jede Gesellschaft erfassen Sie Name, USt-IdNr., Steuernummer und, falls abweichend, die vollständige Firmenbezeichnung. Hat sie mehrere Standorte, fügen Sie diese mit «Standort hinzufügen» hinzu; bei nur einem Standort ist nichts zu erfassen.

  2. Sie fügen die Mitarbeitenden hinzu

    Mit «Neue Mitarbeiterin / neuer Mitarbeiter» erfassen Sie Nachname, Vorname, Personalnummer, Steuernummer, Gesellschaft und Standort — Pflicht, sobald die Gesellschaft Standorte hat. Sind es viele, importieren Sie sie in einem Schritt aus einer CSV-Datei.

  3. Sie finden sie sofort

    Sie suchen nach Nachname, Vorname, Personalnummer oder Steuernummer, filtern nach Gesellschaft und Standort und sortieren die Spalten. Der Zähler zeigt immer, wie viele es sind: «177 Mitarbeitende · Büros Rom».

Jede Person an ihrem Platz: ihre Gesellschaft, ihr Standort, ihre Akte.

Was Sie tun können

  • Die Steuernummer wird beim Tippen geprüft

    Anagrafika prüft das Kontrollzeichen und erkennt Omocodie-Varianten sowie die vorläufige 11-stellige Nummer. Stimmt etwas nicht, warnt es Sie, ohne Sie zu blockieren: Bei einer korrekten ausländischen Nummer genügt «Trotzdem speichern».

  • Sammelaktionen

    Sie wählen mehrere Personen aus und ordnen sie mit einem Klick einem anderen Standort oder einer anderen Gesellschaft zu. Um sie gesammelt zu löschen, müssen Sie das Bestätigungswort eintippen: So passiert ein solcher Fehler nicht aus Versehen.

  • Vollständige Gesellschaften, aktiv oder deaktiviert

    Name, USt-IdNr., Steuernummer, vollständige Firmenbezeichnung und Notizen. Eine Gesellschaft, die Sie nicht mehr betreuen, deaktivieren Sie, ohne etwas zu löschen.

  • Standorte nur, wo sie nötig sind

    Standorte werden nur für Gesellschaften mit mehr als einem erfasst. Sie dienen zum Filtern der Liste und dazu, einer Kollegin oder einem Kollegen Zugriff auf nur einen Standort zu geben.

  • Eine Gesellschaft schließen, ohne die Menschen zu verlieren

    Beim Löschen einer Gesellschaft entscheiden Sie: Die Mitarbeitenden bleiben «ohne Gesellschaft» und lassen sich neu zuordnen, oder sie werden mit ihren Dokumenten gelöscht.

  • Eine Suche für alles

    Über die obere Leiste durchsuchen Sie Mitarbeitende, Dokumente und Gesellschaften auf einmal: ein Nachname, eine Steuernummer, eine USt-IdNr. oder ein Dateiname — und Sie sind am Ziel.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Gesellschaften im selben Bereich verwalten?

Ja. Anagrafika ist für alle gemacht, die mehrere Unternehmen betreuen: Lohnbüros, HR-Dienstleister, Unternehmensgruppen. Jede Person gehört zu einer Gesellschaft, und Sie können die Liste filtern oder den Zugriff von Kolleginnen und Kollegen nach Gesellschaft und Standort einschränken.

Was passiert, wenn die Steuernummer die Prüfung nicht besteht?

Anagrafika warnt Sie, hindert Sie aber nicht am Speichern. Die Nummer einer ausländischen Person kann stimmen, auch wenn sie die italienische Prüfung nicht besteht: Sie kontrollieren sie und wählen, wenn sie korrekt ist, «Trotzdem speichern». In der Liste bleibt ein Hinweis, sie noch einmal zu prüfen.

Kann ich eine Person von einer Gesellschaft in eine andere verschieben?

Ja, über die Personalkarte oder gesammelt mit «Gesellschaft zuordnen». Ebenso verschiebt «Standort zuordnen» mehrere Personen derselben Gesellschaft auf einmal an einen Standort.

Verliere ich die Mitarbeitenden, wenn ich eine Gesellschaft lösche?

Nur wenn Sie es so wollen. Sie können die Mitarbeitenden «ohne Gesellschaft» behalten und später neu zuordnen oder sie mit ihren Dokumenten löschen. Bereits zur Langzeitarchivierung übergebene Dokumente bleiben in jedem Fall beim Archivierungsdienstleister.

Die anderen Funktionen von Anagrafika

Bringen Sie Ordnung in die Personalakten

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.

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