Le dossier de chaque employé, complet et en ordre
Sociétés, sites, employés et leurs documents au même endroit, sans dossiers réseau ni tableaux Excel : vous voyez tout de suite ce qui manque et, avec l’extension, vous envoyez tout en archivage à valeur légale.
Des dossiers du personnel éparpillés entre dossiers réseau, e-mails et Excel
Chaque employé a des documents à des endroits différents, les noms de fichiers ne disent rien et personne ne sait quels documents obligatoires manquent jusqu’à ce qu’on les demande.
Sans Anagrafika
- Documents des employés éparpillés entre dossiers réseau et e-mails
- Des documents dans des dossiers anonymes, déconnectés de la fiche
- Personne ne sait quels documents obligatoires manquent
Avec Anagrafika
- Un dossier par employé, classé par catégories
- Chaque document relié à la fiche à laquelle il appartient
- La complétude en un coup d’œil, avec les documents obligatoires manquants
Un dossier pour chaque employé, de la collecte à la conservation
Pour chaque société et chaque employé, Anagrafika rassemble les documents de la relation de travail : vous les chargez dans le dossier, un par un ou par centaines, vous les retrouvez classés par catégorie et vous voyez tout de suite quels documents obligatoires manquent. Avec l’extension d’archivage, vous les envoyez en archivage à valeur légale. Fini les dossiers éparpillés : une seule archive, toujours à jour.
Sociétés, sites et employés à leur place
Chaque employé appartient à une société et à un site : vous filtrez la liste par société ou par site, vous attribuez site et société à plusieurs employés d’un coup et, si besoin, vous limitez l’accès des utilisateurs à une société ou à un site.
Chaque document dans le bon dossier
Lettres d’embauche, contrats, pièces d’identité : chaque fichier est dans le dossier de l’employé, dans sa catégorie, avec toutes ses versions. Des centaines de fichiers ? Le chargement en masse reconnaît l’employé et le type de document d’après le nom du fichier.
Employés, sociétés et documents depuis une seule recherche
Une seule barre de recherche pour tout : vous tapez un nom, une société ou un document et vous trouvez aussitôt l’employé, la société ou le fichier recherché.
Tout ce qu’il faut pour les dossiers du personnel
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Salariés et sociétés
Tous les salariés de toutes les sociétés dans une seule liste : recherche par nom, matricule ou code fiscal, filtres par société et par site, corrections groupées. Le code fiscal italien est vérifié pendant la saisie.
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Importer les salariés
Importez dans Anagrafika le registre d’une société entière avec un seul fichier CSV : aperçu avant de confirmer, sites créés automatiquement, doublons ignorés et compte rendu ligne par ligne.
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Le dossier de chaque salarié
Chaque salarié a son dossier classé par catégories : vous voyez tout de suite ce qui manque, vous déposez le fichier dans le bon dossier par glisser-déposer et vous gardez toutes les versions de chaque document.
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Profils et types de documents
Décidez une fois pour toutes quels documents sont nécessaires pour un employé, un cadre dirigeant ou un apprenti, et lesquels sont obligatoires. Partez du modèle Default HR d’environ 89 catégories et adaptez-le.
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Import massif de documents
Jusqu’à 300 fichiers à la fois : Anagrafika reconnaît le salarié et le type de document à partir du nom du fichier, apprend de vos corrections et ignore les doublons. Avec l’extension IA, il lit aussi le contenu, sur des modèles locaux.
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Conservation à valeur probante
Avec l’extension « Conservation numérique », vous envoyez les documents des salariés au prestataire de conservation Intesi Group depuis le dossier, un par un ou tous ensemble, et gardez registre et accusés dans Anagrafika.
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Liens publics
Un lien pour un seul document, valable de 1 à 365 jours, avec mot de passe facultatif et téléchargement autorisé ou non. Le destinataire ouvre le fichier sans compte ; vous voyez les visites et révoquez quand vous voulez.
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Droits par société et par site
Chaque utilisateur ne voit que les sociétés et les sites que vous lui attribuez, et ne fait que ce que sa typologie permet. Utilisateurs importables par CSV, alertes aux administrateurs, interface en 7 langues.
Extension · Archivage à valeur légale
Les documents en archivage à valeur probante, conformément à la loi
Avec l’extension d’archivage, Anagrafika ne se contente pas de stocker : il envoie les documents au prestataire Intesi Group selon les règles AgID, pour qu’ils gardent toute leur valeur légale dans le temps. Un contrat avec le prestataire est nécessaire.
- Profils de conservation AgID Chaque type de document est associé au bon profil de conservation AgID, sans avoir à y penser à chaque fois.
- Certificats et environnement de test Vous chargez le certificat de chaque société, testez les versements dans l’environnement de test avant la production et recevez un avis quand le certificat arrive à échéance.
- Registre des versements et reçus Suivez chaque document de « en attente » à « conservé » et téléchargez les reçus PDF et XML délivrés par le tiers archiveur.
Questions fréquentes sur Anagrafika
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
C’est la conservation numérique conforme à la loi : les documents sont versés à un tiers archiveur selon les règles AgID et gardent leur valeur légale dans le temps, sans besoin de papier.
Puis-je tester la conservation avant de l’utiliser pour de bon ?
Oui : il y a un environnement de staging séparé de la production, vous vérifiez donc certificats et versements avant que la conservation ait un effet réel.
Comment charger beaucoup d’employés en une seule fois ?
Avec l’import depuis CSV : Anagrafika reconnaît le séparateur, affiche un aperçu et signale les erreurs avant de confirmer.
Où sont conservés les documents ?
Dans une archive documentaire séparée et dédiée à Anagrafika, sur l’infrastructure Kamzan ; vous vous connectez avec l’accès unique Kamzan. L’extension d’analyse IA utilise elle aussi des modèles locaux Kamzan : les documents ne quittent pas l’infrastructure.
Alex