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CSV-Import

Eine Datei, und die Stammdaten einer Gesellschaft sind drin

Sie exportieren die Liste aus der Lohnsoftware oder der alten Excel-Tabelle, laden sie hoch und prüfen die Vorschau. Fehlende Standorte entstehen von selbst, wer schon da ist, wird nicht doppelt angelegt.

Demo anfragen Überblick über Anagrafika

Ein neuer Kunde darf Sie keine Woche Datenerfassung kosten

Kommt eine Gesellschaft mit zweihundert Mitarbeitenden, ist es keine Option, alle einzeln abzutippen. Beim CSV-Import starten Sie mit der Liste, die Sie schon haben: Anagrafika erkennt das Trennzeichen selbst, zeigt Ihnen, was angelegt wird, und sagt Ihnen am Ende genau, was übernommen wurde, was übersprungen wurde und warum. Laden Sie dieselbe Datei versehentlich noch einmal hoch, bleiben die vorhandenen Personen unverändert.

So funktioniert es

  1. Sie bereiten die Datei vor

    Eine CSV pro Gesellschaft mit Gesellschaft, Nachname, Vorname, Personalnummer, Steuernummer und Standort. Komma, Semikolon oder Tabulator — alles geht. Wenn Sie eine Vorlage möchten, laden Sie eine der Beispieldateien herunter.

  2. Sie prüfen die Vorschau

    Anagrafika zeigt die gefundenen Zeilen und die Gesellschaft der Datei: Sie verknüpfen sie mit einer bestehenden oder legen sie neu an. Geschrieben wird erst, wenn Sie bestätigen.

  3. Sie lesen den Bericht

    Am Ende sehen Sie, wie viele Personen angelegt wurden, wie viele übersprungen wurden, weil sie schon da waren, welche Zeilen einen Fehler haben und welche Standorte automatisch entstanden sind — mit der Zeilennummer neben jedem Problem.

Die Liste, die Sie schon haben, ist der Ausgangspunkt. Sie tippen sie nicht ab — Sie laden sie hoch.

Was Sie tun können

  • Standorte entstehen von selbst

    Taucht in der Datei ein Standort auf, den die Gesellschaft noch nicht hat, legt Anagrafika ihn an und meldet es im Bericht. Dasselbe gilt für die Gesellschaft, wenn Sie sie neu anlegen.

  • Keine Dubletten

    Eine Person mit einer Personalnummer, die es in der Gesellschaft schon gibt, wird übersprungen statt doppelt angelegt. Sie können eine aktualisierte Datei hochladen, ohne dieselbe Person zweimal zu haben.

  • Das Trennzeichen erkennt es selbst

    Komma, Semikolon oder Tabulator: Anagrafika erkennt es und sagt Ihnen, wie viele Zeilen gelesen wurden. Die aus Ihrer Software exportierte Datei funktioniert, wie sie ist.

  • Fertige Beispieldateien

    Im Importfenster laden Sie zwei Beispiel-CSV-Dateien mit fiktiven Mitarbeitenden an zwei Standorten herunter: So sehen Sie sofort, wie Spalten und Zeilen aussehen sollen.

  • Fehler Zeile für Zeile erklärt

    Eine Zeile ohne Steuernummer oder Personalnummer blockiert die übrigen nicht: Sie wird aussortiert und mit Nummer und Grund aufgeführt, bereit zur Korrektur.

  • Die Obergrenze Zeile für Zeile geprüft

    Überschreitet die Datei die für Ihr Unternehmen vorgesehene Zahl an Mitarbeitenden, werden die übernommen, die Platz haben, und die übrigen einzeln aufgelistet. Kein halber Import, bei dem man nicht weiß, wo er stehen geblieben ist.

Häufige Fragen

Kann ich Mitarbeitende mehrerer Gesellschaften in derselben Datei importieren?

Nein: Jede Datei enthält die Mitarbeitenden genau einer Gesellschaft, damit die Vorschau eindeutig bleibt und nichts falsch zugeordnet wird. Mischt Ihre Liste mehrere, zeigt Anagrafika das mit der Anzahl pro Gesellschaft an, und Sie teilen sie in mehrere Dateien auf.

Was passiert, wenn ich eine bereits importierte Datei erneut hochlade?

Personen mit bereits vorhandener Personalnummer werden übersprungen und im Bericht entsprechend gezählt; nur die neuen kommen hinzu. So können Sie die Neueinstellungen des Monats ergänzen, indem Sie die vollständige Liste erneut hochladen.

Ist die Steuernummer in der Datei Pflicht?

Für neue Mitarbeitende ja: Eine Zeile ohne Steuernummer wird aussortiert und gemeldet, die übrigen werden normal übernommen. Der Standort ist dagegen nur nötig, wenn die Gesellschaft mehrere hat.

Wer darf Mitarbeitende importieren?

Wer die Berechtigung hat, Stammdaten zu verwalten. Eine Kollegin, die nur für einige Gesellschaften freigeschaltet ist, importiert nur dorthin und kann keine neuen anlegen: Neue Gesellschaften legt an, wer vollen Zugriff hat.

Die anderen Funktionen von Anagrafika

Bringen Sie Ordnung in die Personalakten

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.

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