Profile und Kategorien
Einmal festlegen, was nötig ist. Anagrafika merkt es sich für jede Person
Eine Führungskraft hat nicht dieselben Dokumente wie ein Auszubildender. Mit Profilen legen Sie fest, welche Dokumentkategorien für wen zu erwarten sind und welche verpflichtend sind — den Rest erledigt die Akte.
Die Dokumenten-Checkliste darf nicht nur im Kopf einer Person existieren
Welche Dokumente braucht eine Neueinstellung? Und eine Führungskraft? Oft kennt nur eine Person die Antwort, und ist sie im Urlaub, bleiben die Akten halbfertig. In Anagrafika schreiben Sie die Regel einmal ins Profil: erwartete, verpflichtende und optionale Kategorien. Sie weisen das Profil der Person zu, und ihre Akte zeigt sofort die Checkliste und den Vollständigkeitswert. Ändern Sie das Profil, ändert es sich für alle, die es nutzen.
So funktioniert es
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Mit der Vorlage starten
Mit «Default HR importieren» erhalten Sie rund 89 fertige HR-Dokumentkategorien und ein Profil, das sie bündelt. Sie können es mehrfach ausführen: Es ergänzt nur, was fehlt.
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Sie legen Ihre Profile an
Ein Profil pro Mitarbeitertyp, etwa «Führungskraft» oder «Auszubildende»: Sie wählen die Kategorien aus und machen mit einem Klick die verpflichtend, die nicht fehlen dürfen.
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Sie weisen es den Mitarbeitenden zu
Sie wählen das Profil in der Personalkarte. Ab dann zeigt die Akte die Checkliste, die fehlenden Pflichtdokumente und den Vollständigkeitswert.
Sie schreiben die Regel einmal. Jede Personalakte folgt ihr von selbst.
Was Sie tun können
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Pflicht oder optional, Kategorie für Kategorie
In jedem Profil kann eine Kategorie nur enthalten oder zusätzlich verpflichtend sein. Das Profil zeigt, wie viele es enthält, wie viele verpflichtend sind und wie vielen Personen es zugewiesen ist.
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Rund 89 fertige HR-Kategorien
Die Vorlage Default HR deckt die typischen Dokumente des Arbeitsverhältnisses ab, von der Einstellung bis zur Weiterbildung. Sie beginnen nicht bei null und behalten nur, was Sie brauchen.
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Kategorien zum Ein- und Ausschalten
Eine Kategorie, die Sie nicht nutzen, deaktivieren Sie: Sie verschwindet aus der Auswahl, ohne bereits hochgeladene Dokumente zu berühren. Wird sie wieder gebraucht, aktivieren Sie sie erneut.
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Bereit für die revisionssichere Archivierung
Jede Kategorie ist mit einem Archivierungsprofil aus dem AgID-Katalog (der italienischen Digitalagentur) verknüpft. Aktivieren Sie die Erweiterung Revisionssichere Archivierung, weiß jedes Dokument schon, wie es zu archivieren ist.
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Das Profil leitet, es sperrt nicht
Das Profil sagt, welche Dokumente zu erwarten sind, aber Sie können in der Akte jederzeit auch eine Kategorie außerhalb des Profils hochladen. Der Sonderfall bleibt nie ohne Platz.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Profil und Dokumentkategorie?
Die Kategorie ist die Art des Dokuments, etwa «Arbeitsvertrag» oder «Schulungsnachweis». Das Profil ist die Liste der Kategorien, die Sie für eine bestimmte Art von Mitarbeitenden erwarten, mit Kennzeichnung der verpflichtenden.
Muss ich die Vorlage Default HR verwenden?
Nein. Sie können Profile und Kategorien von Grund auf anlegen. Die Vorlage hilft beim schnellen Start: importieren, Unnötiges deaktivieren und fehlende Kategorien ergänzen.
Was zeigt die Akte einer Person ohne Profil?
Die Akte funktioniert genauso: Sie laden Dokumente in jede aktive Kategorie hoch. Es fehlt nur die Checkliste, weil es keine Liste erwarteter Dokumente zum Abgleich gibt.
Was passiert mit den Mitarbeitenden, wenn ich ein Profil lösche?
Anagrafika zeigt Ihnen vorher, wie vielen Personen es zugewiesen ist. Bestätigen Sie, bleiben diese ohne Profil, ihre Dokumente bleiben aber unberührt.
Die anderen Funktionen von Anagrafika
Bringen Sie Ordnung in die Personalakten
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.
Alex