Benutzer und Berechtigungen
Jeder sieht die Mitarbeitenden, für die er zuständig ist — und sonst nichts
Die Kanzlei mit zehn Mandanten, die Gruppe mit Standorten in drei Städten: In Anagrafika wird der Zugriff nach Gesellschaft und Standort begrenzt, und die Rechte werden pro Benutzertyp festgelegt. Personalakten sieht nur, wer damit arbeiten muss.
Sensible Daten, passgenaue Zugriffe
Verträge, Gehaltsabrechnungen, Ausweise: In einer Personalakte steckt alles, was nicht herumgehen darf. Deshalb hat in Anagrafika jeder Benutzer einen Bereich — alle Gesellschaften, einige Gesellschaften oder nur bestimmte Standorte einer Gesellschaft — und einen Benutzertyp, der festlegt, was er tun darf: einsehen, hochladen, archivieren, konfigurieren. Die Sachbearbeiterin am Standort Mailand arbeitet mit ihren Mitarbeitenden; der Berater für Rossi & Partner sieht nur Rossi & Partner; die Administratoren sehen alles und erhalten die wichtigen Hinweise.
So funktioniert es
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Sie wählen den Benutzertyp
„Administrator“ darf alles, „Benutzer“ arbeitet mit Mitarbeitenden und Dokumenten, ohne Konfiguration und Benutzer anzufassen. Brauchen Sie etwas dazwischen, legen Sie einen neuen Typ an oder duplizieren einen und wählen die Rechte einzeln.
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Sie legen den Bereich fest
Für jeden Benutzer legen Sie die Gesellschaften fest und innerhalb jeder Gesellschaft die Standorte. Wer auf einen Standort beschränkt ist, sieht nur dessen Mitarbeitende: Liste, Akten, Suche, Uploads und Abgaben eingeschlossen.
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Sie laden ein oder importieren alle auf einmal
„Benutzer hinzufügen“ für eine Person, „CSV importieren“ für das ganze Team: E-Mail, Vorname, Nachname, Benutzertyp, Sprache und bei Bedarf Gesellschaften und Standorte. Angemeldet wird mit dem zentralen Kamzan-Login.
Die Akte einer Person öffnet, wer damit arbeiten muss. Die anderen wissen nicht einmal, dass es sie gibt.
Was Sie tun können
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Benutzertypen nach Maß
Zehn Rechte zum Kombinieren: Stammdaten einsehen oder verwalten, Archivierung, Massenversand in die Archivierung, Massen-Upload, KI-Analyse, Dokumentkategorien, Einstellungen, Benutzer und Benutzertypen. Ein Typ „Nur Einsicht“ für die Prüferin ist in einer Minute angelegt.
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Bereich nach Gesellschaft und Standort
Ein Benutzer kann alle Gesellschaften sehen, einige oder nur bestimmte Standorte. Der Bereich gilt überall: Liste, Akten, globale Suche, Massen-Uploads, Abgaben und öffentliche Links. Administratoren haben immer Zugriff auf alles.
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Benutzer per CSV, samt Bereich
In der Benutzer-CSV gibt eine optionale Spalte Gesellschaften und Standorte jeder Person an, zum Beispiel „Ferrari Design S.r.l.: Mailand, Turin“. Anagrafika prüft die Namen, bevor die Konten entstehen, und zeigt Ihnen die Zeilen, die nicht passen.
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Die wichtigen Hinweise an die Administratoren
Archivierungszertifikat läuft ab oder antwortet nicht, Abgabe zu prüfen, KI-Analyse fertig: Die Administratoren erfahren es in der App und per E-Mail, mit einem Link direkt an die richtige Stelle.
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Speicherplatz im Blick
In den Einstellungen sehen Sie, wie viel Platz Dokumente, Versionen, Massen-Uploads und Archivierungsquittungen im Verhältnis zum Kontingent belegen. Die Dokumente liegen in einem eigenen Speicher für Anagrafika, getrennt von den anderen Apps.
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Sieben Sprachen, helles oder dunkles Design
Jeder Benutzer arbeitet mit Anagrafika in seiner Sprache — Italienisch, Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch oder Portugiesisch — und im Design seiner Wahl. Ein Kamzan-Login für alle Apps des Unternehmens.
| Recht | Administrator | Benutzer |
|---|---|---|
| Einsicht in die Stammdaten | ja | ja |
| Stammdatenverwaltung | ja | ja |
| Rechtskonforme Archivierung | ja | ja |
| Massenversand in die Archivierung, je Mitarbeitendem | ja | ja |
| Massen-Upload von Unterlagen | ja | ja |
| KI-Analyse beim Massenimport | ja | nein |
| Dokumentkategorien | ja | nein |
| Einstellungen | ja | nein |
| Benutzerverwaltung | ja | nein |
| Verwaltung der Typologien | ja | nein |
Eigene Benutzertypen kombinieren diese Rechte nach Bedarf. KI-Analyse und Archivierung funktionieren mit den jeweiligen aktiven Erweiterungen.
Häufige Fragen
Kann ein externer Berater nur eine meiner Gesellschaften sehen?
Ja. Sie geben ihm einen Benutzertyp und im Bereich nur diese Gesellschaft: Mitarbeitende, Akten, Suche und öffentliche Links der anderen Gesellschaften existieren für ihn nicht. Hat die Gesellschaft mehrere Standorte, können Sie ihn weiter auf einen oder mehrere Standorte begrenzen.
Was sieht ein Benutzer, der auf einen Standort beschränkt ist?
Nur die diesem Standort zugeordneten Mitarbeitenden mit ihren Akten. Personen anderer Standorte und solche ohne zugeordneten Standort sieht nur, wer Zugriff auf die ganze Gesellschaft hat. Deshalb lohnt es sich, allen einen Standort zuzuweisen: In der Liste gibt es „Standort zuweisen“ für ganze Gruppen.
Wer erhält die Benachrichtigungen?
Die Administratoren von Anagrafika, in der Benachrichtigungszentrale der App und per E-Mail: Archivierungszertifikat besteht die Prüfungen nicht, läuft ab oder ist abgelaufen, eine Abgabe muss nach drei Versuchen geprüft werden, die KI-Analyse eines Massen-Uploads ist bereit zur Durchsicht. Die E-Mails tragen das Logo Ihres Unternehmens und kommen in der Sprache des Empfängers.
Kann ich jemandem den Zugriff entziehen, ohne ihn zu löschen?
Ja. Sie können die Person sperren und bei Bedarf wieder aktivieren oder ihr den Zugriff auf Anagrafika entziehen: Sie bleibt im Unternehmen und in den anderen Kamzan-Apps, die sie nutzt, sieht aber die Personalakten nicht mehr.
Die anderen Funktionen von Anagrafika
Bringen Sie Ordnung in die Personalakten
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.
Alex