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Massen-Upload

Ordner hineinziehen, und jedes Dokument landet in der richtigen Akte

Gehaltsabrechnungen, Verträge, Pflichtmeldungen: Hunderte PDFs, die man von Hand sortieren müsste, werden zu einem Stapel, den Sie in vier Schritten prüfen. Sie bestätigen, Anagrafika legt ab.

Demo anfragen Überblick über Anagrafika

Das Sortieren übernimmt der Dateiname

Wer das Personal mehrerer Gesellschaften betreut, bekommt Dokumente in Wellen: die Monatsabrechnung, Einstellungsmeldungen, unterschriebene Verträge. Jedes einzeln öffnen, um zu sehen, wem es gehört und wohin es gehört — diese Arbeit nimmt Ihnen Anagrafika ab. Es liest Nachname, Vorname, Personalnummer und Dokumenttyp aus dem Dateinamen, gleicht sie mit den Stammdaten der gewählten Gesellschaft ab und zeigt Ihnen nur, was nicht passt. Jede Korrektur bleibt gespeichert: Der nächste Stapel läuft von selbst. Und mit der Erweiterung „KI-Dokumentenanalyse“ erkennt es Mitarbeitende und Typ auch dann, wenn der Dateiname nichts verrät.

So funktioniert es

  1. Sie laden den Stapel hoch

    Sie wählen die Gesellschaft und ziehen Dateien oder ganze Ordner hinein: bis zu 300 Dokumente pro Stapel, je 50 MB. Die Vorschau zeigt sofort, wie viele bereit sind und wie viele noch Arbeit brauchen; identische Dateien werden ignoriert.

  2. Sie klären nur die Ausnahmen

    Unter „Mitarbeiterzuordnung“ sehen Sie, wer „In Ordnung“ ist, bei wem der Name abweicht und wer nicht gefunden wurde: Stammdaten behalten, korrigieren, einer anderen Person zuordnen oder in den Papierkorb legen. Unter „Dokumentenzuordnung“ bestätigen Sie die vorgeschlagenen Typen.

  3. Sie bestätigen und importieren

    Die „Zusammenfassung“ zeigt, wie viele Dokumente für wie viele Mitarbeitende entstehen. „Bestätigen und importieren“, und die Dateien landen in den Akten. Der Stapel bleibt in der „Upload-Liste“, mit Verlauf und Bericht zum Herunterladen.

Dreihundert Dokumente, vier Schritte, und Sie prüfen nur, was nicht passt.

Was Sie tun können

  • Erkennung am Dateinamen

    Ideal ist Nachname-Vorname-Personalnummer-Typ.pdf, aber Anagrafika versteht auch „Mario Rossi – Einstellungsmeldung“ und Dateien, die nur den Typ tragen. Anhängsel wie „- unterschrieben“ oder „(1)“ werden ignoriert.

  • Lernt aus Ihren Korrekturen

    Wählen Sie den Typ einer Datei von Hand, merkt sich Anagrafika das: Ab dann ordnen sich Dokumente mit demselben Namen selbst zu, auch die bereits im Stapel. Der erste Upload lehrt, die folgenden laufen.

  • Keine Duplikate

    Zweimal hochgeladene identische Dateien werden schon beim Eintreffen ignoriert. Ein Dokument, das die Person bereits mit gleichem Namen und Typ in ihrer Akte hat, wird als Duplikat markiert und übersprungen.

  • Der Papierkorb für Dateien, die warten

    Eine Person, die nicht passt, hält den Stapel nicht auf: Sie legen sie in den Papierkorb oder nutzen „Mit den fertigen fortfahren“ und importieren den Rest. In der „Upload-Liste“ setzen Sie jede Datei fort, indem Sie Person und Kategorie wählen — sie landet sofort in der Akte.

  • Verlauf und XLSX-Bericht

    Jeder Stapel hat Autor, Datum, Gesellschaft und Status sowie einen Verlauf: Neuzuordnungen, Korrekturen, übersprungene Duplikate. „XLSX-Bericht herunterladen“ liefert das Ergebnis jeder Datei, mit Person, Kategorie und Typ.

  • Erweiterung „KI-Dokumentenanalyse“

    Wenn die Dateinamen nicht helfen, liest die KI den Inhalt — Text, OCR von Scans, das Seitenbild — und erkennt die Person an Steuernummer, Personalnummer oder Name. Den Typ schlägt sie vor, die Bestätigung bleibt bei Ihnen.

  • Die Dokumente bleiben im Haus

    Die Analyse läuft auf lokalen KI-Modellen von Kamzan: Mitarbeiterdokumente gehen an keine externen Dienste, und die Auszüge werden am Ende des Stapels gelöscht. Sie arbeitet im Hintergrund: Fenster schließen, und die Administratoren werden benachrichtigt, sobald sie fertig ist.

Häufige Fragen

Wie muss ich die Dateien benennen, damit sie erkannt werden?

Am besten funktioniert Nachname-Vorname-Personalnummer-Typ.pdf, zum Beispiel „Ferrari-Giulia-00123-Arbeitsvertrag.pdf“: Mit der Nummer wird die Person sofort gefunden. Ohne Nummer sucht Anagrafika nach dem Namen und lässt Sie bestätigen; enthält der Dateiname nur den Typ, ordnen Sie die Person im nächsten Schritt zu.

Kann ich Dokumente verschiedener Gesellschaften im selben Stapel hochladen?

Nein: ein Stapel, eine Gesellschaft. Mitarbeitende werden nur in der zu Beginn gewählten Gesellschaft gesucht, damit eine gleichnamige Person einer anderen Firma nicht in der falschen Akte landet. Finden viele Dateien keine Entsprechung, weist Anagrafika darauf hin, dass vielleicht die falsche Gesellschaft gewählt wurde.

Schickt die KI-Analyse Mitarbeiterdokumente an einen externen Dienst?

Nein. Die Erweiterung „KI-Dokumentenanalyse“ nutzt Modelle, die in der Kamzan-Infrastruktur laufen: Gehaltsabrechnungen, Verträge und Ausweisdokumente gehen an keine externen KI-Anbieter. Die extrahierten Texte dienen nur während des Stapels und werden am Ende entfernt.

Wer darf die KI-Analyse nutzen, und importiert die KI selbstständig?

Die Erweiterung ist standardmäßig aus und wird auf Anfrage für Ihr Unternehmen aktiviert. Danach nutzen sie die Administratoren; ein Administrator kann sie weiteren Benutzertypen freigeben. Die KI importiert nichts selbst: Sie ordnet Personen und Typen vor, die Zuordnungsschritte bleiben gleich, und bestätigen tut immer ein Mensch. Verrät ein Dokument ihr nichts, gilt weiter die Erkennung am Dateinamen.

Was passiert mit den Dateien, die ich in den Papierkorb lege?

Sie werden nicht importiert, gehen aber auch nicht verloren: Sie warten im Detail des Stapels in der „Upload-Liste“. Sobald klar ist, wem sie gehören, setzen Sie sie einzeln fort, indem Sie Person und Dokumentkategorie wählen — und sie landen sofort in der Akte.

Die anderen Funktionen von Anagrafika

Bringen Sie Ordnung in die Personalakten

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Anagrafika Personalakten sammelt, ordnet und vollständig hält.

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