El expediente de cada empleado, completo y en orden
Empresas, sedes, empleados y sus documentos en un solo lugar, sin carpetas de red ni hojas de Excel: ves enseguida lo que falta y, con la extensión, lo envías todo a conservación con validez legal.
Expedientes del personal dispersos entre carpetas de red, correo y Excel
Cada empleado tiene documentos en sitios distintos, los nombres de los archivos no dicen nada y nadie sabe qué documentos obligatorios faltan hasta que alguien los pide.
Sin Anagrafika
- Documentos de los empleados dispersos entre carpetas de red y correo
- Documentos en carpetas anónimas, desligados de la ficha
- Nadie sabe qué documentos obligatorios faltan
Con Anagrafika
- Un expediente por empleado, dividido por categorías
- Cada documento vinculado a la ficha a la que pertenece
- La completitud de un vistazo, con los documentos obligatorios que faltan
Un expediente por cada empleado, de la recogida a la conservación
Para cada empresa y cada empleado, Anagrafika reúne los documentos de la relación laboral: los cargas en el expediente, de uno en uno o cientos a la vez, los encuentras ordenados por categoría y ves enseguida qué documentos obligatorios faltan. Con la extensión de conservación los envías a conservación con validez legal. Se acabaron las carpetas dispersas: un solo archivo, siempre al día.
Empresas, sedes y empleados en su sitio
Cada empleado pertenece a una empresa y a una sede: filtras la lista por empresa o por sede, asignas sede y empresa a varios empleados de una vez y, si hace falta, limitas el acceso de los usuarios a una empresa o a una sede.
Cada documento en el expediente correcto
Cartas de contratación, contratos, documentos de identidad: cada archivo está en el expediente del empleado, en su categoría, con todas sus versiones. ¿Cientos de archivos? La carga masiva reconoce empleado y tipología por el nombre del archivo.
Empleados, empresas y documentos desde una única búsqueda
Una sola barra de búsqueda para todo: escribes un nombre, el de una empresa o el de un documento y encuentras enseguida el empleado, la empresa o el archivo que buscas.
Todo lo necesario para los expedientes del personal
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Empleados y sociedades
Todos los empleados de todas las sociedades en una sola lista: buscas por apellido, número de empleado o código fiscal, filtras por sociedad y sede, corriges en bloque. El código fiscal se comprueba mientras lo escribes.
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Importar los empleados
Llevas a Anagrafika el registro de toda una sociedad con un archivo CSV: vista previa antes de confirmar, sedes creadas solas, duplicados omitidos y un informe fila por fila.
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El expediente de cada empleado
Cada empleado tiene su expediente dividido por categorías: ves enseguida qué falta, subes arrastrando el archivo a la carpeta correcta y conservas todas las versiones de cada documento.
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Perfiles y tipologías documentales
Decides una vez qué documentos hacen falta para un empleado, un directivo o un aprendiz, y cuáles son obligatorios. Partes del preset Default HR con unas 89 categorías y lo adaptas.
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Carga masiva de documentos
Hasta 300 archivos de una vez: Anagrafika reconoce empleado y tipo de documento por el nombre del archivo, aprende de tus correcciones y omite los duplicados. Con la extensión de IA también lee el contenido, con modelos locales.
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Conservación conforme a la normativa
Con la extensión «Conservación Digital» envías los documentos de los empleados al proveedor de conservación Intesi Group desde el expediente, de uno en uno o todos juntos, y guardas el registro y los recibos en Anagrafika.
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Enlaces públicos
Un enlace para un solo documento, con caducidad de 1 a 365 días, contraseña opcional y descarga permitida o no. Quien lo recibe abre el archivo sin cuenta; tú ves las visitas y lo revocas cuando quieras.
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Permisos por sociedad y sede
Cada usuario ve solo las sociedades y sedes que le asignas, y hace solo lo que su tipo permite. Usuarios importables desde CSV, avisos a los administradores, interfaz en 7 idiomas.
Extensión · Conservación con validez legal
Los documentos en conservación digital, conforme a la ley
Con la extensión de conservación, Anagrafika no se limita a archivar: envía los documentos al conservador Intesi Group según las reglas AgID, para que mantengan pleno valor legal en el tiempo. Hace falta un contrato con el conservador.
- Perfiles de conservación AgID Cada tipo de documento se asocia al perfil de conservación AgID correcto, sin tener que pensarlo cada vez.
- Certificados y entorno de prueba Cargas el certificado de cada empresa, pruebas los envíos en el entorno de prueba antes de producción y recibes un aviso cuando el certificado está por caducar.
- Registro de envíos y recibos Sigues cada documento de “en espera” a “conservado” y descargas los recibos PDF y XML emitidos por el conservador.
Preguntas frecuentes sobre Anagrafika
¿Qué es la conservación sustitutiva?
Es la conservación digital conforme a la ley: los documentos se envían a un conservador según las reglas AgID y mantienen su valor legal en el tiempo, sin necesidad de papel.
¿Puedo probar la conservación antes de usarla de verdad?
Sí: hay un entorno de staging separado de producción, así verificas certificados y envíos antes de que la conservación tenga efecto real.
¿Cómo cargo muchos empleados de una vez?
Con la importación CSV: Anagrafika reconoce el separador, muestra una vista previa y señala los errores antes de confirmar.
¿Dónde se guardan los documentos?
En un archivo de documentos separado y dedicado a Anagrafika, en la infraestructura de Kamzan; entras con el acceso único de Kamzan. También la extensión de análisis con IA usa modelos locales de Kamzan: los documentos no salen de la infraestructura.
Alex