Um produto

Utilizadores e permissões

Cada um vê os colaboradores que lhe dizem respeito, e mais nada

O gabinete que acompanha dez clientes, o grupo com locais em três cidades: no Anagrafika o acesso limita-se por sociedade e por local, e os privilégios decidem-se por tipo de utilizador. Os processos dos colaboradores só ficam visíveis para quem tem de trabalhar com eles.

Pedir uma demo Visão geral do Anagrafika

Dados sensíveis, acessos à medida

Contratos, recibos de vencimento, documentos de identificação: no processo de um colaborador está tudo o que não deve circular. Por isso no Anagrafika cada utilizador tem um âmbito — todas as sociedades, algumas sociedades ou só certos locais de uma sociedade — e um tipo que diz o que pode fazer: consultar, carregar, enviar para conservação, configurar. A operadora do local de Milão trabalha com os seus colaboradores; o consultor que acompanha a Rossi & Partner só vê a Rossi & Partner; os administradores veem tudo e recebem os avisos que importam.

Como funciona

  1. Escolhe o tipo

    «Administrador» faz tudo, «Utilizador» trabalha com colaboradores e documentos sem mexer na configuração nem nos utilizadores. Se precisar de algo intermédio, cria um tipo novo ou duplica um e escolhe os privilégios um a um.

  2. Delimita o âmbito

    Para cada utilizador indica as sociedades a que acede e, dentro de cada uma, os locais. Quem está limitado a um local vê apenas os colaboradores desse local: lista, processos, pesquisa, carregamentos e submissões incluídos.

  3. Convida, ou importa todos de uma vez

    «Adicionar utilizador» para uma pessoa, «Importar CSV» para toda a equipa: e-mail, nome, apelido, tipo, idioma e, se for preciso, sociedades e locais. Entram com o acesso único Kamzan.

O processo de um colaborador abre-o quem tem de trabalhar com ele. Os outros nem sabem que existe.

O que pode fazer

  • Tipos à medida

    Dez privilégios para combinar: consultar ou gerir as fichas, conservação, envio em massa para conservação, carregamento em massa, análise com IA, categorias documentais, definições, utilizadores e tipos. Um tipo «Só consulta» para o auditor faz-se num minuto.

  • Âmbito por sociedade e por local

    Um utilizador pode ver todas as sociedades, algumas ou só certos locais. O âmbito vale em todo o lado: lista, processos, pesquisa global, carregamentos em massa, submissões e ligações públicas. Os administradores acedem sempre a tudo.

  • Utilizadores por CSV, com o âmbito

    No CSV de utilizadores, uma coluna opcional indica as sociedades e locais de cada um, por exemplo «Ferrari Design S.r.l.: Milão, Turim». O Anagrafika verifica os nomes antes de criar as contas e mostra-lhe as linhas que não batem certo.

  • Os avisos que importam, aos administradores

    Certificado de conservação a expirar ou sem resposta, submissão por verificar, análise com IA pronta: os administradores ficam a saber na app e por e-mail, com a ligação que leva direto ao ponto.

  • O espaço à vista

    Nas definições vê quanto espaço ocupam documentos, versões, carregamentos em massa e recibos de conservação face à quota. Os documentos estão num arquivo dedicado ao Anagrafika, separado do das outras apps.

  • Sete idiomas, tema claro ou escuro

    Cada utilizador usa o Anagrafika no seu idioma — italiano, inglês, espanhol, alemão, francês, chinês ou português — e com o tema que preferir. Um só acesso Kamzan para todas as apps da empresa.

Os dois tipos de partida
PrivilégioAdministradorUtilizador
Consulta das fichas
Gestão de fichas
Conservação substitutiva
Envio em massa para conservação, por colaborador
Carregamento em massa de documentação
Análise com IA no carregamento em massa
Categorias documentais
Definições
Gestão de utilizadores
Gestão de tipologias

Os tipos personalizados combinam estes privilégios conforme for preciso. A análise com IA e a conservação funcionam com as respetivas extensões ativas.

Perguntas frequentes

Um consultor externo pode ver só uma das minhas sociedades?

Sim. Atribui-lhe um tipo de utilizador e, no âmbito, só essa sociedade: colaboradores, processos, pesquisa e ligações públicas das outras sociedades não existem para ele. Se a sociedade tiver vários locais, pode restringi-lo ainda mais a um ou mais locais.

O que vê um utilizador limitado a um local?

Só os colaboradores atribuídos a esse local, com os seus processos. Os colaboradores de outros locais, e os que ainda não têm local atribuído, só os vê quem tem acesso à sociedade inteira. Por isso convém atribuir o local a todos: na lista existe «Atribuir instalação» para o fazer por grupos.

Quem recebe as notificações?

Os administradores do Anagrafika, no centro de notificações da app e por e-mail: certificado de conservação que não passa nas verificações, a expirar ou expirado, submissão que após três tentativas tem de ser verificada, análise com IA de um carregamento em massa pronta para rever. Os e-mails levam o logótipo da sua empresa e chegam no idioma de quem os recebe.

Posso retirar o acesso a uma pessoa sem a apagar?

Sim. Pode suspendê-la e reativá-la quando for preciso, ou retirar-lhe o acesso ao Anagrafika: continua na empresa e nas outras apps Kamzan que usa, mas deixa de ver os processos dos colaboradores.

As outras funcionalidades do Anagrafika

Ponha em ordem os processos do pessoal

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Anagrafika recolhe, organiza e mantém completos os processos do pessoal.

Pedir uma demo