Usuarios y permisos
Cada uno ve los empleados que le corresponden, y nada más
La asesoría que lleva diez clientes, el grupo con sedes en tres ciudades: en Anagrafika el acceso se limita por sociedad y por sede, y los privilegios se deciden por tipo de usuario. Los expedientes de los empleados solo los ve quien tiene que trabajar con ellos.
Datos delicados, accesos a medida
Contratos, nóminas, documentos de identidad: en el expediente de un empleado está todo lo que no debe circular. Por eso en Anagrafika cada usuario tiene un ámbito — todas las sociedades, algunas sociedades o solo ciertas sedes de una sociedad — y un tipo que dice qué puede hacer: consultar, cargar, enviar a conservación, configurar. La operadora de la sede de Milán trabaja con sus empleados; el asesor que lleva Rossi & Partner solo ve Rossi & Partner; los administradores lo ven todo y reciben los avisos que importan.
Cómo funciona
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Eliges el tipo
«Administrador» lo hace todo, «Usuario» trabaja con empleados y documentos sin tocar configuración ni usuarios. Si necesitas algo intermedio, creas un tipo nuevo o duplicas uno y eliges los privilegios uno a uno.
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Delimitas el ámbito
Para cada usuario indicas las sociedades a las que accede y, dentro de cada una, las sedes. Quien está limitado a una sede solo ve los empleados de esa sede: lista, expedientes, búsqueda, cargas y envíos incluidos.
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Invitas, o importas a todos a la vez
«Añadir usuario» para una persona, «Importar CSV» para todo el equipo: correo, nombre, apellido, tipo, idioma y, si hace falta, sociedades y sedes. Entran con el acceso único de Kamzan.
El expediente de un empleado lo abre quien tiene que trabajar con él. Los demás ni saben que existe.
Qué puedes hacer
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Tipos a medida
Diez privilegios que combinar: consultar o gestionar las fichas, conservación, envío masivo a conservación, carga masiva, análisis con IA, categorías documentales, ajustes, usuarios y tipos. Un tipo «Solo consulta» para el auditor se hace en un minuto.
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Ámbito por sociedad y por sede
Un usuario puede ver todas las sociedades, algunas o solo ciertas sedes. El ámbito vale en todas partes: lista, expedientes, búsqueda global, cargas masivas, envíos y enlaces públicos. Los administradores siempre acceden a todo.
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Usuarios desde CSV, con su ámbito
En el CSV de usuarios una columna opcional indica las sociedades y sedes de cada uno, por ejemplo «Ferrari Design S.r.l.: Milán, Turín». Anagrafika comprueba los nombres antes de crear las cuentas y te muestra las filas que no cuadran.
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Los avisos que importan, a los administradores
Certificado de conservación a punto de caducar o que no responde, envío por verificar, análisis con IA listo: los administradores se enteran en la app y por correo, con el enlace que lleva directo al punto.
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El espacio a la vista
En los ajustes ves cuánto espacio ocupan documentos, versiones, cargas masivas y recibos de conservación respecto a la cuota. Los documentos están en un archivo dedicado a Anagrafika, separado del de las demás apps.
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Siete idiomas, tema claro u oscuro
Cada usuario usa Anagrafika en su idioma — italiano, inglés, español, alemán, francés, chino o portugués — y con el tema que prefiera. Un solo acceso Kamzan para todas las apps de la empresa.
| Privilegio | Administrador | Usuario |
|---|---|---|
| Consulta de las fichas | sí | sí |
| Gestión de fichas | sí | sí |
| Conservación sustitutiva | sí | sí |
| Envío masivo a conservación por empleado | sí | sí |
| Carga masiva de documentación | sí | sí |
| Análisis con IA en la carga masiva | sí | no |
| Categorías documentales | sí | no |
| Ajustes | sí | no |
| Gestión de usuarios | sí | no |
| Gestión de tipologías | sí | no |
Los tipos personalizados combinan estos privilegios según haga falta. El análisis con IA y la conservación funcionan con sus extensiones activas.
Preguntas frecuentes
¿Un asesor externo puede ver solo una de mis sociedades?
Sí. Le das un tipo de usuario y, en el ámbito, solo esa sociedad: empleados, expedientes, búsqueda y enlaces públicos de las demás sociedades para él no existen. Si la sociedad tiene varias sedes, puedes restringirlo aún más a una o varias sedes.
¿Qué ve un usuario limitado a una sede?
Solo los empleados asignados a esa sede, con sus expedientes. Los empleados de otras sedes, y los que aún no tienen sede asignada, solo los ve quien tiene acceso a toda la sociedad. Por eso conviene asignar la sede a todos: en la lista está «Asignar sede» para hacerlo por grupos.
¿Quién recibe las notificaciones?
Los administradores de Anagrafika, en el centro de notificaciones de la app y por correo: certificado de conservación que no supera las comprobaciones, a punto de caducar o caducado, envío que tras tres intentos hay que verificar, análisis con IA de una carga masiva listo para revisar. Los correos llevan el logotipo de tu empresa y llegan en el idioma de quien los recibe.
¿Puedo quitar el acceso a una persona sin borrarla?
Sí. Puedes suspenderla y reactivarla cuando haga falta, o quitarle el acceso a Anagrafika: sigue en la empresa y en las demás apps de Kamzan que usa, pero ya no ve los expedientes de los empleados.
Las demás funcionalidades de Anagrafika
Pon en orden los expedientes del personal
Solicita una demo: te mostramos cómo Anagrafika recoge, organiza y mantiene completos los expedientes del personal.
Alex