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Utenti e permessi

Ognuno vede i dipendenti che gli competono, e nient’altro

Lo studio che segue dieci clienti, il gruppo con le sedi in tre città: in Anagrafika l’accesso si limita per società e per sede, e i privilegi si decidono per tipologia di utente. I fascicoli dei dipendenti restano visibili solo a chi ci deve lavorare.

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Dati delicati, accessi su misura

Contratti, buste paga, documenti d’identità: nel fascicolo di un dipendente c’è tutto quello che non deve girare. Per questo in Anagrafika ogni utente ha un perimetro — tutte le società, alcune società, o solo certe sedi di una società — e una tipologia che dice cosa può fare: consultare, caricare, mandare in conservazione, configurare. L’operatrice della sede di Milano lavora sui suoi dipendenti; il consulente che segue Rossi & Partner vede solo Rossi & Partner; gli amministratori vedono tutto e ricevono gli avvisi che contano.

Come funziona

  1. Scegli la tipologia

    «Amministratore» fa tutto, «Utente» lavora su dipendenti e documenti senza toccare configurazione e utenti. Se servono vie di mezzo, crei una tipologia nuova o ne duplichi una e scegli i privilegi uno per uno.

  2. Delimiti il perimetro

    Per ogni utente indichi le società a cui accede e, dentro ciascuna, le sedi. Chi è limitato a una sede vede solo i dipendenti di quella sede: elenco, fascicoli, ricerca, caricamenti e versamenti compresi.

  3. Inviti, o importi tutti insieme

    «Aggiungi utente» per una persona, «Importa CSV» per tutto il team: email, nome, cognome, tipologia, lingua e, se serve, società e sedi. Entrano con l’accesso unico Kamzan.

Il fascicolo di un dipendente lo apre chi ci deve lavorare. Gli altri non sanno nemmeno che c’è.

Cosa puoi fare

  • Tipologie su misura

    Dieci privilegi da combinare: consultare o gestire le anagrafiche, conservazione, invio massivo in conservazione, caricamento massivo, analisi AI, categorie documentali, impostazioni, utenti e tipologie. Una tipologia «Sola consultazione» per il revisore si fa in un minuto.

  • Perimetro per società e per sede

    Un utente può vedere tutte le società, alcune, o solo certe sedi. Il perimetro vale ovunque: elenco, fascicoli, ricerca globale, caricamenti massivi, versamenti e link pubblici. Gli amministratori accedono sempre a tutto.

  • Utenti da CSV, con il perimetro

    Nel CSV degli utenti una colonna facoltativa dice società e sedi di ciascuno, per esempio «Ferrari Design S.r.l.: Milano, Torino». Anagrafika controlla i nomi prima di creare gli account e ti mostra le righe che non tornano.

  • Gli avvisi che contano, agli amministratori

    Certificato di conservazione in scadenza o che non risponde, versamento da verificare, analisi AI pronta: gli amministratori lo sanno in app e per email, con il link che porta dritto al punto.

  • Lo spazio sotto gli occhi

    Nelle impostazioni vedi quanto spazio occupano documenti, versioni, caricamenti massivi e ricevute di conservazione rispetto alla quota. I documenti stanno in un archivio dedicato ad Anagrafika, separato da quello delle altre app.

  • Sette lingue, tema chiaro o scuro

    Ogni utente usa Anagrafika nella sua lingua — italiano, inglese, spagnolo, tedesco, francese, cinese o portoghese — e con il tema che preferisce. Un solo accesso Kamzan per tutte le app dell’azienda.

Le due tipologie di partenza
PrivilegioAmministratoreUtente
Consultazione anagrafiche
Gestione anagrafiche
Conservazione sostitutiva
Invio massivo in conservazione per dipendente
Caricamento massivo documentazione
Analisi AI nel caricamento massivo
Categorie documentali
Impostazioni
Gestione utenti
Gestione tipologie

Le tipologie personalizzate combinano questi privilegi come serve. Analisi AI e conservazione funzionano con le rispettive estensioni attive.

Domande frequenti

Un consulente esterno può vedere solo una delle mie società?

Sì. Gli dai una tipologia utente e, nel perimetro, solo quella società: dipendenti, fascicoli, ricerca e link pubblici delle altre società per lui non esistono. Se la società ha più sedi, puoi restringerlo ulteriormente a una o più sedi.

Cosa vede un utente limitato a una sede?

Solo i dipendenti assegnati a quella sede, con i loro fascicoli. I dipendenti di altre sedi, e quelli a cui non è ancora stata assegnata una sede, li vede solo chi ha accesso all’intera società. Per questo conviene assegnare la sede a tutti: in elenco c’è «Assegna sede» per farlo a gruppi.

Chi riceve le notifiche?

Gli amministratori di Anagrafika, nel centro notifiche dell’app e per email: certificato di conservazione che non supera i controlli, in scadenza o scaduto, versamento che dopo tre tentativi va verificato, analisi AI di un caricamento massivo pronta da rivedere. Le email arrivano con il logo della tua azienda e nella lingua di chi le riceve.

Posso togliere l’accesso a una persona senza cancellarla?

Sì. Puoi sospenderla, e riattivarla quando serve, oppure rimuoverle l’accesso ad Anagrafika: resta nell’azienda e nelle altre app Kamzan che usa, ma i fascicoli dei dipendenti non li vede più.

Le altre funzionalità di Anagrafika

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