Un produit

Utilisateurs et droits

Chacun voit les salariés dont il a la charge, et rien d’autre

Le cabinet qui suit dix clients, le groupe avec des sites dans trois villes : dans Anagrafika, l’accès se limite par société et par site, et les privilèges se décident par typologie d’utilisateur. Les dossiers des salariés ne sont visibles que par ceux qui doivent y travailler.

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Données sensibles, accès sur mesure

Contrats, bulletins de paie, pièces d’identité : le dossier d’un salarié contient tout ce qui ne doit pas circuler. C’est pourquoi, dans Anagrafika, chaque utilisateur a un périmètre — toutes les sociétés, certaines sociétés ou seulement certains sites d’une société — et une typologie qui dit ce qu’il peut faire : consulter, charger, envoyer en conservation, configurer. L’opératrice du site de Milan travaille sur ses salariés ; le consultant qui suit Rossi & Partner ne voit que Rossi & Partner ; les administrateurs voient tout et reçoivent les alertes qui comptent.

Comment ça marche

  1. Vous choisissez la typologie

    « Administrateur » fait tout, « Utilisateur » travaille sur les salariés et les documents sans toucher à la configuration ni aux utilisateurs. S’il faut un entre-deux, vous créez une nouvelle typologie ou en dupliquez une et choisissez les privilèges un par un.

  2. Vous délimitez le périmètre

    Pour chaque utilisateur, vous indiquez les sociétés auxquelles il accède et, dans chacune, les sites. Celui qui est limité à un site ne voit que les salariés de ce site : liste, dossiers, recherche, imports et versements compris.

  3. Vous invitez, ou importez tout le monde d’un coup

    « Ajouter un utilisateur » pour une personne, « Importer un CSV » pour toute l’équipe : e-mail, prénom, nom, typologie, langue et, si besoin, sociétés et sites. Ils se connectent avec l’accès unique Kamzan.

Le dossier d’un salarié, seul celui qui doit y travailler l’ouvre. Les autres ne savent même pas qu’il existe.

Ce que vous pouvez faire

  • Typologies sur mesure

    Dix privilèges à combiner : consulter ou gérer les fiches, conservation, envoi massif en conservation, import massif, analyse par IA, catégories documentaires, paramètres, utilisateurs et typologies. Une typologie « Consultation seule » pour l’auditeur se crée en une minute.

  • Périmètre par société et par site

    Un utilisateur peut voir toutes les sociétés, certaines, ou seulement certains sites. Le périmètre s’applique partout : liste, dossiers, recherche globale, imports massifs, versements et liens publics. Les administrateurs accèdent toujours à tout.

  • Utilisateurs par CSV, périmètre compris

    Dans le CSV des utilisateurs, une colonne facultative indique les sociétés et sites de chacun, par exemple « Ferrari Design S.r.l. : Milan, Turin ». Anagrafika vérifie les noms avant de créer les comptes et vous montre les lignes qui ne correspondent pas.

  • Les alertes qui comptent, aux administrateurs

    Certificat de conservation qui expire ou ne répond pas, versement à vérifier, analyse par IA prête : les administrateurs le savent dans l’application et par e-mail, avec le lien qui mène droit au but.

  • L’espace sous les yeux

    Dans les paramètres, vous voyez combien d’espace occupent documents, versions, imports massifs et accusés de conservation par rapport au quota. Les documents sont dans un stockage dédié à Anagrafika, séparé de celui des autres applications.

  • Sept langues, thème clair ou sombre

    Chaque utilisateur utilise Anagrafika dans sa langue — italien, anglais, espagnol, allemand, français, chinois ou portugais — et avec le thème qu’il préfère. Un seul accès Kamzan pour toutes les applications de l’entreprise.

Les deux typologies de départ
PrivilègeAdministrateurUtilisateur
Consultation des fiches
Gestion des fiches
Archivage légal
Envoi massif en archivage, salarié par salarié
Dépôt massif de documents
Analyse par IA lors de l’import massif
Catégories documentaires
Paramètres
Gestion des utilisateurs
Gestion des typologies

Les typologies personnalisées combinent ces privilèges selon les besoins. L’analyse par IA et la conservation fonctionnent avec leurs extensions respectives actives.

Questions fréquentes

Un consultant externe peut-il ne voir qu’une seule de mes sociétés ?

Oui. Vous lui donnez une typologie d’utilisateur et, dans le périmètre, seulement cette société : salariés, dossiers, recherche et liens publics des autres sociétés n’existent pas pour lui. Si la société a plusieurs sites, vous pouvez le restreindre encore à un ou plusieurs sites.

Que voit un utilisateur limité à un site ?

Seulement les salariés affectés à ce site, avec leurs dossiers. Les salariés des autres sites, et ceux qui n’ont pas encore de site, ne sont visibles que par ceux qui ont accès à toute la société. D’où l’intérêt d’affecter un site à chacun : la liste propose « Attribuer un site » pour le faire par groupes.

Qui reçoit les notifications ?

Les administrateurs d’Anagrafika, dans le centre de notifications de l’application et par e-mail : certificat de conservation qui échoue aux contrôles, expire ou a expiré, versement à vérifier après trois tentatives, analyse par IA d’un import massif prête à être revue. Les e-mails portent le logo de votre entreprise et arrivent dans la langue du destinataire.

Puis-je retirer l’accès à une personne sans la supprimer ?

Oui. Vous pouvez la suspendre et la réactiver au besoin, ou lui retirer l’accès à Anagrafika : elle reste dans l’entreprise et dans les autres applications Kamzan qu’elle utilise, mais ne voit plus les dossiers des salariés.

Les autres fonctionnalités de Anagrafika

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