Dossier du salarié
Le dossier de chaque salarié, complet et en ordre
Contrat, pièce d’identité, attestations, courriers : tout dans la bonne catégorie, sans dossiers réseau ni tableurs. Et s’il manque un document obligatoire, vous le voyez avant qu’on vous le demande.
Quand le contrôle arrive, le document doit être là
Une attestation de formation dans un e-mail, le contrat signé dans un dossier partagé, la version à jour sur le bureau d’un collègue : c’est ainsi que les dossiers se délitent. Dans Anagrafika, chaque salarié a une grille de catégories documentaires, celles qui sont obligatoires pour son profil sont signalées et le pourcentage de complétude vous dit d’un coup d’œil où vous en êtes. Chaque document garde toutes ses versions, et aucune ne se perd quand vous chargez la nouvelle.
Comment ça marche
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Vous ouvrez le dossier
Dans la liste, vous cliquez sur le salarié et voyez la grille de ses catégories documentaires, avec le nombre de documents dans chacune et le pourcentage de complétude en haut.
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Vous glissez le document
Déposez le fichier directement sur la catégorie, sans l’ouvrir, ou utilisez « Charger un document ». PDF, DOCX, images et autres formats, jusqu’à 50 Mo par fichier.
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Vous voyez ce qui manque
Les catégories obligatoires encore vides restent visibles, et le récapitulatif compte les documents obligatoires manquants. Vous savez à qui demander quoi, sans ouvrir les dossiers un par un.
Un salarié, un dossier. Et vous savez toujours ce qu’il contient et ce qui manque.
Ce que vous pouvez faire
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Toutes les versions, toujours
Avec « Mettre à jour le document », vous chargez la nouvelle version et la précédente reste dans l’historique. Chaque version se télécharge séparément, avec qui l’a chargée et quand.
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Aperçu sans téléchargement
Les PDF s’ouvrent en aperçu directement dans le dossier : vous vérifiez le contenu sans remplir votre dossier Téléchargements.
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Document dans la mauvaise catégorie ? On le déplace
Avec « Changer de catégorie documentaire », vous le placez là où il doit être, avec toutes ses versions. Inutile de le supprimer et de le recharger.
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Les obligatoires toujours visibles
Si vous l’activez dans les paramètres, les catégories obligatoires apparaissent dans le dossier même vides, comme repères : le manque se voit, il ne s’oublie pas.
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La société vue d’en haut
La fiche de la société comporte les onglets Général, Documents et Archivage. Documents est une arborescence par catégorie et par salarié, avec un niveau A-Z par nom quand les salariés sont nombreux.
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Le statut d’archivage à côté du fichier
Avec l’extension Archivage à valeur probante, chaque document indique s’il est « Archivé », « En attente » ou « Non envoyé », et une catégorie entièrement archivée se reconnaît à son cadenas.
Questions fréquentes
Comment Anagrafika sait-il quels documents manquent ?
Grâce au profil du salarié : chaque profil liste les catégories documentaires attendues et indique celles qui sont obligatoires. Le dossier compare ce qui est présent à ce qui est requis et calcule la complétude.
Quelle taille peut avoir un document ?
Jusqu’à 50 Mo par fichier. Les PDF, DOCX, JPG, PNG et les autres formats courants sont acceptés.
Si je charge une nouvelle version, l’ancienne est-elle perdue ?
Non. La nouvelle version devient la version actuelle et les précédentes restent dans l’historique des versions, chacune téléchargeable.
Le dossier est-il déjà archivé avec valeur probante ?
Le dossier garde les documents en ordre et en sécurité dans une archive dédiée. L’archivage à valeur probante, avec envoi au prestataire d’archivage et accusés de réception, est une extension à activer : quand elle est active, le statut d’archivage apparaît à côté de chaque document.
Les autres fonctionnalités de Anagrafika
Mettez en ordre les dossiers du personnel
Demandez une démo : nous vous montrons comment Anagrafika rassemble, organise et garde complets les dossiers du personnel.
Alex