Um produto

Processo do trabalhador

O processo de cada trabalhador, completo e em ordem

Contrato, documento de identificação, certificados, comunicações: tudo na categoria certa, sem pastas de rede nem folhas de Excel. E se faltar algo obrigatório, vê-o antes de alguém lho pedir.

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Quando chega a inspeção, o documento tem de lá estar

Um certificado de formação num e-mail, o contrato assinado numa pasta partilhada, a versão atualizada no ambiente de trabalho de um colega: é assim que os processos se desfazem. No Anagrafika cada trabalhador tem uma grelha de categorias documentais, as obrigatórias para o seu perfil estão assinaladas e a percentagem de completude diz-lhe num relance em que ponto está. Cada documento mantém todas as suas versões, e nenhuma se perde quando carrega a nova.

Como funciona

  1. Abre o processo

    Na lista clica no trabalhador e vê a grelha das suas categorias documentais, com o número de documentos em cada uma e a percentagem de completude no topo.

  2. Arrasta o documento

    Larga o ficheiro diretamente sobre a categoria, sem a abrir, ou usa «Carregar documento». PDF, DOCX, imagens e outros formatos, até 50 MB por ficheiro.

  3. Vê o que falta

    As categorias obrigatórias ainda vazias ficam à vista, e o resumo conta os documentos obrigatórios em falta. Sabe a quem pedir o quê, sem abrir pasta a pasta.

Um trabalhador, um processo. E sabe sempre o que lá está e o que falta.

O que pode fazer

  • Todas as versões, sempre

    Com «Atualizar documento» carrega a versão nova e a anterior fica no histórico. Cada versão descarrega-se à parte, com quem a carregou e quando.

  • Pré-visualização sem descarregar

    Os PDF abrem-se em pré-visualização diretamente no processo: verifica o conteúdo sem encher a pasta de transferências.

  • Documento na categoria errada? Muda-se

    Com «Mudar categoria documental» leva-o para onde deve estar, com todas as suas versões. Não é preciso eliminá-lo e voltar a carregá-lo.

  • As obrigatórias sempre à vista

    Se o ativar nas definições, as categorias obrigatórias aparecem no processo mesmo vazias, como marcadores: a falha vê-se, não se esquece.

  • A sociedade vista de cima

    Na ficha da sociedade encontra Geral, Documentos e Conservação. Documentos é uma árvore por categoria e trabalhador, com um nível A-Z por apelido quando as pessoas são muitas.

  • O estado de conservação ao lado do ficheiro

    Com a extensão Conservação substitutiva, cada documento mostra se está «Conservado», «Em espera» ou «Não enviado», e uma categoria totalmente conservada reconhece-se pelo cadeado.

Perguntas frequentes

Como é que o Anagrafika sabe que documentos faltam?

Pelo perfil do trabalhador: cada perfil enumera as categorias documentais esperadas e indica quais são obrigatórias. O processo compara o que existe com o que é preciso e calcula a completude.

Que tamanho pode ter um documento?

Até 50 MB por ficheiro. São aceites PDF, DOCX, JPG, PNG e os outros formatos habituais.

Se carregar uma versão nova, a antiga perde-se?

Não. A versão nova passa a ser a atual e as anteriores ficam no histórico de versões, cada uma descarregável.

O processo já está em conservação com valor legal?

O processo mantém os documentos em ordem e em segurança num arquivo dedicado. A conservação com valor legal, com envio ao prestador de conservação e recibos, é uma extensão a ativar: quando está ativa, o estado de conservação aparece ao lado de cada documento.

As outras funcionalidades do Anagrafika

Ponha em ordem os processos do pessoal

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Anagrafika recolhe, organiza e mantém completos os processos do pessoal.

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