Expediente del empleado
El expediente de cada empleado, completo y en orden
Contrato, documento de identidad, certificados, comunicaciones: todo en la categoría correcta, sin carpetas de red ni hojas de Excel. Y si falta algo obligatorio, lo ves antes de que alguien te lo pida.
Cuando llega la inspección, el documento tiene que estar
Un certificado de formación en un correo, el contrato firmado en una carpeta compartida, la versión actualizada en el escritorio de un compañero: así se deshacen los expedientes. En Anagrafika cada empleado tiene una cuadrícula de categorías documentales, las obligatorias para su perfil están marcadas y el porcentaje de completitud te dice de un vistazo en qué punto estás. Cada documento conserva todas sus versiones, y ninguna se pierde al subir la nueva.
Cómo funciona
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Abres el expediente
Desde la lista haces clic en el empleado y ves la cuadrícula de sus categorías documentales, con el número de documentos de cada una y el porcentaje de completitud arriba.
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Arrastras el documento
Sueltas el archivo directamente sobre la categoría, sin abrirla, o usas «Subir documento». PDF, DOCX, imágenes y otros formatos, hasta 50 MB por archivo.
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Ves qué falta
Las categorías obligatorias aún vacías quedan a la vista, y el resumen cuenta los documentos obligatorios que faltan. Sabes a quién pedir qué, sin abrir carpeta por carpeta.
Un empleado, un expediente. Y siempre sabes qué hay y qué falta.
Qué puedes hacer
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Todas las versiones, siempre
Con «Actualizar documento» subes la versión nueva y la anterior queda en el historial. Cada versión se descarga por separado, con quién la subió y cuándo.
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Vista previa sin descargar
Los PDF se abren en vista previa directamente en el expediente: compruebas el contenido sin llenar la carpeta de descargas.
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¿El documento en la categoría equivocada? Se mueve
Con «Cambiar categoría documental» lo llevas a donde debe estar, con todas sus versiones. No hace falta eliminarlo y volver a subirlo.
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Las obligatorias siempre a la vista
Si lo activas en la configuración, las categorías obligatorias aparecen en el expediente aunque estén vacías, como marcadores: el hueco se ve, no se olvida.
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La sociedad vista desde arriba
En la ficha de la sociedad encuentras General, Documentos y Conservación. Documentos es un árbol por categoría y empleado, con un nivel A-Z por apellido cuando hay muchas personas.
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El estado de conservación junto al archivo
Con la extensión Conservación sustitutiva cada documento muestra si está «Conservado», «En espera» o «No enviado», y una categoría totalmente conservada se reconoce por el candado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabe Anagrafika qué documentos faltan?
Por el perfil del empleado: cada perfil enumera las categorías documentales esperadas e indica cuáles son obligatorias. El expediente compara lo que hay con lo que hace falta y calcula la completitud.
¿Qué tamaño puede tener un documento?
Hasta 50 MB por archivo. Se aceptan PDF, DOCX, JPG, PNG y los demás formatos habituales.
Si subo una versión nueva, ¿se pierde la anterior?
No. La versión nueva pasa a ser la actual y las anteriores quedan en el historial de versiones, cada una descargable.
¿El expediente ya está en conservación con valor legal?
El expediente mantiene los documentos en orden y seguros en un archivo dedicado. La conservación con valor legal, con envío al proveedor de conservación y recibos, es una extensión que se activa: cuando está, el estado de conservación aparece junto a cada documento.
Las demás funcionalidades de Anagrafika
Pon en orden los expedientes del personal
Solicita una demo: te mostramos cómo Anagrafika recoge, organiza y mantiene completos los expedientes del personal.
Alex