Un produit

Import massif

Vous glissez le dossier, et chaque document rejoint le bon dossier salarié

Bulletins de paie, contrats, déclarations obligatoires : des centaines de PDF à trier à la main deviennent un lot à vérifier en quatre étapes. Vous confirmez, Anagrafika classe.

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C’est le nom du fichier qui fait le tri

Quand on gère le personnel de plusieurs sociétés, les documents arrivent par vagues : le bulletin du mois, les déclarations d’embauche, les contrats signés. Les ouvrir un par un pour savoir à qui ils appartiennent et où les ranger, c’est le travail qu’Anagrafika vous retire. Il lit nom, prénom, matricule et type dans le nom du fichier, les compare aux fiches de la société choisie et ne vous montre que ce qui ne correspond pas. Chaque correction est mémorisée : le lot suivant passe tout seul. Et avec l’extension « Analyse des documents par IA », il reconnaît le salarié et le type même quand le nom du fichier ne dit rien.

Comment ça marche

  1. Vous chargez le lot

    Vous choisissez la société et glissez des fichiers ou des dossiers entiers : jusqu’à 300 documents par lot, 50 Mo chacun. L’aperçu vous indique tout de suite combien sont prêts et combien sont à revoir ; les fichiers identiques sont ignorés.

  2. Vous ne traitez que les exceptions

    Dans « Correspondance des employés », vous voyez qui est « OK », dont le nom diffère et qui n’a pas été trouvé : vous gardez la fiche, la corrigez, réaffectez à un autre salarié ou mettez à la corbeille. Dans « Correspondance des documents », vous confirmez les types proposés.

  3. Vous confirmez et importez

    Le « Récapitulatif » indique combien de documents seront créés et pour combien de salariés. « Confirmer et importer », et les fichiers rejoignent les dossiers. Le lot reste dans la « Liste des imports », avec son historique et un rapport à télécharger.

Trois cents documents, quatre étapes, et vous ne vérifiez que ce qui cloche.

Ce que vous pouvez faire

  • Reconnaissance par le nom du fichier

    Le format idéal est Nom-Prénom-Matricule-Type.pdf, mais Anagrafika comprend aussi « Mario Rossi – Déclaration d’embauche » et les fichiers qui ne portent que le type. Les suffixes comme « - signé » ou « (1) » sont ignorés.

  • Apprend de vos corrections

    Quand vous choisissez à la main le type d’un fichier, Anagrafika le retient : dès lors, les documents portant le même nom se rattachent tout seuls, y compris ceux déjà présents dans le lot. Le premier import apprend, les suivants s’enchaînent.

  • Pas de doublons

    Les fichiers identiques chargés deux fois sont ignorés dès leur arrivée. Un document que le salarié a déjà dans son dossier, avec le même nom et le même type, est signalé comme doublon et ignoré.

  • La corbeille, pour les fichiers à traiter plus tard

    Un salarié qui ne correspond pas ne bloque pas le lot : vous le mettez à la corbeille, ou utilisez « Continuer avec les prêts », et importez le reste. Depuis la « Liste des imports », vous reprenez chaque fichier en choisissant salarié et catégorie, et il entre aussitôt dans le dossier.

  • Historique et rapport XLSX

    Chaque lot a un auteur, une date, une société et un état, ainsi qu’un historique de ce qui s’est passé : réaffectations, corrections, doublons ignorés. « Télécharger le rapport XLSX » vous donne le résultat de chaque fichier, avec salarié, catégorie et type.

  • Extension « Analyse des documents par IA »

    Quand les noms de fichiers n’aident pas, l’IA lit le contenu — texte, OCR des numérisations, image de la page — et reconnaît le salarié par son code fiscal, son matricule ou son nom. Elle propose le type ; la confirmation vous revient.

  • Les documents restent à la maison

    L’analyse tourne sur les modèles d’IA locaux de Kamzan : les documents des salariés ne sont pas envoyés à des services externes et les extraits sont supprimés à la fin du lot. Elle travaille en arrière-plan : fermez la fenêtre, les administrateurs sont prévenus quand elle est prête.

Questions fréquentes

Comment nommer les fichiers pour qu’ils soient reconnus ?

Le format qui fonctionne le mieux est Nom-Prénom-Matricule-Type.pdf, par exemple « Ferrari-Giulia-00123-Contrat de travail.pdf » : avec le matricule, le salarié est trouvé immédiatement. Sans matricule, Anagrafika le cherche par son nom et vous demande de confirmer ; si le nom du fichier ne contient que le type, vous attribuez le salarié à l’étape suivante.

Puis-je charger des documents de sociétés différentes dans le même lot ?

Non : un lot, une société. Les salariés ne sont recherchés que dans la société choisie au départ, pour qu’un homonyme d’une autre entreprise ne finisse pas dans le mauvais dossier. Si beaucoup de fichiers ne trouvent pas de correspondance, Anagrafika vous signale que vous avez peut-être choisi la mauvaise société.

L’analyse par IA envoie-t-elle les documents des salariés à un service externe ?

Non. L’extension « Analyse des documents par IA » utilise des modèles qui tournent dans l’infrastructure Kamzan : bulletins de paie, contrats et pièces d’identité ne partent pas vers des fournisseurs d’IA externes. Les textes extraits ne servent que pendant le lot et sont supprimés à la fin.

Qui peut utiliser l’analyse par IA, et l’IA importe-t-elle seule ?

L’extension est désactivée par défaut et s’active pour votre entreprise sur demande. Une fois active, ce sont les Administrateurs qui l’utilisent ; un administrateur peut l’accorder à d’autres typologies d’utilisateur. L’IA n’importe rien seule : elle pré-associe salariés et types, puis les étapes de correspondance restent les mêmes et c’est toujours une personne qui confirme. Si un document ne lui apprend rien, la reconnaissance par le nom du fichier reste valable.

Que deviennent les fichiers que je mets à la corbeille ?

Ils ne sont pas importés, mais pas perdus non plus : ils restent en attente dans le détail du lot, dans la « Liste des imports ». Une fois que vous savez à qui ils appartiennent, vous les reprenez un par un en choisissant salarié et catégorie documentaire, et ils entrent aussitôt dans le dossier.

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