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Carregamento em massa

Arrasta a pasta, e cada documento vai parar ao processo certo

Recibos de vencimento, contratos, comunicações obrigatórias: centenas de PDF para separar à mão passam a ser um lote para verificar em quatro passos. Confirma, e o Anagrafika arquiva.

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É o nome do ficheiro que faz a triagem

Quem gere o pessoal de várias sociedades recebe os documentos por vagas: o recibo do mês, as comunicações de admissão, os contratos assinados. Abri-los um a um para perceber de quem são e para onde vão é o trabalho que o Anagrafika lhe tira. Lê apelido, nome, número de colaborador e tipo no nome do ficheiro, compara-os com os dados da sociedade escolhida e mostra-lhe apenas o que não bate certo. Cada correção fica memorizada: o lote seguinte corre sozinho. E com a extensão «Análise de documentos com IA» reconhece colaborador e tipo mesmo quando o nome do ficheiro não diz nada.

Como funciona

  1. Carrega o lote

    Escolhe a sociedade e arrasta ficheiros ou pastas inteiras: até 300 documentos por lote, 50 MB cada. A pré-visualização diz-lhe logo quantos estão prontos e quantos há para corrigir; os ficheiros idênticos são ignorados.

  2. Trata apenas as exceções

    Em «Mapeamento de funcionários» vê quem está «Correto», quem tem um «Nome diferente» e quem não foi encontrado: mantém a ficha, corrige-a, remapeia para outro colaborador ou põe no cesto. Em «Mapeamento de documentos» confirma os tipos propostos.

  3. Confirma e importa

    O «Resumo» diz-lhe quantos documentos vão ser criados e para quantos colaboradores. «Confirmar e importar», e os ficheiros entram nos processos. O lote fica na «Lista de carregamentos» com o seu histórico e o relatório para descarregar.

Trezentos documentos, quatro passos, e só verifica o que não bate certo.

O que pode fazer

  • Reconhecimento pelo nome do ficheiro

    O formato ideal é Apelido-Nome-Número-Tipo.pdf, mas o Anagrafika também entende «Mario Rossi – Comunicação de admissão» e os ficheiros que só trazem o tipo. Terminações como «- assinado» ou «(1)» são ignoradas.

  • Aprende com as suas correções

    Quando escolhe à mão o tipo de um ficheiro, o Anagrafika memoriza-o: a partir daí os documentos com o mesmo nome associam-se sozinhos, incluindo os que já estão no lote. O primeiro carregamento ensina, os seguintes correm.

  • Sem duplicados

    Os ficheiros idênticos carregados duas vezes são ignorados logo à chegada. Um documento que o colaborador já tem no processo, com o mesmo nome e o mesmo tipo, é assinalado como duplicado e ignorado.

  • O cesto, para os ficheiros que ficam para depois

    Um colaborador que não bate certo não bloqueia o lote: põe-no no cesto, ou usa «Prosseguir com os prontos», e importa o resto. Na «Lista de carregamentos» retoma cada ficheiro escolhendo colaborador e categoria, e ele entra logo no processo.

  • Histórico e relatório XLSX

    Cada lote tem autor, data, sociedade e estado, e um histórico do que aconteceu: remapeamentos, correções, duplicados ignorados. «Descarregar relatório XLSX» dá-lhe o resultado de cada ficheiro, com colaborador, categoria e tipo.

  • Extensão «Análise de documentos com IA»

    Quando os nomes dos ficheiros não ajudam, a IA lê o conteúdo — texto, OCR das digitalizações, imagem da página — e reconhece o colaborador pelo número fiscal, número de colaborador ou nome. O tipo é proposto; a confirmação continua a ser sua.

  • Os documentos não saem de casa

    A análise corre em modelos de IA locais da Kamzan: os documentos dos colaboradores não são enviados para serviços externos e os extratos são apagados no fim do lote. Trabalha em segundo plano: fecha a janela, e os administradores recebem o aviso quando estiver pronta.

Perguntas frequentes

Como devo dar nome aos ficheiros para que sejam reconhecidos?

O formato que funciona melhor é Apelido-Nome-Número-Tipo.pdf, por exemplo «Ferrari-Giulia-00123-Contrato de trabalho.pdf»: com o número, o colaborador é encontrado de imediato. Sem número, o Anagrafika procura-o pelo nome e pede-lhe que confirme; se o nome do ficheiro só tiver o tipo, atribui o colaborador no passo seguinte.

Posso carregar documentos de sociedades diferentes no mesmo lote?

Não: um lote, uma sociedade. Os colaboradores só são procurados na sociedade escolhida no início, para que um homónimo de outra empresa não vá parar ao processo errado. Se muitos ficheiros não encontrarem correspondência, o Anagrafika avisa-o de que talvez tenha escolhido a sociedade errada.

A análise com IA envia os documentos dos colaboradores para um serviço externo?

Não. A extensão «Análise de documentos com IA» usa modelos que correm dentro da infraestrutura da Kamzan: recibos de vencimento, contratos e documentos de identificação não saem para fornecedores de IA externos. Os textos extraídos só servem durante o lote e são removidos no fim.

Quem pode usar a análise com IA, e a IA importa sozinha?

A extensão vem desativada e é ativada para a sua empresa a pedido. Depois de ativa, usam-na os Administradores; um administrador pode concedê-la a outros tipos de utilizador. A IA não importa nada sozinha: pré-associa colaboradores e tipos, depois os passos de mapeamento são os mesmos e quem confirma é sempre uma pessoa. Se um documento não lhe disser nada, continua a valer o reconhecimento pelo nome do ficheiro.

O que acontece aos ficheiros que ponho no cesto?

Não são importados, mas também não se perdem: ficam em espera no detalhe do lote, na «Lista de carregamentos». Quando tiver esclarecido de quem são, retoma-os um a um escolhendo colaborador e categoria documental, e entram logo no processo.

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