Caricamento massivo
Trascini la cartella, e ogni documento finisce nel fascicolo giusto
Buste paga, contratti, comunicazioni obbligatorie: centinaia di PDF da smistare a mano diventano un lotto da controllare in quattro passaggi. Tu confermi, Anagrafika archivia.
Il lavoro di smistamento lo fa il nome del file
Chi gestisce il personale per più società riceve i documenti a ondate: il cedolino del mese, le comunicazioni di assunzione, i contratti firmati. Aprirli uno per uno per capire di chi sono e dove vanno è il lavoro che Anagrafika toglie di mezzo. Legge cognome, nome, matricola e tipologia dal nome del file, li confronta con l’anagrafica della società scelta e ti mostra solo quello che non torna. Ogni correzione che fai resta memorizzata: il lotto successivo scorre da solo. E con l’estensione «Analisi documenti AI» riconosce dipendente e tipologia anche quando il nome del file non dice niente.
Come funziona
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Carichi il lotto
Scegli la società e trascini file o intere cartelle: fino a 300 documenti per lotto, 50 MB ciascuno. L’anteprima ti dice subito quanti sono pronti e quanti da sistemare; i file identici vengono ignorati.
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Sistemi solo le eccezioni
In «Mapping dipendenti» trovi chi è «A posto», chi ha un «Nome diverso» e chi non è stato trovato: tieni l’anagrafica, la correggi, rimappi su un altro dipendente o metti nel cesto. In «Mapping documenti» confermi le tipologie proposte.
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Confermi e importi
Il «Riepilogo» ti dice quanti documenti nasceranno e su quanti dipendenti. «Conferma e importa», e i file entrano nei fascicoli. Il lotto resta in «Lista caricamenti» con la sua cronologia e il report da scaricare.
Trecento documenti, quattro passaggi, e tu controlli solo quello che non torna.
Cosa puoi fare
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Riconoscimento dal nome del file
Il formato ideale è Cognome-Nome-Matricola-Tipologia.pdf, ma Anagrafika capisce anche «Mario Rossi – CO di assunzione» e i file che portano solo la tipologia. Code come «- firmato» o «(1)» vengono ignorate.
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Impara dalle tue correzioni
Quando scegli a mano la tipologia di un file, Anagrafika se la ricorda: da quel momento i documenti con lo stesso nome si agganciano da soli, anche quelli già presenti nel lotto. Il primo caricamento insegna, i successivi scorrono.
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Niente doppioni
I file identici caricati due volte vengono ignorati già all’arrivo. Un documento che il dipendente ha già nel fascicolo, con lo stesso nome e la stessa tipologia, viene segnalato come duplicato e saltato.
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Il cesto, per i file da rimandare
Un dipendente che non torna non blocca il lotto: lo metti nel cesto, o usi «Procedi con i pronti», e importi il resto. Dalla «Lista caricamenti» riprendi ogni file scegliendo dipendente e categoria, e lui entra subito nel fascicolo.
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Cronologia e report XLSX
Ogni lotto ha autore, data, società e stato, e una cronologia di cosa è successo: rimappe, correzioni, duplicati saltati. «Scarica report XLSX» ti dà l’esito di ogni file, con dipendente, categoria e tipologia.
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Estensione «Analisi documenti AI»
Quando i nomi dei file non aiutano, l’AI legge il contenuto — testo, OCR delle scansioni, immagine della pagina — e riconosce il dipendente da codice fiscale, matricola o nome. La tipologia te la propone, la conferma resta tua.
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I documenti non escono di casa
L’analisi gira su modelli AI locali di Kamzan: i documenti dei dipendenti non vengono mandati a servizi esterni e gli estratti si cancellano a fine lotto. Lavora in background: chiudi la finestra, e gli amministratori ricevono l’avviso quando è pronta.
Domande frequenti
Come devo chiamare i file perché vengano riconosciuti?
Il formato che funziona meglio è Cognome-Nome-Matricola-Tipologia.pdf, per esempio «Ferrari-Giulia-00123-Contratto di assunzione.pdf»: con la matricola il dipendente si trova subito. Senza matricola Anagrafika lo cerca per nome e te lo fa confermare; se il nome del file contiene solo la tipologia, il dipendente lo assegni tu nel passaggio successivo.
Posso caricare documenti di società diverse nello stesso lotto?
No: un lotto, una società. I dipendenti vengono cercati solo nella società scelta all’inizio, così un omonimo di un’altra azienda non finisce nel fascicolo sbagliato. Se molti file non trovano corrispondenza, Anagrafika ti avvisa che forse hai scelto la società sbagliata.
L’analisi AI manda i documenti dei dipendenti a un servizio esterno?
No. L’estensione «Analisi documenti AI» usa modelli che girano nell’infrastruttura Kamzan: buste paga, contratti e documenti d’identità non escono verso fornitori di AI esterni. I testi estratti servono solo durante il lotto e vengono rimossi alla fine.
Chi può usare l’analisi AI, e l’AI importa da sola?
L’estensione è spenta di base e si attiva per la tua azienda su richiesta. Una volta attiva, la usano gli Amministratori; un amministratore può concederla ad altre tipologie utente. L’AI non importa niente da sola: pre-associa dipendenti e tipologie, poi i passaggi di mapping restano gli stessi e la conferma è sempre di una persona. Se un documento non le dice nulla, resta valido il riconoscimento dal nome del file.
Cosa succede ai file che metto nel cesto?
Non vengono importati, ma nemmeno persi: restano in sospeso nel dettaglio del lotto, in «Lista caricamenti». Quando hai chiarito di chi sono, li riprendi uno per uno scegliendo dipendente e categoria documentale, ed entrano subito nel fascicolo.
Le altre funzionalità di Anagrafika
Metti in ordine i fascicoli del personale
Richiedi una demo: ti mostriamo come Anagrafika raccoglie, organizza e tiene completi i fascicoli del personale.
Alex