Carga masiva
Arrastras la carpeta y cada documento acaba en el expediente correcto
Nóminas, contratos, comunicaciones obligatorias: cientos de PDF que clasificar a mano se convierten en un lote que revisar en cuatro pasos. Tú confirmas, Anagrafika archiva.
El nombre del archivo hace la clasificación
Quien gestiona el personal de varias sociedades recibe los documentos por oleadas: la nómina del mes, las comunicaciones de alta, los contratos firmados. Abrirlos uno a uno para saber de quién son y dónde van es el trabajo que Anagrafika te quita. Lee apellido, nombre, número de empleado y tipo del nombre del archivo, los compara con los datos de la sociedad elegida y solo te muestra lo que no cuadra. Cada corrección que haces queda guardada: el siguiente lote fluye solo. Y con la extensión «Análisis de documentos con IA» reconoce empleado y tipo incluso cuando el nombre del archivo no dice nada.
Cómo funciona
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Cargas el lote
Eliges la sociedad y arrastras archivos o carpetas enteras: hasta 300 documentos por lote, 50 MB cada uno. La vista previa te dice enseguida cuántos están listos y cuántos hay que revisar; los archivos idénticos se ignoran.
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Solo revisas las excepciones
En «Asignación de empleados» ves quién está «Correcto», quién tiene un «Nombre distinto» y a quién no se ha encontrado: mantienes la ficha, la corriges, reasignas a otro empleado o lo mueves a la papelera. En «Asignación de documentos» confirmas los tipos propuestos.
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Confirmas e importas
El «Resumen» te dice cuántos documentos se crearán y para cuántos empleados. «Confirmar e importar», y los archivos entran en los expedientes. El lote queda en la «Lista de cargas» con su historial y el informe para descargar.
Trescientos documentos, cuatro pasos, y solo revisas lo que no cuadra.
Qué puedes hacer
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Reconocimiento por el nombre del archivo
El formato ideal es Apellido-Nombre-Número-Tipo.pdf, pero Anagrafika también entiende «Mario Rossi – Comunicación de alta» y los archivos que solo llevan el tipo. Coletillas como «- firmado» o «(1)» se ignoran.
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Aprende de tus correcciones
Cuando eliges a mano el tipo de un archivo, Anagrafika lo recuerda: a partir de ahí los documentos con el mismo nombre se asignan solos, también los que ya están en el lote. La primera carga enseña, las siguientes fluyen.
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Sin duplicados
Los archivos idénticos cargados dos veces se ignoran nada más llegar. Un documento que el empleado ya tiene en su expediente, con el mismo nombre y el mismo tipo, se marca como duplicado y se omite.
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La papelera, para los archivos que esperan
Un empleado que no cuadra no bloquea el lote: lo mueves a la papelera, o usas «Continuar con los listos», e importas el resto. Desde la «Lista de cargas» reanudas cada archivo eligiendo empleado y categoría, y entra enseguida en el expediente.
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Historial e informe XLSX
Cada lote tiene autor, fecha, sociedad y estado, y un historial de lo ocurrido: reasignaciones, correcciones, duplicados omitidos. «Descargar informe XLSX» te da el resultado de cada archivo, con empleado, categoría y tipo.
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Extensión «Análisis de documentos con IA»
Cuando los nombres de los archivos no ayudan, la IA lee el contenido — texto, OCR de los escaneos, imagen de la página — y reconoce al empleado por código fiscal, número de empleado o nombre. El tipo te lo propone; la confirmación sigue siendo tuya.
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Los documentos no salen de casa
El análisis funciona con modelos de IA locales de Kamzan: los documentos de los empleados no se envían a servicios externos y los extractos se borran al cerrar el lote. Trabaja en segundo plano: cierras la ventana y los administradores reciben el aviso cuando está listo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo tengo que nombrar los archivos para que se reconozcan?
El formato que mejor funciona es Apellido-Nombre-Número-Tipo.pdf, por ejemplo «Ferrari-Giulia-00123-Contrato de trabajo.pdf»: con el número el empleado se encuentra enseguida. Sin número, Anagrafika lo busca por nombre y te pide que lo confirmes; si el nombre del archivo solo contiene el tipo, el empleado lo asignas tú en el paso siguiente.
¿Puedo cargar documentos de sociedades distintas en el mismo lote?
No: un lote, una sociedad. Los empleados se buscan solo en la sociedad elegida al principio, para que un homónimo de otra empresa no acabe en el expediente equivocado. Si muchos archivos no encuentran correspondencia, Anagrafika te avisa de que quizá elegiste la sociedad equivocada.
¿El análisis con IA envía los documentos de los empleados a un servicio externo?
No. La extensión «Análisis de documentos con IA» usa modelos que funcionan dentro de la infraestructura de Kamzan: nóminas, contratos y documentos de identidad no salen hacia proveedores de IA externos. Los textos extraídos solo sirven durante el lote y se eliminan al final.
¿Quién puede usar el análisis con IA, y la IA importa sola?
La extensión está desactivada de base y se activa para tu empresa bajo petición. Una vez activa, la usan los Administradores; un administrador puede concederla a otros tipos de usuario. La IA no importa nada por su cuenta: preasigna empleados y tipos, luego los pasos de asignación son los mismos y siempre confirma una persona. Si un documento no le dice nada, sigue valiendo el reconocimiento por el nombre del archivo.
¿Qué pasa con los archivos que muevo a la papelera?
No se importan, pero tampoco se pierden: quedan en espera en el detalle del lote, en la «Lista de cargas». Cuando hayas aclarado de quién son, los reanudas uno a uno eligiendo empleado y categoría documental, y entran enseguida en el expediente.
Las demás funcionalidades de Anagrafika
Pon en orden los expedientes del personal
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Alex