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Um documento para enviar para fora? Uma ligação, e é você quem decide quanto tempo dura

O contabilista quer o contrato, o inspetor o livrete, a entidade o certificado. Em vez do anexo que anda por e-mail e nunca mais volta, envia uma ligação que expira, pode ser protegida com palavra-passe e se revoga com um clique.

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O documento fica no processo; para fora vai só o acesso

Uma cópia anexada a um e-mail é uma cópia que deixa de controlar: é reencaminhada, esquecida numa caixa de correio, fica lá anos. Com as ligações públicas do Anagrafika o documento não sai do processo. Quem recebe a ligação abre-a no navegador, sem conta, numa página com o logótipo da sua empresa; se desativou o descarregamento, só pode vê-lo. Sabe quantas vezes foi aberto e, quando já não for preciso, revoga-a. A ligação é enviada por si, pelo canal que já usa: e-mail, correio eletrónico certificado, mensagem.

Como funciona

  1. Cria a ligação a partir do documento

    No processo, abre «Partilhar ligação» no documento: dá-lhe um nome, escolhe a validade em dias, de 1 a 365, e, se quiser, uma palavra-passe.

  2. Escolhe o que pode fazer quem a recebe

    «Permitir o descarregamento» se tiver de ficar com o ficheiro, «Apenas visualização» se só tiver de o ler: os PDF e as imagens veem-se em pré-visualização de qualquer forma.

  3. Copia, envia, acompanha

    «Copiar ligação» e cola-a onde precisar. O contador diz-lhe quantas visitas teve; ao expirar fecha-se sozinha, ou fecha-a antes com «Revogar ligação».

O documento fica em casa. Para fora vai só uma ligação, e é você quem a fecha.

O que pode fazer

  • Validade sempre definida

    Cada ligação tem uma data de fim, de um dia a um ano; se não a mudar, dura uma semana. Quem abrir uma ligação expirada vê uma mensagem que o convida a pedir uma nova a quem lha enviou.

  • Palavra-passe opcional

    Para os documentos mais delicados acrescenta uma palavra-passe: quem abrir a ligação tem de a introduzir antes de ver o que quer que seja. Convém enviá-la por um canal diferente do da ligação.

  • Apenas visualização ou descarregamento

    Com o descarregamento desativado, quem recebe a ligação vê o documento em pré-visualização mas não o descarrega. Com o descarregamento ativado, pode guardá-lo. Decide ligação a ligação.

  • Sem conta para quem recebe

    O consultor externo ou a entidade não têm de se registar em lado nenhum: abrem a ligação no navegador e encontram o documento, numa página com o logótipo e as cores da sua empresa.

  • Todas as ligações ativas numa página

    A página «Ligações públicas» lista os documentos hoje expostos para fora, com validade, palavra-passe e visitas. Procura por documento, colaborador ou sociedade, e abre o processo ou revoga a ligação a partir daí.

  • O processo assinala-o

    Um documento partilhado tem uma marca no processo, com o número de ligações ativas. Pode criar mais do que uma para o mesmo documento — uma para o contabilista, outra para a entidade — e revogá-las em separado.

Perguntas frequentes

O Anagrafika envia a ligação por e-mail?

Não: o Anagrafika cria a ligação, copia-a e envia-a pelo canal que preferir — e-mail, correio eletrónico certificado, uma mensagem. Assim escolhe a quem chega e, se definiu uma palavra-passe, pode enviá-la por outro caminho.

Posso partilhar um processo inteiro com uma ligação?

Não, cada ligação abre um só documento. É uma opção de prudência: sai exatamente o que é preciso, e nada mais do processo do colaborador. Se forem precisos vários documentos, cria uma ligação para cada um.

Quem pode criar uma ligação pública?

Quem tem o privilégio «Gestão de fichas», que por omissão têm Administradores e Utilizadores, mas apenas para os documentos que já pode ver: um utilizador limitado a uma sociedade ou a um local não pode partilhar documentos de colaboradores fora do seu âmbito. Também a página «Ligações públicas» mostra a cada um apenas as ligações do seu âmbito.

O que acontece quando revogo uma ligação?

Deixa de funcionar de imediato: quem a abrir encontra a página «Ligação indisponível». O documento fica no processo tal como estava, e as outras ligações para o mesmo documento continuam ativas até as revogar ou expirarem.

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