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Un documento da mandare fuori? Un link, e decidi tu quanto dura
Il commercialista vuole il contratto, l’ispettore il libretto, l’ente il certificato. Invece dell’allegato che gira per email e non torna più indietro, mandi un link che scade, si può proteggere con una password e si revoca con un clic.
Il documento resta nel fascicolo, fuori va solo l’accesso
Una copia allegata a un’email è una copia che non controlli più: la si inoltra, si dimentica in una casella, resta lì anni. Con i link pubblici di Anagrafika il documento non lascia il fascicolo. Chi riceve il link lo apre nel browser, senza account, sulla pagina con il logo della tua azienda; se hai spento il download può solo guardarlo. Tu sai quante volte è stato aperto, e quando non serve più lo revochi. Il link lo mandi tu, con il canale che usi già: email, PEC, messaggio.
Come funziona
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Crei il link dal documento
Nel fascicolo apri «Condividi link» sul documento: gli dai un nome, scegli la scadenza in giorni, da 1 a 365, e se vuoi una password.
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Scegli cosa può fare chi lo riceve
«Consenti download» se deve tenersi il file, «Solo visualizzazione» se deve soltanto leggerlo: PDF e immagini si vedono in anteprima comunque.
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Copi, mandi, controlli
«Copia link» e lo incolli dove ti serve. Il contatore ti dice quante visite ha avuto; alla scadenza si chiude da solo, oppure lo chiudi prima con «Revoca link».
Il documento resta a casa. Fuori va solo un link, e lo chiudi tu.
Cosa puoi fare
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Scadenza sempre impostata
Ogni link ha una data di fine, da un giorno a un anno; se non la cambi, dura una settimana. Chi apre un link scaduto vede un messaggio che lo invita a chiederne uno nuovo a chi gliel’ha mandato.
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Password facoltativa
Per i documenti più delicati aggiungi una password: chi apre il link la deve inserire prima di vedere qualsiasi cosa. Conviene mandarla per un canale diverso da quello del link.
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Solo visualizzazione o download
Con il download spento, chi riceve il link vede il documento in anteprima ma non lo scarica. Con il download acceso, se lo salva. Lo decidi link per link.
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Nessun account per chi riceve
Il consulente esterno o l’ente non devono registrarsi da nessuna parte: aprono il link nel browser e trovano il documento, su una pagina con il logo e i colori della tua azienda.
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Tutti i link attivi in una pagina
La pagina «Link pubblici» elenca i documenti oggi esposti all’esterno, con scadenza, password e visite. Cerchi per documento, dipendente o società, apri il fascicolo o revochi il link da lì.
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Il fascicolo te lo segnala
Un documento condiviso porta un segno nel fascicolo, con il numero di link attivi. Puoi crearne più d’uno per lo stesso documento — uno per il commercialista, uno per l’ente — e revocarli separatamente.
Domande frequenti
Anagrafika manda il link per email?
No: Anagrafika crea il link, lo copi e lo mandi tu con il canale che preferisci — email, PEC, un messaggio. Così scegli tu a chi arriva, e se hai messo una password puoi mandarla per una strada diversa.
Posso condividere un intero fascicolo con un link?
No, ogni link apre un solo documento. È una scelta di prudenza: fuori esce esattamente quello che serve, e niente di più del fascicolo del dipendente. Se servono più documenti, crei un link per ciascuno.
Chi può creare un link pubblico?
Chi ha il privilegio «Gestione anagrafiche», che di base hanno Amministratori e Utenti, ma solo per i documenti che può già vedere: un utente limitato a una società o a una sede non può condividere documenti di dipendenti fuori dal suo perimetro. Anche la pagina «Link pubblici» mostra a ciascuno solo i link del proprio perimetro.
Cosa succede quando revoco un link?
Smette di funzionare subito: chi lo apre trova la pagina «Link non disponibile». Il documento resta nel fascicolo com’era, e gli altri link allo stesso documento restano attivi finché non li revochi o non scadono.
Le altre funzionalità di Anagrafika
Metti in ordine i fascicoli del personale
Richiedi una demo: ti mostriamo come Anagrafika raccoglie, organizza e tiene completi i fascicoli del personale.
Alex